Minstens zo belangrijk is hoe de verandering gemanaged wordt. Want hoewel deze verandering voor sommige mensen niet snel genoeg kan gaan, kunnen anderen tegen onverwachte verrassingen aanlopen. In de praktijk verdienen de volgende uitdagingen bijvoorbeeld vaak aandacht:

• Identiteit.

Mensen vinden het vaak prettig zich ergens thuis te voelen en een plek voor zichzelf te hebben. In plaats van een plantje of een foto op het bureau, verhuizen ook dergelijke zaken nu in digitale vorm naar de smartphone, tablet en laptop.

• Etiquette.

Als iedereen zelf zijn of haar werkplek kiest, wordt het nog belangrijker dat mensen rekening houden met collega’s. Aan de ene kant is het goed omgangsvormen af te spreken, aan de andere kant is het het overwegen waard simpele hulpmiddelen aan te bieden, zoals geluiddempende koptelefoons, of desinfecterende doekjes om even een tafeltje af te nemen.

• Status. In de “oude” kantooromgeving maakte het nog een verschil welk kantoor je kreeg toegewezen. Nu iedereen gelijke kansen heeft, is het belangrijk andere faciliteiten aan te bieden die mensen de gelegenheid geeft zich te onderscheiden - denk aan fitness- en recreatieruimtes, een café, een terras - plaatsen waar mensen sociale interactie kunnen vinden.

Het ontwerp van de fysieke ruimte voor deze nieuwe situatie is een uitdaging op zich. Mits goed uitgevoerd, ontstaat een ruimte waar mensen graag naartoe komen; een gemeenschapsruimte die uitnodigt tot interactie, samenwerking, leren en sociaal samenzijn. Dat versterkt de band met het bedrijf en leidt tot grotere betrokkenheid en hogere loyaliteit.

De andere kant van de medaille is de uitdaging een werkplek voor dynamisch en mobiel personeel zo in te richten dat er ruimte is om pieken op te vangen, zonder in rustiger perioden grote gaten te laten vallen. Oplossingen worden vaak gevonden in modulaire ruimtes met verplaatsbare wanden, multifunctionele kamers en zelfs meubilair dat op verschillende manieren gebruikt kan worden.

In de praktijk

In sommige gevallen zijn met het oog op de werkplektransformatie hele nieuwe kantoorpanden ingericht, compleet met daktuinen, game rooms, cafetaria, sportvelden en yoga-studio’s, maar zover hoeft het niet altijd te gaan. Je kunt ook creativiteit stimuleren door bijvoorbeeld whiteboards op te hangen op plaatsen waar mensen veel samenkomen, zoals in de kantine of bij de koffie-automaat. Je kunt het gevoel van anonimiteit wegnemen door ruimtes herkenbaar te maken en namen te geven, en bijvoorbeeld wegwijzers op te hangen zodat flexwerkers niet verdwalen.

Het spreekt voor zich dat alle werknemers overal beveiligde toegang hebben tot hun eigen data en applicaties.

Het effect van de werkplektransformatie is duidelijk merkbaar. De overhead loopt terug doordat de flexibele manier van werken ruimte biedt aan meer medewerkers op minder vierkante meters (tot 50% efficiënter gebruik van de ruimte en lager energieverbruik). Medewerkers rapporteren ook meer creatieve energie, betere samenwerking en vaker onderling contact (intern onderzoek noemt verbeterpercentages van 40 tot 75%).

Een bijkomend voordeel is de nauwe samenwerking die is ontstaan tussen de faciliteits- en IT-managers, die het optimaliseren van de productiviteit tot hun gezamenlijk doel kunnen maken.

Conclusie

De digitale werkvloer heeft grote voordelen voor zowel werknemers als de organisatie als geheel. Mensen voelen zich prettiger onder de flexibele mogelijkheden en de nieuwe voorzieningen die ze krijgen aangeboden, en het bedrijf profiteert meetbaar van hogere productiviteit en lagere kosten.

De sleutel ligt in het ontwerp van een kantooromgeving die ruimte biedt aan de persoonlijke en professionele wensen en behoeften van werknemers, in combinatie met technologie die effectieve samenwerking, voortdurende innovatie en hoge productiviteit actief stimuleert. Resultaat is een gezonde organisatie waar talent graag komt en blijft werken.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Citrix Systems Belgium B.V.B.A. (Diegem)).

Meer info: 02/709.22.31 of www.citrix.com.