De automatisering van de crediteurenadministratie kan een enorme impact hebben op uw bedrijf en vooral met de vooruitgang in technologieën zoals artificial intelligence en machine learning kan uw bedrijf simpelweg niet achterblijven. Concurrenten die ‘AI’ en ‘ML’ automatiseren en gebruiken, maken grote stappen en schieten u op dat gebied al voorbij. Om ook die volgende stap te maken, is het wellicht nodig om niet alleen uzelf maar ook collega’s hiervan te overtuigen. Wellicht kunnen de onderstaande redenen de doorslag geven.

#1: Leg uw risico onder de loep

De pandemie heeft enorme risicogebieden aan het licht gebracht waarvoor bedrijven jarenlang blind geweest zouden zijn als zo'n wereldwijde COVID-uitbraak niet had plaatsgevonden. De problemen hebben velen wakker geschud om meer zichtbaarheid te krijgen en toekomstige risico's te minimaliseren. Want laten we eerlijk zijn: het is niet of, maar wanneer een volgende pandemie zich aandient.

Maar hoeveel tijd besteedt uw team aan het analyseren van de supply chain om risiconiveaus te bepalen, aangezien u zich nog steeds in de herstelmodus bevindt of simpelweg de middelen beperkt houdt? Dit is praktisch onmogelijk zonder automatisering. Dus dat is stap één. De AI- en ML-technologie die in bepaalde automatiseringsoplossingen is ingebouwd, kan zelfs suppliers- en uitgavenanalyseaanbevelingen doen zonder dat ze daar veel tijd aan hoeven te besteden. Zij kunnen nagaan of uw organisatie te afhankelijk is van één leverancier; als het te veel leveranciers heeft voor dezelfde categorie, wat resulteert in gemiste volumekortingen en voorkeursklantstatus; als het leveranciers heeft in een geografie die politiek onstabiel is en nog veel meer.

#2: Doe meer met minder

Met een ongekend arbeidstekort, lijdt het geen twijfel dat bedrijven wendbaar moeten zijn. Als u een wereldwijd opererende organisatie heeft, ontvangt u natuurlijk facturen in vele talen. Zonder enige automatisering is dat een regelrechte nachtmerrie. Zonder AI zal er nog steeds vertraging zijn vanwege het instellen van sjablonen of handmatige mapping. Maar met automatisering en AI kunt u factuurgegevens automatisch vastleggen en in kaart brengen. Met bepaalde (geautomatiseerde) AP-oplossingen automatiseert AI de conversie van door systemen leesbare PDF's naar e-facturen. Hiermee wordt de crediteurenadministratie enorm ontzien. In tegenstelling tot Optical Character Reading die afhankelijk is van het vastleggen van data uit afbeeldingen, wordt AI-technologie getraind met behulp van gegevens die digitaal zijn geëxtraheerd uit historische facturen via een ML-model. De inspanning is dus laag en de nauwkeurigheid is extreem hoog: een ware win-win.

#3: Wees een ‘early bird’ en bespaar

Stel je voor dat je facturen kunt identificeren die het risico lopen te laat betaald te worden, laattijdige betalingen vermijden en in plaats daarvan kortingen voor vroege betalingen vastleggen en de cashflow optimaliseren. Met voorspellende analyses die patronen in transactie-informatie analyseren is dat mogelijk. Net als een glazen bol kan deze technologie mogelijke toekomstige resultaten voorspellen. Overweeg dit: sommige leveranciers bieden een korting voor vroege betaling, Dus als u voldoende cashflow heeft, moet u profiteren van de vroegbetalingskortingen. Met een AP-automatiseringsoplossing met intelligente technologieën positioneert u uw team voor meer proactieve besluitvorming wat op zijn manier weer leidt tot een aanzienlijk concurrentievoordeel.

“Als je doet wat je deed…”

Wanneer uw organisatie zo hard groeit en de crediteurenadministratie moeite heeft om alles bij te benen (of groei in de weg staat), is het tijd voor verandering. Hét moment waarop de meeste AP-professionals zich realiseren dat ze een softwareoplossing nodig hebben om meer te doen dan alleen de rekeningen op tijd betalen. Ze hebben automatisering nodig om een échte partner te zijn om de vooruitgang van het bedrijf te bevorderen.

De redenen zoals in dit artikel genoemd, vormen slechts het topje van de ijsberg. Er zijn er vele meer om handmatig verder te gaan. Om met de wijze woorden van Lao Tzu te eindigen: "Als je niet van richting verandert, kun je eindigen waar je naartoe gaat."