Efficient vergaderen, een kwestie van organisatie (2)
15/09/2008 OM 00:00
- Luc Willemijns
In een vorige editie kon u lezen dat een efficiënte vergadering aan zeven basiscriteria dient te voldoen. Voorbereiding, stiptheid, formulering van de agendapunten, het noteren, het controleren, de afsluiting en de opvolging bleken het succes te bepalen van de vergadering. Onderstaand geven we een bredere kijk over de verschillende vergadertypes en hoe je als voorzitter het best met al die verschillende karakters omgaat.
Er vallen vijf vergadertypes te definiëren: de zwijger, de lastpost, de betweter, de veelprater, de negativist.
Type 1: De zwijger.
“De zwijger” zegt vrijwel nooit iets. Hij is stil en afwachtend. Hij neemt niet deel aan de discussie en heeft geen inhoudelijke inbreng. Eigenlijk weet je nooit wat de persoon denkt.
Advies: Probeer “de zwijger” in de discussie te betrekken. Toon aan dat je zijn mening belangrijk acht voor een goed discussie en besluitvorming. Geef hem ruimte zijn mening te ventileren.
Type 2: De lastpost.
“De lastpost” gaat maar door met zeuren en weet van geen ophouden. Hij heeft altijd nog een laatste vraag die vaak blokkerend werkt. Hij zaait onrust en is niet uit op een constructieve sfeer. Hij wil alles tot in detail weten en zoekt achterliggende oorzaken of redenen vanuit een negatieve instelling.
Advies: Communiceer dat een kritische houding op prijs gesteld wordt, maar dan wel vanuit een positieve en oplossingsgericht basishouding.
Type 3: De betweter.
“De betweter” weet het altijd beter. Hij heeft alles al eens meegemaakt en weet wat het resultaat zal zijn. Hij gaat in elk constructief voorstel en heeft altijd weer het laatste woord.
Advies: Kaart het belang aan van verschillende meningen. Vertel hem dat zijn gedrag inefficiënt is en creativiteit ondermijnt.
Type 4: De veelprater.
“De veelprater” voert altijd het hoogste woord. Er is geen doorkomen aan. Zijn enorme woordenstorm maakt het vrijwel onmogelijk een goede samenwerking te geven.
Advies: Maak duidelijk dat door zijn vermoeiende houding, anderen geen kans krijgen om hun mening te geven.
Type 5: De negativist.
“De negativist” heeft bij elke oplossing wel een nieuw probleem. De woorden “ja, maar” liggen hem in de mond bestorven.
Advies: Nodig de negativist uit voor een persoonlijk gesprek. Probeer te achterhalen waarom hij zo negatief reageert. Vraag uitdrukkelijk om voortaan met oplossingen te komen indien hij of zij het ergens niet mee eens is. Leg uit dat een positieve uitstraling het overleg en de sfeer ten goede komen en complimenteer hem als hij dat goed doet.
(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Key Job Training. Info: 02/340.05.70 of http:www.keyjob-training.com).