Een succesvolle e-commerce activiteit runnen heeft alles te maken met het beheer van vraag en aanbod. Er zullen piekperiodes zijn die makkelijk te voorspellen en in te plannen zijn (Black Friday, Kerstmis, …). Maar wat met de onverwachte vraagpieken? Een nieuwe trend, een populaire “influencer” die een bepaald product vermeldt of een beroemdheid die wordt gespot met een bepaald item kunnen klanten op zoek naar een replica massaal naar je on-line deuren drijven.

De vraag voorspellen is niet altijd makkelijk. Niettemin zijn er enkele stappen die je kan nemen om beter voorbereid te zijn.

1. Plan, plan en plan

Begin met alle data en feestdagen in je zakelijke e-commerce kalender in te vullen waarvan je zeker bent dat ze in het komende jaar voor drukte zullen zorgen. Denk aan Valentijn, Black Friday, het seizoen rond Kerstmis en zelf Amazon Prime Day als snuggere on-line retailers profijt kunnen halen uit het “rimpeleffect” van een verhoogd aantal on-line shoppers. Kijk naar je verkoopsanalyse van de piekperiodes tijdens het voorbije jaar om na te gaan welke producten goed verkochten en welke dagen waarschijnlijk het drukst worden. Spreek met je leveranciers en bestel weken voor deze dagen extra voorraden zodat je zeker bent dat je business de extra vraag de baas zal kunnen.

Hou bovendien nauwgezet de trends binnen je bedrijfstak in de gaten. Monitor je social media accounts - waar “chatten” je klanten over en wat zorgt voor “buzz”? Check tevens het doen en laten van je concurrenten en doe regelmatig hastag-zoektochten naar de sleuteltermen die met je producten verwant zijn. Al deze zaken zullen je helpen om de trends voor te blijven en beter te anticiperen als de vraag naar producten toeneemt.

2. Praat met je leveranciers

Duidelijke communicatie met je leveranciers is cruciaal tijdens periodes van schommelende vraag. Relaties met leveranciers worden over de jaren gebouwd en onderhouden. Je wil leveranciers die je kan vertrouwen en je op cruciale momenten niet laten vallen. Wees derhalve zorgzaam in de selectie ervan. Hou regelmatig contact en voer gesprekken om te begrijpen waar hun beperkingen in bepaalde periodes liggen. Als je weet dat ze niet altijd over de nodige capaciteit beschikken om de productie op korte termijn op te voeren kan je noodplannen maken - zoals het toevoegen van een bijkomende, meer lokale leverancier aan je lijst van partners. Die strategie kan je in eerste instantie wat meer kosten maar zal uiteindelijk een investering blijken die de moeite waard was als het betekent dat je extra bestellingen kan verwerken.

Uiteraard lopen de productietijden van bepaalde producten op tot verschillende maanden, wat een snelle distributie “tricky” maakt. In dit geval verdient het aanbeveling om te overwegen extra opslagruimte in huur te nemen voor uw meest populaire producten om iedere toekomstige, onafhankelijke piek in het vraagpatroon op te vangen.

3. Wees duidelijk tegenover je klanten

Maak geen beloftes die je niet kan nakomen. Zoniet loopt je het risico je merkreputatie te beschadigen. Laat klanten tijdens drukke periodes weten dat je met een hoge vraag kampt en wees transparant omtrent mogelijke vertragingen in de levertermijn die hiervan het gevolg kunnen zijn. Als iets op je website uitverkocht raakt, voeg dan een pop-up toe aan je productpagina die klanten de mogelijkheid biedt om een verwittiging per e-mail aan te vragen indien het product terug op stock is.

4. Monitor je inventaris nauwgezet

Cruciaal is dat je tijdens piekperiodes de controle over je voorraden houdt. Als je een omni-channel retailer bent die via verschillende kanalen verkoopt, kan dat erg complex worden. Dat is waarom het gebruik van een inventaris management-systeem belangrijk is. Dat kan automatisch, in real-time, de updates van je voorraadpeil over het hele warehouse en je on-line kanalen bijhouden zodat je steeds weet wat dient bijbesteld alvorens het uitverkocht raakt. Doe wat onderzoek om na te gaan welk systeem best bj je noden aansluit.

5. Integreer een elastisch logistiek model met behulp van Big Data

Elastische logistiek is één van de belangrijkste logistieke trends in 2022. En terecht. E-commerce verloopt snel, is bijzonder competitief en klantgericht. Vooral dat laatste maakt het onvoorspelbaar. Een elastisch logistiek model biedt de flexibiliteit en wendbaarheid aan bedrijven om uit te breiden dan wel in te krimpen om aan de schommelingen in de vraag het hoofd te bieden.

Elastische logistiek veronderstelt deels een automatisering van de sleutelementen binnen je supply chain. Middels de integratie van een warehouse management-systeem, bijvoorbeeld, kan je de activiteiten van je warehouse efficiënter verzorgen tijdens vraagpieken met minder afval en besparing van geld tijdens rustigere periodes. Het automatiseren van de picking, het verpakken en het transporteren van de goederen binnen het warehouse zal zorgen voor snellere doorvoertijden en uitleveringen.

Kijk naar elke stap in je supply chain, van order management tot fulfilment. Welke technologie is beschikbaar om die processen te automatiseren en de efficiëntie te verhogen? Tijd om wat research te doen.

6. Wees flexibel

Uiteindelijk is wendbaarheid cruciaal. Wees flexibel in je verkoopsprocessen. Indien een “item” is uitverkocht en je bent niet bij machte om snel je voorraad her aan te vullen, bied dan voordelen en kortingen op producten die je op stock hebt en positioneer ze prominent en centraal op de homepage van je website.

Je kan ook traag roterende “items” in je voordeel aanwenden. De toevoeging van een “get it whilst you can”-banner aan populaire producten op je e-commerce webstek zal bij de klanten een “sense of urgency” creëren en hen tot aankoop aanzetten.

7. Heb aandacht voor het uitleveren

Hoewel vraagpieken onvoorspelbaar kunnen zijn, is er één zaak binnen e-commerce die altijd overeind blijft: klanten willen hun bestellingen snel en tijdig geleverd zien. Besteed daar de nodige aandacht aan door met de juiste logistieke partner in zee te gaan.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met DHL Express Belgium)

Meer info: https://www.dhlexpress.be.