Met het belang van e-mail management duikt een nieuwe functie op, te weten e-mail administrator. Er bestaat in bedrijfsomgeving immers een noodzaak aan een centraliserende functie die het e-mail management in de juiste banen leidt. Wat verstaan we hieronder?

• In de eerste plaats is het belangrijk dat binnenkomende e-mails onmiddellijk worden beantwoord met de "automatic reply"-optie. Dat betekent dat de verzender onmiddelijk op de hoogte wordt gebracht dat zijn e-mail goed werd ontvangen en en dat er binnen de korste keren gevolg zal worden aan gegeven.
• Vervolgens zal de e-mail administrator ervoor zorgen dat de e-mails op de juiste "desk" terechtkomen, waarbij tevens een effici‰nt antwoord wordt geboden op het gevaar van e-mail interceptie.
• Het doorsturen van e-mails moet op dat ogenblik rekening houden met de interne beschikbaarheid van de interne contactpersoon. In die context moet steeds een "back-up"-oplossing voorhanden zijn.
• De e-mail administrator kan tevens een "ticketing-systeem" inbouwen dat moet toelaten de opvolging van het beantwoorden van e-mails te verifiëren.
• Door zijn centraliserende rol beheert de e-mail administrator de statistieken van het e-mail verkeer. Deze statistieken zullen uiteraard een belangrijke rol spelen in het kader van commerciële acties.
• Als e-mail administrator wordt hij tevens de database-ontwerper en beheerder van de e-klant gegevens.
• De functie van e-mail administrator zal tevens de spelregels uittekenen om die aspecten van e-mail te elimineren die vandaag in het bedrijfsleven als zeer storend worden ervaren. Maar al te vaak worden ondernemingen geconfronteerd met het feit dat personeelsleden te veel tijd besteden aan het beantwoorden van berichten van persoonlijke aard of berichten met een uitgesproken "adult content"-karakter.
• Belangrijk is tevens dat met de administratie een e-mail filter wordt gecreëerd voor het fenomeen van "spam": ongewenste, ongevraagde informatie verdwijnt in de prullenbak vooraleer ze de bestemmeling bereiken.
• Spelregels worden tevens uitgestippeld inzake de grootte van de e-mail bestanden zodat het lokaal netwerksysteem geen hinder kan ondervinden van het drukke e-mail verkeer.
• Per definitie dragen e-mails het gevaar van virussen in zich. Daarom zal de e-mail administrator ervoor zorgen dat e-mail wordt gescand op de meest recente virussen zodat het informatiesysteem van het bedrijf niet kan worden aangetast door virussen verbonden aan het e-mail verkeer.

Efficiënt e-mail verkeer geeft bedrijven de toegevoegde waarde die hen de mogelijkheid biedt een concurrentieel kwaliteitsvoordeel uit te bouwen tegenover de e-concurrenten. Het is nog niet te laat voor de markt van morgen die vandaag voor het grijpen ligt. Maar hoelang nog?

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Sky II Max B.V.B.A. (Leuven. Meer info: 026/22.98.28, www.skyiimax.com of www.e-mailmanagement.com).