Het sociaal secretariaat Partena, onderdeel van de gelijknamige ondernemingenstructuur, bestudeert momenteel de opening van bijkomende kantoren in Vlaanderen. Ondanks de oprukkende e-government-applicaties en de elektronische communicatie met de cliënten, blijft nabijheid in de omgeving van de klant een absolute vereiste. Intussen werkt Partena verder aan een verdere verfijning van het dienstenaanbod. Het sociaal secretariaat van weleer wordt immers steeds meer een service-bureau dat het hele brede spectrum van de HR-behoeften afdekt. Daartoe huldigt Partena, zoals bekend, een partnership-strategie. Om bovendien de kwaliteit van de geboden dienstverlening te borgen, werd het sociaal secretariaat Partena in primeur voor de sector met de SAS 70-standaard type 1 gelauwerd. Per 1 april aanstaande komt de audit met het oog op erkenning type 2 in de eindfase. "de Vlaamse Ondernemer" sprak met Alexandre Cleven en Martine Billiet, respectievelijk directeur-afgevaardigd bestuurder en regioverantwoordelijke Vlaanderen van het sociaal secretariaat.

Zowel Alexandre Cleven als Martine Billiet zijn gepokt en gemazeld in de wereld van de sociaal secretariaten. Ze deden hun ervaring op bij één van de fusiepartners van de huidige Partena-groep. Bekend is dat Partena in 1997 het daglicht zag na het samengaan van de sociale dienstengroepen De Familie en Assubel. Vandaag is het sociaal secretariaat van Partena de op twee na grootste speler van het land. Vorig jaar noteerde men een omzet van 44,5 miljoen euro. Het cliëntenspectrum wordt bevolkt door nagenoeg 30.000 aangesloten werkgevers en zowat 250.000 aangesloten werknemers.

Alexandre Cleven kwam op een scharniermoment als directeur aan het hoofd van het sociaal secretariaat te staan, met name op 1 januari 2000. "Op dat ogenblik werden we quasi-gelijktijdig geconfronteerd met vier uitdagingen, met name de Y2K-problematiek, de invoering van de euro, de keuze van een performant IT-platform en de nakende introductie op brede schaal van e-government," herinnert de directeur-afgevaardigd bestuurder zich. Vooral de keuze van een nieuwe IT-architectuur, die anticipeerde op de nieuwe toekomstige ontwikkelingen binnen de sector van de sociale dienstverlening en waarop men toekomstige applicaties naadloos zou kunnen enten, bleek van strategisch belang. Hoewel het met niet zoveel woorden wordt gesteld, is bekend dat de fusie-operatie niet zo vlot liep als verhoopt. Vandaag is die evenwel verteerd, geven onze beide gesprekspartners aan, waarbij Partena als groep onlangs een strategische denkoefening neerzette ter uitstippeling van de strategie naar de toekomst.

"Historisch werden de twee fusiepartners van Partena sterk centraal aangestuurd. Dat gold voor de diverse ondernemingen in de sector van de sociale solidariteit. Vandaag opereren deze ondernemingen, waaronder het sociaal secretariaat, volledig autonoom, zij het dat vanuit een sterke gemeenschappelijke merknaam een maximaal synergie-effect wordt nagestreefd. Alleen via dit model kunnen we een maximale flexibiliteit inbouwen in de dienstverlening naar de verschillende marktsegmenten toe. Wel belangrijk is dat dat synergie-effect thans wordt gevoed door de medewerkers zelf en niet vanuit een centrale aansturing wordt opgedrongen," aldus Alexandre Cleven. Bepaalde activiteiten, zoals IT, logistiek en HR, worden via SLA's met een gemeenschappelijke visie uitgevoerd. "De markten waarin de verschillende Partena-ondernemingen actief zijn, hebben hun eigen behoeften. De verschillende cliëntengroepen worden op een voor hen specifieke wijze aangesproken. Vandaar ook dat het de autonome ondernemingen binnen Partena vrij staat eigen allianties of partnerships op te zetten om hun dienstverlening zo optimaal mogelijk in de markt te zetten," zo nog de afgevaardigd bestuurder.

Scharniermoment

Voor Alexandre Cleven dient zich thans, naar eigen zeggen, het tweede scharniermoment aan sinds hij aan het roer van het sociaal secretariaat van Partena staat. Met zowat 700 medewerkers is het sociaal secretaraat één van de grootste Partena-ondernemingen, waar in totaal 2.000 mensen werkzaam zijn.

Alexandre Cleven: "De markt van de sociaal secretariaten verlaat onder invloed van de veranderende marktbehoeften zijn traditionele activiteitensegment om zich op het brede HR-terrein te begeven. Als sociaal secretariaat zijn we verplicht een breder behoeftenpatroon in te vullen, ook in het KMO-weefsel waar Partena historisch steeds een sterke affiniteit heeft mee vertoond". Dat dat nieuwe scharniermoment eveneens wordt bewerkstelligd door de intrede van nieuwe, niet-traditionele spelers op de markt van de sociaal secretariaten, wordt door de directeur evenmin ontkend. Ook de steeds bredere invoering van de e-government concepten en de voorthollende (communiatie)technologie blijven niet zonder gevolgen op het gedragspatroon van de sociaal secretariaten. "Sociaal secretariaten zijn het zich vandaag verplicht hun dienstverlening te verrijken, hetzij door hun takenpakket inhoudelijk anders in te vullen, hetzij door nieuwe diensten aan te bieden," zo luidt het.

