Belgische bedrijven laten voor meer dan 3 miljard euro papier op tafel liggen ...

De huidige digitaliseringsgolf heeft het gebruik van elektronische facturen sterk doen stijgen. Bedrijven trekken inderdaad steeds meer de kaart van de digitalisering. Terecht, e-invoicing is nu eenmaal een slimme en eenvoudige manier om efficiënter te werken. Het lijkt een “no-brainer”. Toch is het draagvlak op overheids- en ondernemingsniveau nog klein ... Het kan in ieder geval nog een stuk beter.

Volgens een studie door het Meetbureau van Administratieve Vereenvoudiging werden tussen 2012 en 2017 maar liefst 1,04 miljard facturen verzonden. Zowel het aantal B2B -acturen als het aantal facturen naar particulieren verdrievoudigden tussen 2012 en 2107. Uitstekend. Of toch niet? Laat ons deze cijfers ietwat verder analyseren...

Stel dat alle facturatie op papier zou worden verzonden, dan bedragen de totale administratieve lasten maar liefst 5,02 miljard euro. Indien alle facturen elektronisch zouden kunnen worden verwerkt, dan bedragen deze lasten “slechts” 1,66 miljard. Overschakelen op e-invoicing kan het Belgische bedrijfsleven dus 3,37 miljard opleveren.

Kanttekening

Toch dienen we een kleine kanttekening te maken bij deze “goed-nieuws”-show. Steeds meer ondernemingen factureren op elektronische wijze, maar slechts 8,4% van alle B2B-facturen worden verzonden via een gestructureerd elektronisch bestand. Dit tegenover 56,6% van B2B-facturen die via e-mail als PDF worden verstuurd. Wat de elektronisch verstuurde verkoopfacturen naar burgers ofte B2C betreft, bemerken we dezelfde evolutie. Zo daalt namelijk ook in de B2C-context de facturatie via een gestructureerd elektronisch bestand tot 5,8% en stijgt de facturatie via e-mail tot 46,6%.

Efficiëntiewinst

De trend is duidelijk positief en het is natuurlijk zo dat e-invoicing veel efficiënter is dan papier. Wat desk research vertelt ons dat het behandelen van een papieren factuur tussen 3,7 en 12,2 dagen beloopt, afhankelijk van hoe goed de onderneming is georganiseerd. De gemiddelde kosten lopen op tot 12 euro en 67 euro voor probleemfacturen. Maar de echte optimalisatie van bedrijfsprocessen wordt gerealiseerd door gestructureerde facturatie in UBL-formaat en niet via e-mail en PDF (die vaak nog worden geprint en manueel geklasseerd).

UBL wordt de nieuwe standaard op gebied van zowel on-line boekhouden als digitaal factureren. Het is een “digi”-taal die wordt gebruikt om e-facturen tussen bedrijven uit te wisselen. Het grote voordeel hiervan is dat alle informatie helemaal automatisch wordt herkend, zelfs scannen is overbodig. De foutenmarge wordt praktisch nihil en een volledig on-line boekhouding wordt een nakende realiteit.

Toekomst is digitaal

De toekomst is digitaal. Zoveel is duidelijk. Zowel voor bedrijven als de accountants zijn de voordelen legio. DigiCowd is een nieuw initiatief van Sage, Wolters Kluwer, Winbooks en Codabox. Een geïntegreerd platform dat is opgericht om ondernemingen toegang te geven tot de netwerken die hen toelaten om elektronische facturen met hun boekhouder uit te wisselen, het verzenden van elektronische facturen democratiseren en het UBL-formaat als standaard voor elektronische facturatie promoten.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Codabox N.V. (Leuven))

Meer info: www.digicrowd.be.