In Vlaanderen worden nog grote hoeveelheden vergunningen en bestuurlijke dossiers uitsluitend op papier bewaard. Die archieven zijn kwetsbaar voor verlies of beschadiging en zorgen voor een aanzienlijke administratieve belasting wanneer stukken frequent moeten worden opgevraagd, gedeeld of gecontroleerd. Veel besturen beschikken bovendien niet over de gespecialiseerde kennis, apparatuur of capaciteit om digitalisering intern op een kwalitatieve en duurzame manier uit te voeren.

Youston neemt het volledige digitaliseringsproces op zich. Dat omvat onder meer het ophalen en registreren van archiefdozen, het schonen en rubriceren van documenten en het professioneel digitaliseren van uiteenlopende documenttypes. Door de omzetting naar digitale dossiers moeten documenten sneller vindbaar en eenvoudiger deelbaar worden, wat de interne werking ondersteunt en de dienstverlening aan burgers efficiënter moet maken.

De digitale bestanden kunnen rechtstreeks worden opgeslagen in het E-depot van Digitaal Archief Vlaanderen, dat bedoeld is voor veilige en duurzame lange termijnbewaring. Daarmee wordt aangesloten bij de decretale verplichtingen rond archivering en bij de beleidsnota 2024–2029, waarin het E-depot als standaard wordt benoemd voor digitaliseringsprojecten binnen lokale besturen.

Door digitalisering te organiseren via een raamovereenkomst worden volumes gebundeld, wat schaalvoordelen moet opleveren voor deelnemende organisaties. Digitaliseren kan hierdoor goedkoper, sneller en efficiënter verlopen dan wanneer besturen afzonderlijk zouden werken, zo luidt het. Daarnaast wordt verwezen naar integraties met bestaande toepassingen, zoals vergunningsplatformen en de Woningpas, zodat dossierstukken automatisch beschikbaar worden in de werkomgeving van gebruikers.

Youston positioneert de opdracht als een fundament voor verdere digitale transformatie bij overheden. Naast de digitalisering van archieven ligt de nadruk op het vereenvoudigen van processen en het vergroten van betrouwbaarheid en toegankelijkheid van informatie, zodat overheidsdiensten sneller kunnen inspelen op vragen van burgers en interne teams minder tijd verliezen aan papieren workflows.

Meer info: 089/32.99.60 of http://www.youston.be