Tot nu toe werkte de communicatie tussen MyMinfin en e-Box Enterprise in twee stappen. Een onderneming kreeg in e-Box Enterprise een melding dat er een nieuw document klaar stond, waarna nog apart moest worden ingelogd op MyMinfin. Vanaf nu kunnen nieuwe documenten van de FOD Financiën rechtstreeks in e-Box Enterprise worden geraadpleegd. Volgens de beschikbare informatie blijven die documenten daar twaalf maanden beschikbaar, terwijl het volledige dossier en de originele documenten in MyMinfin terug te vinden blijven.

Die vereenvoudiging heeft ook een governance-kant. De toegangsrechten tot MyMinfin en e-Box Enterprise staan los van elkaar. Wie toegang heeft tot de e-Box van een onderneming, heeft dus niet automatisch toegang tot MyMinfin, en omgekeerd. Daardoor kan gevoelige communicatie van de FOD Financiën voortaan zichtbaar worden voor medewerkers die wel e-Box-toegang hebben, maar vroeger niet rechtstreeks met MyMinfin werkten.

Voor ondernemingen betekent dat concreet dat ze hun rechtenstructuur best opnieuw bekijken. Op de e-Box Enterprise-omgeving zelf is voorzien dat een wettelijke vertegenwoordiger de e-Box activeert en een hoofdtoegangsbeheerder aanstelt, die vervolgens andere gebruikers en rechten kan beheren. Die rolverdeling wordt nu belangrijker omdat de e-Box voor veel bedrijven een nog centralere toegangspoort wordt voor overheidscommunicatie.

E-Box Enterprise groeit al langer uit tot een centrale digitale brievenbus voor ondernemingen. Naast FOD Financiën gebruiken ook andere overheidsinstellingen het platform voor officiële communicatie. Dat maakt de efficiëntiewinst reëel, maar verhoogt tegelijk de nood aan duidelijke interne processen rond opvolging, verantwoordelijkheden en toegangsbeheer.

Tegen die achtergrond proberen ook technologiebedrijven in te spelen op de groeiende complexiteit. Boxflow positioneert zich als platform dat berichten uit e-Box Enterprise en MyMinfin centraliseert en automatisch verdeelt naar de juiste persoon, afdeling of software-omgeving. Volgens de eigen productinformatie ondersteunt het daarbij ook meerdere vennootschappen en koppelingen met onder meer e-mail en externe tools.