Centralisatie zakenreizen bij TMC biedt talloze voordelen

Veel meer dan alleen maar een zaak van ontzorging

De verleiding in de KMO-markt om de eigen zakenreizen te boeken via Internet-sites van luchtvaartmaatschappijen en hotels is groot. Vaak speelt hierbij het gevoel dat de Internet-aanbiedingen steeds de beste koop zijn en het gevoel van een “rechtstreeks contact” met de leverancier van reisdiensten is ook aantrekkelijk. Toch is het veel verstandiger om uw zakenreizen onder te brengen bij een professionele Travel Management Company (TMC).

Indien er zich voor of tijdens de reis problemen voordoen - denk daarbij aan stakingen, natuurrampen of vertragingen - kunnen belangrijke meetings in het gedrang komen. Mensen die via het Internet hebben geboekt worden niet altijd meteen geholpen en moeten vaak zelf een oplossing zoeken. Voor een zakenreiziger kan dit een grote impact hebben. Soms worden de oorspronkelijke boekingen gewoon genegeerd en begint men aan een nieuwe zoektocht, met alle kosten van dien. Bij een TMC worden de klanten bijgestaan voor, tijdens en na de reis. Bij problemen of calamiteiten wordt alles in het werk gesteld om de doelstellingen van de zakenreis waar te maken. Bij de betere TMC kan u trouwens een beroep doen op een 24 uurs-service zodat u ook tijdens de reis uw boekingen kunt wijzigen en flexibel op de omstandigheden kunt inspelen. Maar het hoeft niet altijd mis te gaan om de voordelen van de samenwerking met een gespecialiseerd zakenreisbureau - op maat van uw bedrijf - te ervaren.

Efficiënte dienstverlening

Door een beroep te doen op een Travel Management Company (TMC) kan u rekenen op de professionele steun van medewerkers die zakenreizen goed in de vingers hebben en die u creatief kunnen helpen om u in geval van calamiteiten te re-routen, gecombineerde oplossingen voor te stellen of er minimaal voor te zorgen dat ingeval van niet gerealiseerde reizen de betaalde centen terug in uw bedrijf komen.

Verborgen opportuniteiten

Door de centralisatie van uw reisbehoeften krijgt u als bedrijf een totaaloverzicht van de reisuitgaven in de verschillende kostencategorieën zoals vluchten, hotels en transfers. Hierdoor komen er meestal ook opportuniteiten naar boven waarbij de account manager van het zakenreisbureau u een perfect advies kan geven om bijvoorbeeld een deal te sluiten met één welbepaald - door u - drukbezocht hotel, waardoor de prijs kan gedrukt worden. Het kan ook zijn dat u op basis van bepaalde gevlogen routes best een deal maakt met de luchtvaartmaatschappij.

Significante besparingen

De inzichten die de managementinformatie zal bieden, leiden tot een optimalisatie van uw reisuitgaven. Bovendien kan de betere TMC ervoor zorgen dat deze rapportering ook per afdeling van uw bedrijf of op de naam van de reiziger zelf wordt gevoerd: er kan dan gerapporteerd worden op verschillende door u gekozen parameters om de informatie maximaal te benutten.

Professioneel netwerk

Travel Management Companies met internationale aankoopkracht beschikken ook over uitstekende connecties met luchtvaartmaatschappijen. Met de juiste technologie beschikken ze zelfs over een rechtstreekse link met het aanbod van deze airlines, waardoor de beste prijs (in de door u bepaalde kwaliteit) gevonden kan worden. Bovendien zijn de boekings-tools ook verbonden met verschillende bedbanks (hotelplatformen) waarbij de best aangeboden prijs vanuit deze diverse platformen aangeboden kan worden in het voordeel van uw bedrijfsuitgaven.

Goede investering

De service-kosten van een samenwerking met een Travel Management Company verdient u altijd terug. U bespaart namelijk flink op de gespendeerde tijd aan rechtstreekse boekingen van uw eigen personeel op de diverse websites. Alleen al de zoektocht naar het beste tarief neemt veel werk in beslag. Om nog maar te zwijgen over alle tijd, geld en energie die verloren gaan in geval van problemen of annulaties. Vaak wordt er puur verlies geleden omdat de boekingen via websites niet annuleerbaar of inwisselbaar zijn. En aankopen via credit card worden niet terugbetaald via de leverancier. Een professionele TMC begeleidt u bij het maken van de beste keuze en biedt permanent bijstand.

Verstandige keuze

Het is dus raadzaam om even stil te staan bij de manier waarop u als bedrijfsleider uw reisbudget uitgeeft. Alles in acht genomen is het zeker de moeite waard om even dat gesprek aan te knopen met een sales & accountmanager van een gespecialiseerd zakenreisbureau in uw buurt.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met UNIGLOBE Belux Travel)

Meer info: 015/44.82.00 of https://www.uniglobe.be.

Meer sectornieuws

Agenda