Tip 1. Debiteurenbeheer is een vak apart

Maak er dus een aparte taak van, en plan regelmatige overlegmomenten met je debiteurenbeheerder. Denk goed na over wie je aanstelt. Het spreekt voor zich dat een debiteurenbeheerder goed moet zijn met cijfers, maar hij moet ook klantvriendelijk, doortastend en geduldig zijn. Stel iemand aan met een hands-on mentaliteit, die niet bang is om de telefoon te nemen en afspraken te maken.

Tip 2. Screen je klanten

Het is altijd verstandig om te checken hoe solvabel nieuwe klanten zijn, bij voorkeur nog voor je een deal met ze sluit. Contacteer de Kamer van Koophandel, ga online en informeer je bij derden: misschien doet iemand uit je professionele kring al zaken met je potentiële klant. Hou ook je bestaande klanten nauwlettend in de gaten. Elk bedrijf kan vroeg of laat in de problemen komen. Een trouwe klant die plots langzamer gaat betalen, heeft misschien een cash flow probleem.

Tip 3. Betalen is betalen

Bepaal een redelijke betalingstermijn en wijk er niet vanaf. De gemiddelde betalingstermijn is dertig dagen. Hanteer dezelfde termijn voor al je klanten, hoe goed je ze ook vertrouwt, of hoe lang je ook al zaken met ze doet. Je professionele relatie met een bepaalde klant kan behoorlijke schade oplopen wanneer hij hoort dat een andere klant meer ‘rek’ op zijn betalingstermijn heeft gekregen.

Tip 4. Anticipeer

Bel je klant een tiental dagen voor de betalingstermijn verstrijkt op en informeer of hij alles goed ontvangen heeft en of de factuur klopt. Zo voorkom je latere discussies. Je vermijdt ook dat afnemers wachten tot de betalingstermijn bijna is verlopen en dan gaan protesteren tegen de factuur. Zolang de discussie loopt, wordt er niet betaald, wat nefast is voor je cash flow. Een ander voordeel van een telefoontje is dat je factuur weer bovenop de stapel komt te liggen.

Tip 5. Documenteer

Hoe informeel je relatie met klant ook is, toch kan je beter alle mails, briefwisseling en telefoons bijhouden of documenteren, voor het geval er later een geschil zou opduiken. Zorg ook dat afspraken over betalingen, voorschotten en termijnen duidelijk en ondubbelzinnig neergeschreven zijn in de officiële documenten zoals offerte, contract en verkoopovereenkomst. Vergeet geen duidelijke algemene voorwaarden op te nemen en verwijs ernaar in de officiële documenten en in de factuur.