Bij flexibel werken hoort ook een flexibele werkomgeving. Daarvoor volstaat het niet om de tussenmuren op kantoor neer te halen en iedereen een vederlichte laptop te geven. Op dit vlak lijkt alvast veel ruimte voor groei te zijn. Zo toont onderzoek aan dat minder dan 2% van alle kantoorruimte wereldwijd flexibel is ingericht. Hieronder reiken we alvast een drietal tips aan met het oog op de inrichting van een flexibele werkomgeving.

1. Voorzie in voldoende opbergruimte voor flex-medewerkers.

Flex-werken en een clean desk policy gaan hand in hand. Het is immers niet erg uitnodigend om aan een bureau te gaan zitten als de spullen van je voorganger er nog rondslingeren. Om een clean desk policy mogelijk te maken (lees: elke werknemer aan te moedigen om het bureau volledig leeg te maken bij vertrek, nvdr.), is het zaak om in voldoende opbergruimte te voorzien. Denk bijvoorbeeld aan kasten die op slot kunnen voor waardevolle zaken of vertrouwelijke documenten.

2. Kies voor verstelbare bureaus en stoelen.

Ergonomie, meer bepaald een goede zithouding, is cruciaal voor gezonde en gelukkige medewerkers. Als iedereen eender waar kan gaan zitten, is het des te belangrijker om stoelen en bureaus te regelen die je makkelijk kunt afstemmen op de verschillende beenlengtes, schouderhoogtes en dies meer.

3. Geef de voorkeur aan kleine overlegplekken.

Overleg is cruciaal in kantoorcontext, maar een grote vergaderzaal neemt vaak nodeloos veel plaats in. Kies daarom voor verschillende kleinere zalen, zodat flex-medewerkers meer opties hebben om zich aan een vergadertafel te installeren of even afgezonderd kunnen gaan zitten om geconcentreerder te werken.

Hoeveel flex-werkplekken?

In hoeveel plekken moet je nu precies voorzien voor je medewerkers? Dat verschilt van situatie tot situatie. Het Nieuwe Team Werken (HNTW), een initiatief van Vlerick Business School en Arteveldehogeschool, bespreekt bijvoorbeeld de kantoorinrichting van IT-bedrijf Swift. Dat voorziet in acht bureaus per tien medewerkers. Acht jaar terug voorspelde software-bedrijf Citrix een drastischere bureaubesparing tegen 2020, met iets meer dan zes bureaus per tien medewerkers. Andere bedrijven reserveren dan weer bureauruimte voor 70% van het personeel.
Het ideale aantal plaatsen hangt natuurlijk af van de frequentie waarmee je medewerkers thuis werken. Maak een overzicht van hoeveel medewerkers per dag aanwezig zijn en wie van hen een werkplek nodig heeft. Let op de piekdagen om niet voor verrassingen komen te staan.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Manutan N.V. (Brussel)).

Meer info: 02/583.01.01 of https://www.manutan.be/slimenefficient.