Stel jezelf de vraag wat voor soort IT je nodig hebt binnen de onderneming. Is het een differentiator op lange termijn of dient het enkel ter ondersteuning van bestaande interne processen? In het eerste geval ben je beter af met een eigen ontwikkeling. Hoewel het niet onmogelijk is om met een standaardpakket te innoveren, vergt dit vaak extra creativiteit. Bovendien kunnen de kosten snel oplopen omwille van aanpassingen aan interne bedrijfsprocessen.

Hou ook zeker rekening met jouw data. Het is de reden waarom je een bepaalde applicatie wil installeren: om data te capteren of om via data taken bij te sturen. Hier zal je het belang en de toegevoegde waarde van een IT-systeem ontdekken.

Tijdens het verkennen van de vele mogelijkheden, bestaat het risico dat je in alle enthousiasme bestaande software uit het oog verliest. Want bij deze software ken je de tekorten al en ga je er vaak vanuit dat je nu eenmaal iets “anders” en performanter wil. Denk eraan dat elke nieuwe applicatie complementair dient te zijn binnen de huidige infrastructuur.

Een voorbeeld: binnen de organisatie maak je reeds gebruik van Office 365 van Microsoft en je had graag de stap gezet naar een nieuw “knowledge management”-systeem, ook wel intranet genoemd. Kies hier dan een aanvullend product van Microsoft (bijvoorbeeld SharePoint, Yammer, …), eerder dan een apart losstaand product (bijvoorbeeld Alfredo). Die aanpak biedt meer voordelen, zoals het hergebruik van functionaliteiten, de herkenbaarheid voor de eindgebruiker, productkennis van de IT-afdeling en zo verder.

Conclusie: bouw verder op de huidige sterktes binnen de onderneming.

Bedrijfsproces of nieuwe applicaties aanpassen?

Dit is de meest essentiële vraag voor de keuze tussen een package of een eigen ontwikkeling. Als je een package aankoopt, dan kies je voor het resultaat van “best practices”, waarbij een bepaald bedrijfsproces gestandaardiseerd verwerkt is. Denk bijvoorbeeld aan het berekeningsproces van de lonen of het boekhoudproces voor de facturen. Het is altijd mogelijk om bestaande onderdelen te configureren, maar onvermijdelijk zal er druk ontstaan binnen de eigen organisatie om het pakket toch te personaliseren “omdat het anders écht niet werkt”.

Natuurlijk heeft elke customisatie een kost. In de eerste fase is er de ontwikkelingskost maar op termijn komt daar ook de migratiekost bovenop, elke keer je wenst te upgraden naar de nieuwste versie. Indien je je package niet hebt gecustomiseerd, valt deze migratiekost nog mee. Maar elke customisatie moet meestal dan ook opnieuw (al dan niet gedeeltelijk) geschreven worden in de nieuwe versie, getest worden, … Wanneer je weet dat je gemiddeld om de twee à drie jaar moet migreren naar een nieuwe major versie, is het duidelijk dat de échte kost van een customisatie de originele ontwikkelkost is maal factor vier of vijf!

Bij een custom-ontwikkeling heb je deze migratiekost veel minder, maar zijn de originele set-up kost en ontwikkelingskost groter. Indien je overstapt naar een moderner ontwikkelplatform zijn er ook kosten, maar dat is iets wat je heel makkelijk vijf tot tien jaar stabiel kan houden. Bovendien is er vaak “backwards compatbility” waardoor het migratieproces beperkt blijft.

Samengevat …

Een package is vaak de betere oplossing indien je bereid bent om bestaande processen eraan aan te passen en indien je het aantal customisaties beperkt kunt houden tot tien, maximaal twintig procent van de gewenste functionaliteiten.

Er is nu eenmaal geen “one size fits all”. Maar je kan je in dit verhaal wel door enkel basiscriteria laten leiden:

• Ga je met de IT-afdeling jouw onderneming innoveren om je te onderscheiden van de concurrentie of wordt het eerder ondersteunen met standaardfunctionaliteiten?
• Probeer te matchen met bestaande applicaties en bekijk synergieën.
• Weeg de geleverde functionaliteiten van een package af tegenover de nodige functionaliteiten in je organisatie: blijf onder de twintig procent customisaties!
• Denk op lange termijn en probeer de totale kost in te schatten. Hou rekening met licentiekosten, migratiekosten, …
• Hoeveel eindgebruikers zullen er zijn? Maatwerk kan voordeliger zijn bij een hoger aantal.
• Informeer je over de opties en vraag raad aan leveranciers die beide oplossingen aanbieden, zij nemen een neutraler standpunt in.

Succes!

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Tobania (Strombeek-Bever)).

Meer info: 02/300.80.30 of www.tobania.be.