Efficiënt werken en de interne werking verbeteren begint bij de organisatie van de werkplek. Ook voor de werkplek geldt het adagio “orde in je huis” staat gelijk met “orde in je hoofd”. Een proper bureau op kantoor maakt werken niet alleen leuker, maar bovendien veel efficiënter. Een rommelig magazijn of een wanordelijke werkplaats zorgen voor bijzonder grote ergernis bij de werknemers. Dat men zich daarbij soms verschuilt achter een gebrek aan tijd, houdt geen steek. Door op te ruimen bespaar je immers net tijd omdat je spullen sneller terugvindt. Bovendien maak je de werkplek in één klap een pak veiliger.

De 5S-methode afkomstig uit Japan, zorgt op systematische wijze voor een opgeruimde én propere werkplek. Ze tekent een reinigingspad in vijf eenvoudige stappen uit, te weten:

• Scheiden: maak een onderscheid tussen spullen die je wil bijhouden en spullen die je van de hand gaat doen (omdat ze bijvoorbeeld stuk of onveilig zijn of nooit gebruikt worden)
• Sorteren: leg de spullen die je wil bijhouden op zo’n manier weg dat je ze makkelijk terugvindt. Materiaal dat je dagelijks nodig hebt, leg je in de buurt, terwijl materiaal dat veel minder vaak gebruikt wordt wat verder weg een plekje mag krijgen.
• Schoonmaken: ga over tot een grondige reiniging van de werkplek. Het magazijn of de werkplaats mag je gerust aanpakken met “grove middelen”, zoals een schrobmachine of een hogedrukreiniger.
• Systematiseren of standaardiseren maakt het makkelijk om de werkplek opgeruimd te houden. Hanteer bijvoorbeeld een kleurcodering en geef visueel aan waar iets moet staan.
• Standhouden: controleer regelmatig of niemand in slechte gewoontes hervalt en of alle protocollen worden nageleefd.

Belang van opgeruimde werkplek

Een opgeruimd kantoor oogt niet alleen aangenamer, het zorgt ook voor een geringere foutenlast. Dat geldt overigens voor eender welke werkplek (kantoor, werkplaats of magazijn). Werknemers presteren hoe dan ook beter op een propere werkplek. Voorts oogt een opgeruimde omgeving professioneler bij klanten, leveranciers en andere bezoekers.

Flexwerken is ook enkel mogelijk indien de werkplek netjes is. Om aan eender welk bureau efficiënt te kunnen werken, mogen er geen spullen blijven rondslingeren van diegene die voor jou aan de slag was. Tot slot hebben ook poetshulpen het een stuk makkelijker in een opgeruimd kantoor.

Opruimen begint trouwens met weggooien of wegdoen. Door alles netjes op een plek weg te zetten, creëer je alleen maar de illusie dat je hebt opgeruimd. Drop dus alles wat je niet meer nodig hebt onverbiddelijk in de vuilnisbak of breng het naar de Kringwinkel. Spullen die je in de voorbije drie maanden niet meer hebt gebruikt, kunnen wellicht probleemloos weg.

Clean desk policy

Je bureau netjes houden wordt een stuk makkelijker als er binnen het bedrijf een clean desk policy geldt. Zo’n policy legt vast hoe iedereen zijn werkplek moet achterlaten op het einde van de dag. Meestal vragen werkgevers om naar een volledig lege bureautafel te streven. Onderstaand reiken we je alvast enkele clean desk-tips aan:

1. Geef duidelijke instructies zodat het hele team op de hoogte is van het beleid en maak duidelijk waarom je de clean desk policy invoert (geringere foutenmarge, geen kans op lekken van vertrouwelijke informatie, …).
2. Stel een clean desk-verantwoordelijke aan die collega’s vriendelijk op uitschuivers wijst. Geef als management zelf het goede voorbeeld!
3. Probeer digitaal werken te vergemakkelijken en printen zo veel mogelijk te ontraden. Zo beperk je de hoeveelheid rondslingerende papieren gevoelig (en uiteraard ook de hoeveelheid papierafval).
4. Voorzie in voldoende ladeblokken en kasten zodat werknemers hun spullen makkelijk kunnen opbergen.

In dit summiere overzicht hebben we ons bewust beperkt tot het opruimen van de fysieke werkplek. Maar meer werkplezier en wellicht ook minder werkstress schuilen ook in opgeruimde mailboxen.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Manutan N.V. (Brussel))

Meer info: 02/583.01.01 of manutan.be/slimenefficiënt.