Het onderzoek van Konica Minolta maakt duidelijk dat veel bedrijven dit nog steeds als een grote uitdaging beschouwen en hun hun werknemers die vrijheid niet kunnen bieden. De uitdaging om overal veilige toegang tot content te bieden, ook vanaf mobiele apparaten, wordt nog moeilijker wanneer er meerdere ECM-systemen (enterprise content management) of document beheersystemen zijn betrokken. Ook de nieuwe GDPR-regels (General Data Protection Regulation) zorgen voor problemen. Uit het onderzoek blijkt dat 28% van de ondervraagden de GDPR als de grootste uitdaging voor de verlening van document services beschouwt.

Van de respondenten uit organisaties met minder dan 50 werknemers geeft 43% aan dat ze niet genoeg van de GDPR weten om enige wijzigingen in hun processen en systemen door te voeren, terwijl 47% van de organisaties van 500 of meer werknemers hun verwerkingsprocessen voor klantgegevens wegens de invoering van de GDPR opnieuw onder de loep moet nemen, zodat de beveiliging kan worden aangescherpt en het beheer van klantdossiers kan worden verbeterd.

Als grootste voordelen van document- en procesinitiatieven worden door 51% een meer flexibele en alerte organisatie genoemd. Hoewel deze voordelen niet tastbaar zijn en het nog moeilijker is om de directe opbrengst ervan te becijferen, zijn het essentiële bouwstenen voor succesvolle bedrijven. De goedkeuring hangt in veel organisaties af van rendementscriteria.

De slotconclusie is dat met het veranderen van de werkwijze van mensen, ook de manier waarop mensen met informatie omgaan verandert. Een goede strategie voor informatiebeheer is dan ook essentieel voor elk bedrijf dat zijn klanten zo goed mogelijk van dienst wil zijn.