Bert Vekemans richtte in 1999 in Klein-Sinaai een B.V.B.A. op als handelsagent binnen de speelgoedsector. Aanvankelijk verdedigde de agentuur de belangen van een zestal kleinere merken van hoofdzakelijk kwalitatief houten speelgoed. In 2005 nam Vekemans de vertegenwoordiging op van het Duitse Steiff, Knopf im Ohr, dat als uitvinder van de teddybeer bekend staat. Vandaag is Vekemans nog steeds Benelux-agent voor Steiff alsook voor poppenproducent Götz.

Voor Vekemans zou de vertegenwoordiging van Steiff een scharniermoment in zijn bestaan worden. Met Steiff legt hij immers de basis van het huidige bedrijf, inmiddels gevestigd in Sint-Pauwels. Echtgenote Nele zegt haar baan op om voltijds voor het bedrijf aan de slag te gaan. Dat neemt in 2006 de handelsnaam Bertoy (Bert + Toy) aan. Begin 2007 zegt Bertoy de samenwerking op met een branchegenoot om op eigen kracht door te groeien. Later dat jaar zoekt het Amerikaanse Mudpuppy (kinderspelen, puzzels, inkleurrollen, dagboeken, magneettoepassingen, …) Bertoy aan als handelsagent in de Benelux.

Van handelsagent naar groothandel

Op aandringen van de Mudpuppy-klanten ruilt Bertoy vrij snel zijn status van handelsagent in voor die van groothandel. In de onmiddellijke omgeving, met name in Stekene, huurt de KMO een klein magazijn waar, “vrij amateuristisch”, een groothandelsactiviteit bij wijze van proef wordt opgezet. Op korte termijn worden de doelstellingen echter ruim overtroffen, zodat zich snel een professionalisering van de activiteiten opdrong. In Sint-Pauwels wordt uitgeweken naar een groter distributiemagazijn van 750 m², dat onlangs in oppervlakte werd verdubbeld.

Kort daarna wijst ook de Amerikaanse speelgoedfabrikant Crocodile Creek (dinnerware, puzzels, rugzakken, placemats, ballen, …) Bertoy aan als groothandel voor de Benelux.

Voor beide fabrikanten verruimt het bedrijf het actieterrein gefaseerd naar Europa. Op vandaag treedt Bertoy op als distributeur voor Crocodile Creek in de Benelux, Frankrijk, Duitsland, Oostenrijk, Spanje, Italië, het Verenigd Koninkrijk, Ierland en Scandinavië. In Zwitserland, Griekenland en Polen wordt met distributeurs gewerkt. Voor Mudpuppy geldt hetzelfde distributiemodel, met uitzondering van Groot-Brittannië en Spanje.

Vorig jaar nam Bertoy ook de Europese distributie op van het Australische Tiger Tribe (creatieve kits, papieren poppen, kleur-sets, …). Het bedrijf werkt momenteel met een dertigtal agenten in Europa.

Logistieke uitdaging

Met een tiental medewerkers puurt Bertoy thans zowat 90% van zijn omzet uit zijn groothandelsactiviteiten. De handelsagentuur tekent voor het saldo van de inkomsten. “Op Europees vlak maken de speelgoedwinkels amper 20% van het klantenbestand van Bertoy uit. Het gros van de klanten zijn cadeauwinkels, boekenwinkels, babyzaken, kledingwinkels en concept stores,” verduidelijkt ceo Nele Vekemans. “Een dergelijk fijnmazig distributienetwerk staat gelijk met een niet te onderschatten logistieke uitdaging,” wordt daaraan toegevoegd.

DIMASYS|WKG

Het ERP-pakket waarmee Bertoy initieel werkte bleek zowel qua functionaliteit als schaalbaarheid de evolutie van de speelgoeddistributeur niet te kunnen volgen. “De vele orderlijnen belastten het systeem overmatig en heel wat manuele interventies drongen zich op,” herinnert de ceo zich.

