De naam zegt het al: adminbuddy wil ondernemers een betrouwbare, administratieve partner bieden. Dat gaat van facturatie en offerte-opvolging tot klassement, postverwerking, digitaal archiveren en ondersteuning bij betaalverkeer. “Wij starten waar de ondernemer stopt en eindigen waar de boekhouder begint”, verduidelijkt Lemmens. adminbuddy voert zelf geen boekhoudkundige of fiscale verplichtingen uit, maar bereidt alles voor zodat de boekhouder vlot aan de slag kan.

De klantenportefeuille is opvallend breed: van zelfstandige loodgieters tot multinationals, van bakkers tot fietsengroepen. “We bieden ondersteuning op maat, telkens per blok van twee uur. Geen keurslijf, geen minimumafnames, gewoon wat de klant nodig heeft. Wij passen ons aan, niet omgekeerd”. Die flexibiliteit vraagt veel van de medewerkers, die snel moeten kunnen schakelen tussen sectoren, systemen en dossiers. Daarom werkt adminbuddy met vaste “buddies” per klant, met telkens ook een backup, zodat kennis en vertrouwen geborgd blijven.

Altijd op locatie, want vertrouwen bouw je face-to-face

In tegenstelling tot veel virtuele assistenten werkt adminbuddy zelden of nooit volledig op afstand. “Onze medewerkers zijn op locatie aanwezig bij de klant. Enkel zo kunnen we écht inzicht krijgen in de werking en behoeften van het bedrijf. Het opbouwen van vertrouwen is cruciaal. Dat lukt enkel face-to-face,” aldus Lemmens. Dat vertrouwen wordt nog versterkt door het ondertekenen van geheimhoudingsverklaringen (NDA’s) door zowel het bedrijf als de individuele medewerkers.

Die aanpak rendeert. Waar veel bedrijven aanvankelijk met een administratieve achterstand aankloppen, leidt het werk van adminbuddy al snel tot een betere cashflow, snellere betalingen en efficiëntere processen. “De grootste impact voel je vanaf maand twee of drie. We stroomlijnen de processen, maken ze werkbaar en zorgen dat administratie weer een onderdeel van het geheel wordt, in plaats van een last”, klinkt het.

Peppol en digitalisering: opportuniteit voor begeleiding

Een actuele uitdaging waar veel bedrijven tegenaan lopen is de overgang naar verplichte digitale facturatie via Peppol. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle B2B-facturen elektronisch via dit netwerk verlopen. “Vandaag zijn er nog 800.000 bedrijven die niet op Peppol zijn aangesloten. De urgentie is groot, maar het besef nog niet altijd. Wij proberen klanten daar nu al op voor te bereiden”, stelt Lemmens.

adminbuddy helpt ondernemers bij het kiezen en instellen van software, het koppelen aan e-mail servers, het correct configureren van lay-outs en het overzetten van klantgegevens. “Voor velen is dat onbekend terrein. Daarom willen we hen vroegtijdig begeleiden. Anders dreigt er eind 2025 een stormloop richting boekhoudkantoren en software-leveranciers. Die zijn daar niet op voorbereid”.

Lemmens ziet in de digitalisering geen bedreiging, maar een kans. “We moeten de administratieve processen slimmer maken, niet zwaarder. Digitaal werken betekent efficiënter werken. Maar die omslag vraagt begeleiding”.

Samenwerking met boekhouders: buddy voor beide

Hoewel adminbuddy werkt op het raakvlak van administratie en financiën, blijft het ver weg van accountancy. “We nemen nooit het werk van boekhouders over. Integendeel, we ondersteunen hen juist. We zorgen dat zij efficiënter kunnen werken, doordat wij alle stukken tijdig en correct aanleveren”.

Steeds vaker wordt adminbuddy door boekhoudkantoren zelf ingeschakeld om hun klanten administratief te ondersteunen. Die kantoren beseffen dat hun medewerkers zich beter toeleggen op inhoudelijke analyse en advies dan op klassement en dataverwerking. “We zijn geen concurrent van de boekhouder, we zijn zijn of haar administratieve buddy”.

Welzijn voorop: psychologie in huis

Opvallend is de rol van Lemmens’ echtgenote Joke binnen adminbuddy. Als psychologsich consulent is zij verantwoordelijk voor het welzijn van de medewerkers. Zij voert functioneringsgesprekken, organiseert opleidingen en houdt de vinger aan de pols bij klanten. “Onze mensen zijn het gezicht van ons bedrijf. Zij moeten zich goed voelen in hun job, want dat weerspiegelt zich in de dienstverlening”, beseft zij.

Daarom heerst binnen het bedrijf ook een open cultuur. Problemen worden bespreekbaar gemaakt, successen gedeeld.

Antony Lemmens: “We willen een bruisende organisatie zijn waar mensen met plezier komen werken. Enkel dan kunnen ze ook onze klanten optimaal ondersteunen”.

Van horeca tot IT en administratie

De stap naar het ondernemerschap kwam voor Lemmens bijna organisch. Als vierde generatie ondernemer groeide hij op in een zelfstandige omgeving. Hij begon zijn carrière als kok en restauranthouder, maar zijn vader haalde hem de keukens uit en gaf hem de kans om in diens IT-bedrijven te experimenteren.

Na een periode als consultant richtte hij zelf het IT-bedrijf Ravio op, dat vandaag vijftig medewerkers telt en werkt voor grote klanten in telecom, finance en overheid. De administratieve frustraties die hij daar zelf ervaarde, vormden uiteindelijk de kiem voor adminbuddy. “Ik zag hoeveel ondernemers worstelen met administratie. Niemand wil het doen, iedereen stelt het uit. Maar als het niet in orde is, werkt niets nog goed”, klinkt het.

Diversifiëren: van telefonie tot callcenter

Naast administratieve ondersteuning biedt adminbuddy ook al diensten aan zoals telefoniebeheer. Ambitie is om dat verder uit te bouwen naar een volwaardige helpdesk voor klanten. “We zitten op een mooi dossier om de eerstelijns-helpdesk van een klant volledig over te nemen. Als dat lukt, opent het weer nieuwe mogelijkheden. We willen blijven evolueren”.

Ambitie met focus op mensen

2024 was een stabiel en voorbereidend jaar. Nieuwe klanten, interne herstructurering en de aanstelling van Joke als HR-verantwoordelijke waren sleutelmomenten. 2025 wordt het jaar van verzilvering. “We hebben een goede basis, nu willen we die verder uitrollen en nieuwe markten aanboren”, aldus onze gesprekspartner.

De lange termijnambitie is duidelijk: groeien in mensen, klanten en toegevoegde waarde, zonder in te boeten aan betrokkenheid. “Zolang we kunnen doen wat we graag doen, met klanten die ons vertrouwen en medewerkers die zich goed voelen, ben ik tevreden”, besluit Antony Lemmens