Vanaf 29 april 2013 gaat de Europese verordening 185/2010 met betrekking tot de beveiliging van luchtvracht volledig in voege. Wat wijzigt er vanaf die datum en wat betekent dit concreet voor uw bedrijf? Moet u Bekende Afzender worden? Is dit een wettelijke verplichting? Aan wat moet een Bekende Afzender voldoen en wat moet u doen om de status aan te vragen?

Het luchtverkeer is bloot gesteld aan twee soorten gevaren, met name operationele en niet-operationele risico’s. Die laatste groep kan het gevolg zijn van natuurfenomenen, zoals de uitbarsting van de Eyjafjallajökull-vulkaan in IJsland 2010 wat voor de nodige hinder zorgde in het Europese luchtruim. Maar ook de weergoden (lees: onweer, nvdr.) kunnen storingen veroorzaken met fatale gevolgen. Niet-operationele risico’s kunnen ook gelinkt zijn met illegale handelingen door derden (kaping, sabotage, terroristische aanslagen, bommeldingen, …).

De beveiliging van de luchtvaart wordt door allerlei instellingen op internationaal, Europees en nationaal niveau georganiseerd en is in een aantal richtlijnen beschreven. In België is de Federale Overheidsdienst Mobiliteit - Directoraat-Generaal der Luchtvaart verantwoordelijk voor de toepassingen en invulling ervan. De richtlijnen hebben tot doel het beveiligen van de logistieke keten.
De laatste Europese richtlijnen omtrent luchtvrachtbeveiliging zijn omschreven in EU-verordening 300/2008 en 185/2010. EU 185/2010 zal volledig in voege zijn vanaf 29 april 2013 en zal de nodige implicaties hebben voor de status Bekende Afzender.

Bekende Afzender

Een Bekende Afzender (= Known Consignor) is een afzender die voor eigen rekening vracht of post voor vervoer aanbiedt en wiens procedures in voldoende mate aan de gemeenschappelijke beveiligingsregels en -normen beantwoorden om deze vracht of post met om het even welk luchtvaartuig (vracht- en/of passagiersvliegtuig) te vervoeren.

Het hebben van de status Bekende Afzender is enkel van toepassing bij het verzenden van luchtvracht. Het is geen wettelijke verplichting en heeft geen bijkomende waarde voor bedrijven die geen of weinig zendingen/volumes via luchtvracht versturen.

Luchtvracht komende van een Bekende Afzender kan zowel op vracht- als op passagiersvluchten worden geladen, wat niet het geval is voor luchtvracht afkomstig van een Vaste Afzender (= Account Consignor), die enkel op een vrachtvliegtuig kan worden geladen.

Statuswijzigingen in aantocht

Vanaf 29 april 2013 gaat de Europese verordening 185/2010 volledig in voege. Dat brengt een aantal wijzigingen met zich betreffende de status van Bekende Afzender. Vanaf dan kan deze status enkel worden toegekend door een overheidsdienst. In België is dat het Directoraat-Generaal der Luchtvaart (FOD Mobiliteit).

Voordien kon deze status worden verleend door een Erkend Agent, maar die mogelijkheid vervalt volledig na 29 april 2013. Er zal bijgevolg altijd een aanvraag moeten worden ingediend bij de betrokken overheidsdienst om de status Bekende Afzender te bekomen.

Hoe aanvragen?

De aanvraag moet gebeuren bij de FOD Mobiliteit - Directoraat-Generaal der Luchtvaart (DGLV). Het aanvraagformulier is op de website van de overheidsdienst te vinden. De aanvaag moet ingediend worden per locatie.

Als u over verschillende locaties beschikt waar luchtvracht wordt behandeld, zal u voor elk van deze plaatsen een aanvraag moeten indienen. Daarna volgt een inspectie ter plaatse door de FOD Mobiliteit-DLGV.

Tijdens deze audit zullen de inspecteurs nagaan of een aantal voorwaarden vervuld zijn met betrekking tot de werving van personeel, opleidingen, organisatorische en technische security-maatregelen, aanduiding van een beveiligingsverantwoordelijke, verpakking, productie en opslag. Bij een positieve audit zal de overheidsdienst uw bedrijf registreren in de Europese databank “Bekende Afzenders”. Het statuut is geldig voor een periode van vijf jaar.

Waarom aanvragen?

Als u de status van Bekende Afzender niet bezit, dan zult u al uw luchtvrachtverzendingen moeten laten screenen op explosieven door een Erkend Agent. Een Erkend Agent (= Regulated Agent) voert alle beveiligingscontroles en onderzoeken uit met betrekking tot het verzenden van luchtvracht volgens de geldige wetgeving en is hiervoor gecertificeerd door de overheid. De geldende screening-methodes zijn beschreven in de Europese richtlijnen en garanderen dat luchtvracht geen verboden voorwerpen (gelinkt met explosieven) bevat. Een Erkend Agent zorgt dus voor het beveiligen (“secure” maken) van de luchtvracht.

Luchtvracht afkomstig van een Bekende Afzender moet niet meer worden onderworpen aan een beveiligingsonderzoek door een Erkend Agent. De status van Bekende Afzender biedt dus een aantal voordelen: geen vertraging door extra screening (weliswaar rekening houdend met de aard van de vracht), flexibiliteit in keuze van Erkend Agent, geen onverwachte kosten voor een beveiligingsonderzoek, erkenning in de hele Europese Unie als Bekende Afzender en mogelijk toekomstige voordelen bij het verzenden naar de Verenigde Staten. Als Bekende Afzender dient u echter wel rekening te houden met de noodzakelijke investeringen per locatie (organisatorische en technische security-maatregelen ter beveiliging van uw luchtvracht), het verdere beheer en de opvolging van de beveiligingsmaatregelen en een herhaling van de opleidingen voor uw medewerkers die met uw luchtvracht in aanraking komen.

Bent u niet van plan om de status aan te vragen, hou dan rekening met mogelijke vertragingen en eventuele extra kosten voor screening. De kosten zijn afhankelijk van de screening-methode en het volume “unsecure” luchtvracht.

Vanaf 29 april 2013 worden een aantal knelpunten weggewerkt, met name te weinig kennis bij de bedrijven omtrent de status van Bekende Afzender en de gevolgen ervan, alsook de moeilijkheid bij de overheid om tijdig alle aanvragen te behandelen en de nodige inspecties ter plaatse uit te voeren. Er zal bijgevolg een gevoelige toename zijn van luchtvracht die nog door Erkende Agenten moet worden gescreend. Dat kan de nodige vertragingen met zich brengen.

U zal voor uw bedrijf moeten uitmaken of u de status van Bekende Afzender aanvraagt of niet. De beslissing kan afhankelijk zijn van het volume en de frequentie van uw luchtvracht. Neem contact op met uw logistieke partner om na te gaan of er extra screening zal gebeuren en of dit in vertragingen zal resulteren.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met DHL Express. Meer info: 02/715.50.50 of www.dhl.be/kmo).