Vermits het betaalgedrag in sommige landen en sectoren te wensen overlaat, is een consequent incassosysteem een noodzaak. Wat is dan juist het geheim van een tijdig incasso? Wel, een systematisch kredietbeheer is de ideale basis voor al je klantenrelaties. Met enkele slimme tips krik je de cashflow van je bedrijf meteen op en bescherm je je onderneming tegen late betalers.

Atradius selecteerde alvast de volgende aandachtspunten:

1) Het contract

Zet je handelsvoorwaarden zwart op wit. Bouw daar steeds een interestclausule in voor vervallen facturen, evenals een eigendomsvoorbehoud voor (deels) onbetaalde goederen. Helemaal ideaal is wanneer de koper die voorwaarden bij iedere bestelling ondertekent.

2) Voelsprieten

In een perfecte wereld voer je een kredietonderzoek uit voor iedere potentiële klant. Zo'n kredietonderzoek kan je echter niet helpen wanneer je in de problemen komt met reeds beleverde klanten. Wees dus steeds waakzaam en let op signalen zoals betalingen die worden overgeslagen en cheques met ronde bedragen of zonder handtekening.

3) Factureer meteen

Maak zo snel mogelijk een correcte factuur op, met een duidelijke vermelding van de vervaldag en alle nodige details.

4) Blijf opvolgen

Afhankelijk van het factuurbedrag neem je drie dagen na verzending van de factuur contact op met de klant. Zeg dat je wilt opvolgen of de klant tevreden is met het product of de dienst. Vraag de tevreden klant vervolgens of hij jouw factuur heeft ontvangen en of die al in de pijplijn zit voor betaling.

5) Achterstallige facturen

Bel de klant op de vervaldag van de factuur op en vraag beleefd of er een probleem is met de betaling. Het enige excuus voor niet-betaling is onvoldoende cash, alle andere aangehaalde redenen zijn wellicht smoesjes. Dring aan, maar wees steeds beleefd. Vermeld dat er vanaf dat ogenblik een interest op de factuur zal aangerekend worden.

6) Noteer en documenteer

Noteer vanaf nu elk gesprek en bezorg de klant een overzicht van wat er gezegd is meteen na de beëindiging van het gesprek.

7) De cheque wordt opgestuurd / de overschrijving wordt doorgevoerd (1)

Wanneer de klant zegt dat hij meteen (prior) een cheque zal opsturen / het bedrag zal overschrijven, bel dan na drie dagen terug wanneer je die cheque toch niet ontvangen hebt/de betaling niet ontvangen hebt.

8) De cheque wordt opgestuurd / de overschrijving wordt doorgevoerd (2)

De volgende keer wanneer men belooft om een cheque op te sturen / de overschrijving uit te voeren, vraag dan of ze je meteen een kopie van de ondertekende cheque / overschrijving kunnen bezorgen (per fax, per mail...). Dan weet je met zekerheid dat de cheque / overschrijving werd opgemaakt en dat de klant van plan is te betalen.

9) Breng een bezoek

Wanneer het gaat om een bedrijf uit de buurt, bel je 's ochtends met het bericht dat je de cheque op een bepaald uur in de namiddag aan de receptie zal komen ophalen. Wees erop voorbereid dat je even zal moeten wachten aan de balie.

10) Schrijf een brief

Wanneer een persoonlijk bezoek niet mogelijk is, schrijf je een vriendelijke brief (hoe kwaad je ook bent) waarin je de feiten opsomt. Vestig de aandacht op je verkoopsvoorwaarden en vermeld elk gesprek dat je hebt gevoerd ter opvolging van de betaling. Voeg er eventueel kopieën van je faxen of mails met de gespreksdetails aan toe. Zeg dat je niet langer aan hen kan leveren en deel mee dat je gerechtelijke stappen zal ondernemen indien ze niet binnen de zeven dagen schriftelijk op je brief hebben geantwoord.

Hou tenslotte volgende stelregel steeds in je achterhoofd: wanneer je beleefd maar krachtdadig optreedt, blijft je relatie met de klant intact. Meer zelfs, op die manier win je misschien wel het respect van je klant!