De strategische bezinningsoefening waaraan Partena zich als sociaal secretariaat begaf, mondde uit in een nieuwe "Toekomstproject" dat zich situeert op het terrein van het sociaal personeelsbeheer, met daarrond een waaier van ondersteunende diensten die de bedrijven bijstaat in hun HR-beleid. Expertise, kwaliteit en diensten zijn de drie sleutelworden in de nieuwe strategische missie van het sociaal secretariaat.

Het sociaal secretariaat Partena manifesteert zich in de markt derhalve als een "one-stop-shopping"-point op het brede HR-vlak. Daarbij focust men zichzelf op de eigen kerncompetenties op het stuk van het sociaal personeelsbeheer, voor de ondersteunende dienstverlening, die heel specifieke trajecten in de HR-cyclus afdekt (gaande van rekrutering en selectie over de ontwikkeling van de beschikbare bedrijfscompetenties tot de eventuele uitdiensttreding (outplacement)), doet men een beroep op partners, die blijk moeten geven van een hoge graad van expertise.

Partnership-model .

"De HR-markt in zijn globaliteit is een brede markt met uiteenlopende en heel specifieke behoeften. Op een bepaald ogenblik bereikt men de grens van de eigen kerncompetenties en begeeft men zich op een ander terrein. Ofwel koopt men bijkomende know-how aan of bouwt men een expertise op die niet echt de zijne is, ofwel opteert men voor een partnership, dat voldoet aan de criteria van expertise, kwaliteit en diensten die we in onze nieuwe bedrijfsmissie als sociaal secretariaat vooropstelden", zo nog Alexandre Cleven.

In juni 2004 sloot Partena Sociaal Secretariaat derhalve een samenwerkingsakkoord met Unique, onderdeel van de United Services Group (die intussen ook Solvus inlijfde, nvdr.), waarbij eerstgenoemde zijn expertise inzake payroll management en sociale wetgeving bundelde met de "soft skills" en aanverwante dienstverlening van Unique. Door dat samengaan kunnen beide partners een dienstverlening in de markt zetten die zich in het onmiddellijke verlengde van bedrijfsinterne personeelsdiensten situeert. "Cliëntenbevraging toonde aan dat de markt open staat voor de inschakeling van experten uit verschillende horizonten, voor zover er men van overtuigd is dat van synergie en complementariteit met het aanbod van de traditionele dienstenleverancier sprake is," bevestigt Cleven.

De samenwerking met Unique integreert zich perfect binnen de structuur van het sociaal secretariaat Partena, dat zijn dienstverlening rond twee hoofdgroepen bundelt, met name payroll management (payroll consultancy, Flying Team en payroll software) enerzijds, HR Support (informatie-overdracht, opleidingen, consultancy en HR-software) anderzijds. De samenwerking tussen beide partijen werd onlangs unaniem als bijzonder waardevol bevonden. Geen toeval dus dat in de markt reeds andere soortgelijke allianties werden opgezet. Partena heeft overigens ook strategische partnerships lopen met andere partijen zoals Berenschot (payroll-benchmarking en HR-audit), Viaxis (verzekeringen) en GEAC (software voor competentiebheer).

Bekend is dat branchegenoten van Partena hun voelhorens ook op de buitenlandse markten uitsteken. Noch Alexandre Cleven, noch Martine Billiet tonen zich momenteel onder de indruk van de geleverde prestaties. Met de nodige waakzaamheid wordt die evolutie opgevolgd. De internationale kwaliteitsstandaard die Partena onlangs haalde (waarover verder meer), zorgt alvast voor extra credibiliteit naar mogelijke buitenlandse klanten toe. Want indien Partena zich ooit op de buitenlandse markten begeeft, zal dat in elk geval op partnership-basis zijn, stellen onze beide gesprekspartners.

. dicht in de buurt van de bedrijfsmatige klant

Toch blijft dat uitgebreid dienstenportfolio, ondanks de moderne communicatietechnologieën een aanwezigheid in de nabijheid van de klant vereisen. Heel onlangs nog opende Partena bijkomende vestigingen in Eupen en Tournai, wat hun aantal in het franstalige landsgedeelte op veertien brengt. Naast het hoofdkantoor in Brussel, heeft het sociaal secretariaat in Vlaanderen negen antennes, met name te Brugge, Kortrijk, Antwerpen, Gent, Aalst, Asse (dat volgende maand naar Ternat verhuist, nvdr.), Halle, Hasselt en Vilvoorde.

