Heel wat organisaties denken dat ze gedigitaliseerd zijn omdat ze facturen via een bijlage per e-mail versturen. En ja, papier en kosten sparen ze er zeker mee uit en het is al een stap in de goede richting. Het kan echter veel efficiënter.

Wanneer de e-mail werd verzonden, weet men niet of die is aangekomen en/of geopend. Daardoor blijft dit een tijdrovende en arbeidsintensieve werkwijze omdat alles manueel moet worden opgevolgd.

Maak komaf met onbeveiligde mails

Het versturen van facturen als e-mail bijlage brengt bovendien heel wat risico’s mee:

• De e-mail kan worden onderschept door cyber-criminelen die het rekeningnummer op de factuur wijzigen, waardoor het geld wordt overgeschreven naar de verkeerde rekening.
• Facturen kunnen persoonsgegevens bevatten en het uitwisselen van zo’n gegevens via een onbeveiligd kanaal kan voor datalekken zorgen.
• De zogenaamde spookfacturen: de factuur lijkt op die van een echte verzender, maar komt in werkelijkheid van een fraudeur. Vaak zijn ze niet te onderscheiden.

En dat zijn slechts enkele voorbeelden van hoe het mis kan lopen. Met een beveiligde e-mail of eRDS (Electronic Registered Delivery System) loop je geen risico. Een beveiligde e-mail moet expliciet geaccepteerd worden door de ontvanger, waardoor de verzender zeker is dat de e-mail goed ontvangen werd. Daarnaast biedt dit ook een juridische waarde aangezien de ontvanger de e-mail accepteert voor ontvangst. De bijlage van een beveiligde e-mail is voorzien van een digitale vingerafdruk waardoor zowel verzender als ontvanger 100% zeker zijn dat het document niet werd gemanipuleerd tijdens het verzendproces.

Durf mee evolueren

We kunnen dus besluiten dat het versturen van facturen via e-mail niet per se zo slim en veilig is als u dacht.

Een on-line platform waar klanten zowel off-line als on-line verzendkanalen kunnen combineren, kan u alvast helpen uw uitgaande documentenstromen te digitaliseren en optimaliseren.

Waarom eRDS in een workflow gebruiken?

Beveiligd mailen of eRDS kan een heel belangrijk verzendkanaal zijn binnen uw communicatie-workflow. U ontvangt namelijk heel wat feedback:

• Stuurde ik naar een bestaand e-mailadres?
• Werd mijn e-mail geaccepteerd of afgewezen?
• Werd de bijlage gedownload?

Vervolgens kunt u die feedback gebruiken om geautomatiseerde opvolgstappen te triggeren binnen een eigen gebouwde workflow. Als er bijvoorbeeld na x aantal dagen niets met de e-mail gebeurd is, worden uw documenten automatisch via een ander kanaal verstuurd. Beveiligd mailen of eRDS leent zich dus perfect als eerste stap van een geautomatiseerd communicatieproces.

Bijkomend voordeel is dat uw documentenstroom op die manier niet enkel wordt gedigitaliseerd, maar ook geautomatiseerd. En dat alles op een veilige, wettelijke manier. Een externe partner kan u alvast helpen uw communicatie slimmer, veiliger en duurzamer te maken.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met EasyPost (Gent))

Meer info