Tip 1. Wees duidelijk

De inhoud van de rappelbrief moet meteen duidelijk zijn. Een onduidelijke rappel waarbij de debiteur moet uitzoeken waarover het gaat, zal enkel ergernis opwekken. Specifieer het saldo en de levering op de rappel en gebruik klare taal, zo is je debiteur sneller geneigd tot actie over te gaan.

Tip 2. Maak het persoonlijk

Onderteken je rappel met je naam en een eventuele handtekening. Het is niet alleen beleefd om je brieven te ondertekenen, het getuigt van persoonlijke betrokkenheid. Mensen zijn sneller geneigd te reageren op een vraag die hen rechtstreeks gesteld wordt, dan op een vraag die van een automatisch systeem komt. Heb je niet de tijd om alle uitgaande post te handtekenen of stuur je rappels via e-mail, gebruik dan op z'n minst een gescande handtekening.

Tip 3. Laat geen ruimte voor interpretatie

Om discussie over de betalingstermijn te vermijden, stel je best een concrete datum voor. Als je bijvoorbeeld vraagt om binnen de 14 dagen te betalen, kan je klant de vraag stellen of het om werkdagen of om weekdagen gaat. Vraag je binnen 14 dagen na ontvangst van je rappel te betalen, kan er discussie optreden over wanneer men de rappel ontvangen heeft.

Tip 4. Blijf consequent

Wanneer meerdere rappels elkaar opvolgen, is het belangrijk dat de toon ervan in stijgende lijn gaat. Als je een heel strenge eerste rappel stuurt, en in je tweede rappel plots meer rek op de betalingstermijn zet, ondermijn je je eigen geloofwaardigheid. Let wel op dat je niet met loze dreigementen gaat goochelen. Benoem eventuele sancties alleen wanneer je ze ook effectief zal uitvoeren.

Tip 5. Klink positief

Als je meteen bij de openingszin al met het vingertje gaat wijzen, is de kans groot dat je rappel sito presto in de prullenbak belandt. Beveel de debiteur niet, maar nodig hem nogmaals uit tot betaling. Presenteer de rappel bovendien als een voordeel voor de klant. Je debiteur zal sneller betalen als hij ervan overtuigd wordt dat hij zelf baat heeft bij de betaling. Een voorbeeldzin: "Wanneer uw betaling binnen de voorgestelde termijn is uitgevoerd, kunnen wij de nog in uitvoering zijnde bestellingen leveren conform eerder gemaakte afspraken."

Meer info: www.atradius.be