Een papieren administratie bijhouden kan tijdrovend en stresserend zijn. Maar je kan hier komaf mee maken! Door je administratie te digitaliseren, spaar je tijd en energie uit en bewaar je makkelijk het overzicht over de status van je onderneming.

Er bestaan verschillende oplossingen waarmee je je administratie (bonnetjes, facturen, …) digitaal kunt beheren. Het zijn on-line applicaties waarmee je papieren documenten kan inscannen of opladen. Een OCR-functie (Optical Character Recognition) zorgt ervoor dat alle gegevens foutloos worden geregistreerd. Je kan er ook facturen mee opmaken en versturen, de status van je facturen opvolgen en beheren, en de gegevens rechtstreeks digitaal bezorgen aan je boekhouder. Met een applicatie die je administratie digitaal beheert, zijn je documenten altijd en overal beschikbaar en blijft alles netjes geordend en gearchiveerd.

Overschakelen van een papieren administratie naar een digitale loont dus absoluut de moeite. Maar omdat veranderen naar een nieuwe manier van werken enige aanpassing vergt, overlopen we in dit artikel een aantal stappen waardoor deze omschakeling vlot verloopt.

Voorbereiding

Bij een goede start, hoort het kiezen van een applicatie die voldoet aan je noden. We sommen hieronder een aantal zaken op die je helpen de juiste keuze te maken:

• Ondersteunt de app de nodige digitale formaten? Dat zijn bijvoorbeeld UBL, Peppol, e-fff. Dat is bij de meeste applicaties zo en de info vind je meestal wel terug op hun website.
• Is herkennings-software geïntegreerd (OCR)? Deze software zorgt ervoor dat informatie (bedrag, rekeningnummer, naam,...) van bijvoorbeeld PDF-documenten wordt herkend en geregistreerd. Ga ook na of je hiervoor een meerkost betaalt dan wel of dit is inbegrepen in de licentie?
• Belangrijk is ook om na te gaan welk bedrijf er achter de applicatie zit. Bieden ze enkel dit product of nog andere oplossingen aan? Zijn ze nationaal of internationaal actief? ... Dat kan je een beeld geven over de continuïteit van het bedrijf (en je oplossing) en de mogelijke groei, uitbreidingen en potentiële nieuwe features van de app.

Aan de slag

Eens je een applicatie hebt gekozen en je je hebt geregistreerd, kan je aan de slag. Start best onmiddellijk. Verzamel een aantal bonnetjes, facturen in PDF of op papier en dergelijke, scan ze in met de app of importeer ze via het platform. Daarna kan je de documenten goedkeuren en verwerken. Op deze manier geraak je vertrouwd met de tool en het proces.

Nadat je de eerste documenten hebt ingescand of geïmporteerd, voorzie je best in wat tijd om de tool echt goed te leren kennen. Het kan in het begin handig zijn om een vaste dag in de week te kiezen om je administratie digitaal bij te werken. Eens je voldoende vertrouwd bent met het platform en je nieuwe werkwijze, is de kans groot dat je overgaat tot een onmiddellijke verwerking van je documenten. Dat is ook echt aan te bevelen, want de tijdsinvestering wordt dan helemaal verwaarloosbaar.

Optimaliseer je digitalisatieproces

Eens je vertrouwd bent met de werking van de tool kan je volgende stappen nemen in het digitalisatieproces.

In plaats van je facturen in Excel, Word, PDF, … op te maken en daarna te importeren op je platform, kan je ze ook ineens op je platform aanmaken. Je spaart niet alleen de tijd uit van importeren, maar vele van je klantgegevens zullen al aanwezig zijn op je platform (dankzij de OCR of door manuele input), dus spaar je ook de tijd uit van het ingeven van de gegevens en vermijd je het risico op fouten. Ook het beheer en de opvolging van de status van de facturen verloopt makkelijker.

Beperk het opladen van documenten niet tot facturen of bonnetjes. Alle documenten met betrekking tot je onderneming kan je digitaal bewaren. Een aantal applicaties bieden een archief van zeven jaar, waardoor je de papieren documenten niet meer hoeft te bewaren en zo bespaar je veel plaats.

Vele apps bieden ook een koppeling met boekhoud-software, waardoor je gegevens rechtstreeks worden doorgestuurd naar je accountant.

Toekomst

We hopen je hiermee een beeld te hebben gegeven van de vele voordelen van een digitale administratie. In de nabije toekomst worden de mogelijkheden nog verder uitgebreid. Hier vind je alvast een kort overzicht van wat er zit aan te komen:

• Het wordt mogelijk om een betaalknop toe te voegen aan de factuur naar je klanten, waardoor het voor hen ook sneller en makkelijk wordt om te betalen.
• Daarnaast heb jij de mogelijkheid om facturen digitaal en in batch te betalen. Dit kan je veel tijd besparen en maakt de opvolging makkelijker.
• Digitaal ondertekenen van facturen, maar ook contracten, verzekeringen, ... wordt weldra ook mogelijk. Dat zal ook kunnen voor een aangetekend schrijven. Printen en scannen zullen niet meer nodig zijn en voor het aangetekend schrijven is zelfs een trip naar het postkantoor niet langer vereist, een hele besparing van tijd en kosten.

Zoals je kan merken zijn de mogelijkheden van een digitale administratie talrijk. Ben jij klaar om de overstap te maken? Alvast veel succes!

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Unifiedpost Group N.V. (Terhulpen))

Meer info: 02/634.06.28 of http://www.unifiedpostgroup.com.