Ondernemers beschouwen ICT steeds vaker als een dienst die ze aankopen bij een dienstverlener. Dat verklaart onder meer het succes van Software-as-a-Service (SaaS), waarbij de ondernemer in de cloud gebruik maakt van een applicatie. Hij betaalt dan in functie van zijn gebruik. Van een voorafgaande investering in hardware en software is geen sprake meer. Ook over onderhoud en beveiliging hoeft de ondernemer zich geen zorgen te maken. Dat zijn taken die tot de verantwoordelijkheid van de dienstverlener behoren.

Een vergelijkbare trend zien we bij alles wat te maken heeft met printen & documentbeheer. Een bedrijf rekent erop dat zijn medewerkers kunnen printen en kopiëren, documenten scannen en de behandeling ervan in een elektronische workflow ondersteunen, waar en wanneer hun job daar om vraagt.

Al die functies beschouwt de onderneming vandaag meer en meer als een service. De ondernemer stapt daarbij af van de klassieke benadering. Hij investeert niet langer op eigen initiatief in hardware en losse supplies, maar sluit een service-contract af met een dienstverlener. Het is dan aan die service provider (een fabrikant van printers of een computer dealer of de vaste IT-partner van een bedrijf) om te zorgen voor de passende diensten: de medewerkers laten printen, scannen en kopiëren op een manier - en met een toestel - dat hun activiteiten perfect ondersteunt.

Slimme diensten

Uit diverse studies blijkt trouwens dat via managed print services kleine en middelgrote ondernemingen erin slagen de kosten voor hun print- en documentbeheer gevoelig te verminderen. De aanpak van een leverancier van managed print services bestaat daarbij doorgaans uit drie luiken. In een eerste stap inventariseert de dienstverlener de print-behoeften van de onderneming. Op basis daarvan geeft de service provider advies rond de optimale print-apparatuur. De analyse mondt uit in een concreet plan voor zakelijk printen, inclusief verbruiksmaterialen en onderhoudskosten.

De eigenlijke oplossing rond managed print services bestaat uit de optimalisering van de print-omgeving en het beheer ervan. Concreet plaatst de serivice provider het juiste toestel op de juiste plaats in het bedrijf. Dat zorgt voor een hogere tevredenheid bij de medewerkers, meer productiviteit en lagere kosten.

Het derde luik gaat om de link naar de verdere verwerking van documenten binnen de processen van een bedrijf. Het gaat om een oplossing die de workflow stroomlijnt door arbeidsintensieve, manuele documentverwerking te vervangen door digitale documenten en digitale processen. Dat zorgt ervoor dat medewerkers de digitale documenten makkelijker kunnen bewerken, delen, bewaren en archiveren. De document workflow integreert daarbij papieren en digitale documenten met de bedrijfsprocessen.

Betalen in functie van gebruik

Het uitgangspunt van het aanbod aan managed services is altijd hetzelfde: een bedrijf op een efficiëntere manier met documenten laten omgaan. Het resultaat is dat het bedrijf minder print en zo zijn print-kosten omlaag haalt. Doorgaans zorgt de overstap naar managed print services voor een kostenverlaging die al meteen 1 à 2% bedraagt. En dat is niet het enige voordeel.

Managed print services zorgen bovendien voor een hoger niveau van gebruiksgemak. De service provider staat in voor een veilige en betrouwbare manier van werken, terwijl de ondernemer zich nog beter op zijn kernactiviteiten kan concentreren.

De service provider evalueert en optimaliseert de print-behoefte van de onderneming, staat in voor de beveiliging en integratie van het eigenlijke printer-park, en automatiseert en vereenvoudigt het werken met papieren en elektronische documenten. Interessant is ook het feit dat managed print services voor een nieuwe vorm van kostentransparantie zorgen. “Pay as you go” is hier het basisprincipe. De ondernemer betaalt per pagina en krijgt zo inzicht in de productiekosten van zijn documenten.

Geen kopzorgen

Bovenal laat het principe van managed services ook starters of kleine bedrijven toe om met kleine print-volumes in te stappen. Naarmate de organisatie groeit en haar behoeften veranderen, kan ze het contract bijsturen. Maar ook hier blijft het uitgangspunt altijd hetzelfde: geen voorafgaande investeringen, geen kopzorgen. Voor het beheer van zijn managed print services heeft de onderneming één centraal aanspreekpunt. Het bedrijf ontvangt ook maar één factuur - wat zorgt voor minder administratie - met een duidelijk overzicht van alle gemaakte print-kosten.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met OKI Systems (Belgium) N.V. (Vilvoorde).

Meer info: 02/257.45.20 of www.oki.be.