Uit een onderhoud met zaakvoerder Kurt Vanwynsberghe blijkt dat de term ERP-oplossing hier niet echt op zijn plaats is. Zowel de investeringsgrootte als de implementatietermijn zijn niet van de orde van de “reguliere” ERP-applicaties. Maar daar ligt de bedrijfsleider niet echt wakker van: hij kreeg een oplossing aangereikt die ruimschoots aan zijn verwachtingen voldoet en die hem bovenal toeliet in de werkplaats opnieuw productief aan de slag te gaan.

Kurt Vanwynsberghe staat sinds april vorig jaar als lid van de vierde generatie aan het hoofd van het familiebedrijf. Over de jaren heen evolueerde het bedrijf, dat in een ver verleden actief was in de tractorverkoop, tot een modern toeleveringsbedrijf dat volgens een “done by one”-concept de problemen van zijn klanten oplost. Tot die klanten horen zowel grote productiebedrijven in West-Vlaanderen (CNH, Dana (Spicer Off-Highway Belgium), Bombardier, Diapal, …) als hun onderhoudsbedrijven.

Als metaalbedrijf is Erpa vandaag hoofdzakelijk actief in de verspaning (draaien en frezen), waarbij de modernste technologie wordt toegegepast. Ook laser- en plooiwerk horen als extra-service voor de klanten tot het takenpakket. “Voorheen besteedden we het laser-werk uit, maar dat resulteerde in (te) lange wachttijden. In 2008, tijdens het hoogtepunt van de crisis, investeerden we in eigen laser-capaciteit,” zo nog Vanwynsberghe.

Vorig jaar boekte de KMO een omzet van zowat 1,5 miljoen euro. Zowat 60% daarvan werd gepuurd uit de productie van machinecomponenten (series van 5 tot 5.000 stuks), 25% uit herstellingswerk en 15% uit plaatwerk. Erpa zette eerder de eigen onderhoudsingrepen stop om een nauwe samenwerking met bedrijven actief in de maintenance op te zetten.

Administratieve taken geautomatiseerd

Vooraleer Kurt Vanwynsberghe het bedrijf overnam, runde hij tien jaar de werkplaats mee. Toen hij aan het hoofd van de zaak kwam slorpten de administratieve werkzaamheden - waaronder de prijscalculatie - hem quasi-volledig op. Voor de jonge bedrijfsleider was dat alleen al voldoende reden op het ERP-pad te gaan bewandelen.

Kurt Vanwynsberghe: “In onze zoektocht naar een geschikte oplossing kregen we een 20-tal ERP-vendors over de vloer. Zowat alle beten ze de tanden stuk op de complexe problematiek van de eenheden, waarbij bijvoorbeeld in meters wordt aangekocht om in ton te verkopen. Zelf had ik geenszins de bedoeling met een rekenmachine naast de computer te zitten om waarden om te rekenen en in het ERP-systeem in te brengen. Met Profit+ bleek dat geen enkel probleem”.

Profit+ is een automatiseringssysteem waarvan de basisfilosofie in de jaren ’80 het daglicht zag. Intussen commercialiseert CAT Solutions het product en ontwikkelt het dit verder met de nieuwste technologie.

Vanwynsberghe apprecieerde in het bijzonder dat aan de software zo goed als geen maatwerk nodig was. Voorts is de bedrijfsleider erg tevreden met de ingebedde boekhoudfunctionaliteit.

Profit+ werd in zowat zes maanden stelselmatig uitgerold. Inmiddels werden de onderdelen prijscalculatie, nacalculatie, planning op de werkvloer, orderadministratie en boekhouding volledig op punt gesteld en geïmplementeerd.

“Profit+ verplichtte me mijn eigen werkwijze overboord te gooien. Resultaat is wel dat door dat te doen, ik gelijktijdig de continuïteit van het bedrijf heb gewaarborgd. Het systeem en de achterliggende data op calculatievlak maken me als bedrijfsleider misbaar,” zo luidt het.

Vanwynsberghe prijst zich gelukkig met de eigen productiviteitswinst. Sinds de ingebruikname van Profit+ is hij niet langer continu aan zijn bureau gekluisterd. Zowat de helft van de tijd kan hij terug in de werkplaats aan de slag.

“Sinds 1 januari gebruiken we Profit+ ook voor tijdregistratie op de werkvloer. Dat vertaalt zich in een correctere werkopvolging, gerelateerd aan de respectieve machine-onderdelen, alsook in een meer flexibele arbeidsorganisatie en werkplanning. Gevolg van dat alles is een grotere klantentevredenheid,” weet onze gesprekspartner.

Vlotte implementatie

Echo’s uit de markt omtrent ERP-projecten hadden Kurt Vanwynsberghe voorbereid op een moeizaam implementatieproces.

“We hadden ons aan een jaar ellende verwacht en hadden ook onze klanten in die zin voorbereid. De implementatie liep echter dermate vlot dat de meeste van onze klanten de omschakeling wellicht niet hebben gemerkt,” heet het.

Bijkomend voordeel is dat Profit+ de bedrijfsleider de kans biedt om zijn bedrijf cijfermatig veel dichter op te volgen. Alleen het in eigen beheer ingeven van de facturatiedata levert Erpa een maandelijkse besparing van 1.000 euro op.

“In combinatie met de productiviteitswinst zorgt dat voor een terugverdientijd die hooguit twee jaar zal bedragen,” meent Vanwynsberghe.


Fundamenten voor groei gelegd

De bedrijfsleider meent dat productie-KMO’s met groei-ambities best niet te lang wachten om samen met CAT Solutions in een informatiseringstraject als Profit+ te stappen.

“Hoe groter het bedrijf, hoe groter de rompslomp van een dergelijke implementatie,” weet hij.

Met Profit+ heeft Erpa bedrijfsorganisatorisch het pad geëffend voor verdere groei. Zo maakt de KMO zich op om tegen de zomer van 2014 600 m² bijkomende productieruimte in gebruik te nemen. Vooral de verdere uitbreiding van de freescapaciteit staat hoog op de agenda.