Een boekhouder sluit het gebruik van een software-pakket zeker niet uit. De boekhouder vervult een centrale functie voor zelfstandigen en ondernemers. Hij is de bevoorrechte tussenpersoon bij contacten met deAdministratie, en vooral ook een adviseur. Managers investeren in hun boekhouding om een beter zicht te krijgen op hun activiteiten en om de betalingen van klanten en aan leveranciers efficiënt op te volgen. Precies daarvoor schaffen meer en meer ondernemers boekhoud-software aan en investeren ze in adviezen en begeleiding door hun fiduciaire.

Welke boekhoud-software?

Een boekhoudpakket moet eerst en vooral gebruiksvriendelijk zijn en voldoende breedgaand om continuïteit in de toekomst te garanderen. Het moet modulair inspelen op de evolutie in de bedrijfsnoden. In de aanvangsperiode opteren veel bedrijven voor een basisprogramma, maar er is veel kans dat hun noden geleidelijk aan evolueren. En dan wordt het misschien noodzakelijk om een module toe te voegen voor het beheer van voorraden en bestellingen of om een analytische functie in te bouwen … Bij de aankoop van software onderzoekt u dus best of die opties mogelijk zijn.

Lokaal of in de cloud?

Beide oplossingen bestaan. Maar als u uw boekhouding in de cloud bijhoudt, krijgt u een aantal onbetwistbare voordelen extra. Het eerste is ongetwijfeld de toegankelijkheid: overal en op elk tijdstip zijn de gegevens beschikbaar. Bovendien krijgt uw fiduciaire dezelfde mogelijkheid en kan zij documenten met u delen. De samenwerking tussen beide actoren wordt zo een stuk eenvoudiger en makkelijker. In tegenstelling tot veel geruchten, is de bescherming van de cloud-gegevens heel degelijk.

Overleg met boekhouder

Het is belangrijk om van bij het begin met de boekhouder vast te leggen wat ieders taken zijn, welke vervaldagen gelden en vooral hoe de communicatie verloopt. De meeste software-pakketten werden ontworpen om de samenwerking tussen fiduciaire en klant optimaal te laten verlopen.

Vandaag zijn er nieuwe dialoogmogelijkheden dankzij het succes, de evolutie en de ontwikkeling van software-pakketten, tablets en smartphones. Sommige vendors bieden zelfs een uitwisselingsplatform voor samenwerking aan dat de toegang en de uitwisseling van documenten vergemakkelijkt.

De kracht van een dergelijk platform is de verbinding tussen de fiduciaire, zijn klant en alle boekhoudkundige en wettelijke documenten van het bedrijf. Een dergelijk portaal maakt het niet alleen mogelijk om documenten op te slaan en uit te wisselen, maar om tegelijk doelgericht en continu contact te houden met uw boekhouder. Het is een nieuwe tool in een tijd van efficiënte interconnectiviteit.

De klant/ondernemer kan al zijn aankoopfacturen naar het portaal uploaden of e-mailen zodat de boekhouder ze nog op dezelfde dag kan behandelen. Voorts krijgt hij toegang tot een gratis facturatiemodule, krijgt hij berichten omtrent de betalingsvervaldagen van de BTW en kan hij in detail de gegevens van de BTW-aangifte zien. In de kalender en het takenbeheer vindt hij al zijn afspraken en opdrachten terug alsook de boekhoudkundige vervaldata. Dankzij het archiveringssysteem heeft hij overal en op elk moment toegang tot alle stukken uit het boekhouddossier. Hij kan tevens zijn betalingen beheren en naar de bank verzenden terwijl voortdurend en constructief overleg met zijn fiduciaire mogelijk blijft.

De fiduciaire wordt er dan weer automatisch van verwittigd als er nieuwe aankoop- en verkoopfacturen klaar staan. Coderingen kunnen automatisch worden voorgesteld. De fiduciaire kan ook probleemloos bij alle extra informatie die de klant heeft ingevoerd. Vermits de klant toegang heeft tot de gratis facturatiemodule, leidt een en ander naadloos tot een automatische doorvoer in zijn boekhouddossier, zodat BTW-aangiftes en bijhorende rapporten als balans, aflossingstabel, saldi, … ter consultatie naar het portaal kunnen worden “gepusht”. Via het takenbeheer kan de fiduciaire de klant om bepaalde bewijsstukken verzoeken. Indien die in het portaal klaar staan, wordt hij daarvan automatisch verwittigd.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met WinBooks (Louvain-La-Neuve/Kontich)

Meer info: 03/844.78.98 of https://www.winbooks.be.