"Sociaal secretariaten zijn veeleer service-bureaus geworden dan de administratieve aanspreekpunten van de loonverwerking van weleer. Vandaar de nood aan een regionale aanwezigheid. Ook omdat de nood aan dialoog en overleg in de complexe omgeving van de sociale regelgeving steeds acuter is geworden. Die regionale kantoren hebben we niet nodig voor de loonverwerking, wel om de dienstverlening te waarborgen," schetst Martine Billiet, regioverantwoordelijke Vlaanderen. Partena voert momenteel marktonderzoek naar een mogelijke verdere uitbreiding van het kantorennetwerk in de Vlaamse centrumsteden. De redactie meent te weten dat het sociaal secretariaat overweegt in de komende twee jaar bijkomende vestigingen te openen in de verschillende Vlaamse provincies.

Martine Billiet: "De persoonlijke relatie en gepersonaliseerde aanpak van onze relatiebeheerders zorgen voor een hoge cliëntengetrouwheid. Overigens dringt een sterk regionale penetratie zich op omdat ook op lokaal vlak zich al heel grote verschillen in het behoeftenpatroon van de klant-bedrijven aftekenen. Sommige hebben nood aan administratieve ondersteuning, andere aan begeleiding op HR-vlak".

Nog meer aandacht voor kwaliteitsborging

Alexandre Cleven is ervan overtuigd dat als gevolg van de toenemende complexiteit van het sociaal bestel (met recente introducties als DMFA en ASR, nvdr.), bedrijven en overheid in de toekomst nog meer zullen aandringen op kwaliteitsborging van de geleverde diensten. Het sociaal secretariaat Partena anticipeert hierop door in primeur voor de Belgische markt de SAS 70-certificatie type 1 in de wacht te hebben gesleept. Dat is een internationaal erkende auditing-standaard voor service-organisaties, die voortspruit uit de Sarbanes-Oxley-wet. Volgende maand komt de audit voor de type 2-erkenning in zijn eindfase. De huidige accreditatie geldt bovendien voor quasi het geheel van de procedures in de relaties met de cliënt. Maar ook op het vlak van zijn interne procedures is Partena volop bezig om aan de bijzonder strenge kwaliteitsnormen te voldoen.

Onze beide gesprekspartners zijn er van overtuigd dat de consolidatie op de scène van de sociaal secretariaten nog niet ten einde is. Vooralsnog zijn nog steeds 37 erkende sociaal secretariaten op de markt actief. Spelers waarvan men voorspelde dat ze door de IT-investeringslast uit de markt zouden worden gedrumd door onder meer de omschakeling naar het jaar 2000, de invoering van de euro of nieuwe sociale regelgeving, zijn evenwel nog steeds bedrijvig. Terwijl wellicht ook een aantal niche-spelers zullen blijven bestaan, voor zover hun cliënten baat hebben bij een dergelijke dienstverlening, luidt het. "Niets belet evenwel dat concurrerende sociaal secretariaten op een gemeenschappelijk achterliggend IT-platform hun diensten vermarkten," meent Alexandre Cleven. "De concurrentiestrijd zal in die gevallen worden beslecht in het voordeel van die speler die de kwalitatief beste dienstverlening tegen de beste prijs in de markt zet," wordt daaraan toegevoegd.

Impliciet geven onze gesprekspartners aan dat het gevaar voor de gevestigde sociaal secretariaten niet zozeer bij de branchegenoten schuilt of bij bepaalde grote gespecialiseerde software-vendors, maar veeleer bij de uitzendorganisaties. Indien een sociaal secretariaat als Partena een topprioriteit maakt van de uitbouw van zijn dienstenportfolio, middels expertise en procedures die qua kwaliteit de internationale vergelijking kunnen weerstaan, heeft dat in eerste instantie met cliëntenfidelisering te maken.

Nieuwe KMO-tools

Hoewel in eigen land de penetratie van de sociaal secretariaten in een recent verleden tot zowat 90% is opgelopen, acht Partena verdere groei mogelijk, inzonderheid door het verder verfijnen van het bestaande dienstenportfolio. Uit recent studiewerk blijkt dat 25% van de Belgische ondernemingen (met inbegrip van de KMO's) acties inzake competentiemanagement overweegt. 19% van de bevraagde ondernemingen gaf aan rekruteringsinitiatieven op het getouw te zullen zetten. Zelfs 39% overwoog acties op opleidingsvlak. Medio vorig jaar introduceerde Partena de nieuwe web-based software-tool "HR Optimizer" die hen voorziet van specifieke en gerichte support inzake rekrutering, opleiding, evaluatie en competentiemanagement. "KMO's beginnen pas nu echt werk te maken van competentiemanagement," aldus Alexandre Cleven. Wat meteen impliceert dat ook bij dat soort ondernemingen de aandacht voor het beheer van human resources hand over hand toeneemt. Met een aangepaste dienstverlening kan een sociaal secretariaat als Partena in dat segment derhalve bijkomend groeipotentieel aanboren.