Na een uitgebreide marktverkenning opteerde Bertoy in 2012 voor de implementatie van DIMASYS|WKG van Infomat. “DIMASYS|WKG had een bewezen track record op distributievlak en sloot best aan op onze behoeften. Ook de koppeling tussen ERP- en boekhoudfunctionaliteit (DIMASYS Financials) wist ons te bekoren,” herinnert Nele Vekemans zich. “DIMASYS|WKG biedt heel wat functionaliteiten. Een gedegen begeleiding vanwege de vendor is evenwel noodzakelijk. Nu is de opstart van elke ERP-applicatie een complex proces. Dat gold ook voor Bertoy dat een moeilijke opstartfase kende en doorheen een zwaar leerproces moest”.

Ontevreden over de prestaties van DIMASYS|WKG is Vekemans geenszins. De jongste jaren groeide Bertoy telkens met 30 à 40%, groei die de applicatie moeiteloos heeft weten te ondersteunen. Dankzij de doorgedreven automatisering is de bestaande ploeg er in geslaagd de groei te ondervangen. Dat bewijst dat DIMASYS borg staat voor een beduidend hogere productiviteit van de medewerkers. Die toegenomen productiviteit is in niet geringe mate te danken aan de sterk geautomatiseerde documentenstroom doorheen het hele traject (van aankoop, over verkoop, tot uitlevering en facturatie).

Momenteel schuift Bertoy nog iets verder op langsheen de toegevoegde waardeketen van de ERP-applicatie. Zo wordt DIMASYS|WKG momenteel rechtstreeks gekoppeld met scan-functionaliteit in het distributiecentrum.

CAS genesisWorld

Voor zijn orderingave op het terrein maakt Bertoy gebruik van het programma Handshake, dat zowel on- als off-line functioneert. Dat verklaart ook mede waarom Bertoy de CRM-applicatie CAS genesisWorld, dat gelijktijdig met Dimasys|WKG werd aangekocht, de eerste twee jaar niet benutte. Ook de buitenlandse agenten maken gebruik van Handshake.

Nele Vekemans: “Intussen zijn we wel overtuigd geraakt van het potentieel van CAS genesisWorld. We gebruiken het systeem naar volle tevredenheid voor documentbeheer, taken- en projectbeheer en klantenopvolging. Het is tevens gekoppeld met de telefooncentrale, zodat de telefoonbeantwoorder onmiddellijk het dossier van de oproeper op zijn scherm krijgt. Infomat maakt thans werk van de koppeling tussen Handshake en DIMASYS|WKG zodat de operaties verder kunnen worden gestroomlijnd en geoptimaliseerd”.

Met CAS genesisWorld heeft Bertoy een beduidend hogere klantentevredenheid weten af te dwingen. Zo werden de responstijden gevoelig ingekort, de foutenlast in de orderverwerking teruggedrongen, de administratieve verwerking versneld en de levertermijnen aanzienlijk ingekort.

“Buiten de piekperiodes liepen de levertermijnen vroeger op tot een week. Bestellingen die vandaag voor de middag worden genoteerd, worden nog dezelfde dag uitgeleverd,” aldus onze gesprekspartner.

Nog dit jaar rolt Bertoy een nieuwe webshop binnen DIMASYS uit die nauwer moet aansluiten bij de look & feel van de website van de speelgoeddistributeur en met eigen functionaliteiten wordt toegerust. Vooral de kleinere klanten weten het gebruik van de webshop naar waarde te schatten. Door die verder op te waarderen mikt Bertoy op een verdere verhoging van de klanten-service en het genereren van een duidelijke meerverkoop. Momenteel noteert het bedrijf amper 20% van zijn bestellingen via de webshop.

Beschikbare functionaliteiten verder aanboren

Nele Vekemans is zich bewust dat Bertoy vooralsnog niet alle functionaliteiten in DIMASYS|WKG en genesisWorld CRM gebruikt en dat verdere productiviteitswinsten mogelijk zijn. Ook qua management-rapportering heeft de KMO nog een flink eind te gaan.

“In de toekomst gaan we bijzonder sterk inzetten op budgettering en bedrijfsefficiëntie. Daarom gaan we de bijkomende mogelijkheden die de ERP- en CRM-applicaties ons bieden zeker aanboren,” besluit Nele Vekemans.