Onderstaand sommen we zeven redenen op waarom we nog steeds op papier blijven printen. Inclusief een paar tips hoe we dat toch wat kunnen beperken of een pak efficiënter aanpakken. En dat is wat we toch willen bereiken.

1.Het werkproces is nog ingericht op papier.

Om maar gelijk met de misschien wel belangrijkste oorzaak te beginnen. Veel bedrijven zijn nog op papiergebruik ingericht. Denk aan facturerings- en correspondentie-adressen die bij menig bedrijf nog altijd niet gedigitaliseerd zijn. Of het gemak waarmee dossiers worden uitgeprint ter voorbereiding van een vergadering. Inventariseer binnen de organisatie welke processen gedigitaliseerd kunnen worden en start bij de quick wins.

2.Lezen van een scherm gaat 30% trager dan van papier.

Wetenschappers kwamen tot de vaststelling dat mensen sneller van papier lezen. Inmiddels blijkt dat dit veelal een generatieprobleem is. Jongeren zijn meer gewend van scherm te lezen dan ouderen. Oefening baart kunst dus. En er zijn inmiddels trainingen voorhanden waarmee je snel van het scherm leert lezen. Of we laten het gewoon op zijn beloop en de “jongere” generatie gaat vanzelf minder printen. Maar dat lijkt niet het goede voorbeeld.

3.De printer staat in de buurt.

Er was een tijd dat op bijna elk bureau een printer stond. Die tijd is, althans in België, grotendeels voorbij. Maar ondanks dat printers voor centraal gebruik tegenwoordig misschien al verder weg van de gebruiker staan of met verschillende afdelingen worden gedeeld, helpt dat niet echt bij het ontmoedigen van het papierverbruik. En kijk daarbij ook naar het gebruik van kleuren-printers en dubbelzijdig afdrukken. Zorg ervoor dat het echt wat moeite kost om te printen zodat iedere medewerker daarmee nog bewuster de afweging maakt al dan niet zijn documenten af te drukken of, nog éénvoudiger, stel met de software van de printer de gebruiksrechten juist in. Niet iedereen hoeft op A3 te kunnen printen of meer dan 50 pagina’s per dag in kleur te printen. Een kleine moeite maar groot resultaat.

4.Gewoonte, routine of een ander emotioneel argument.

“Als ik een document uitprint, dan heb ik een mooi geheugensteuntje. Ik kan me beter concentreren op papier of uit gewoonte print ik grote documenten altijd uit”. Om maar een paar argumenten te noemen die medewerkers vaak gebruiken voor hun papierverbruik. Niets lastiger dan gedragsverandering. Dus, zorg ervoor dat de werkplek of vergadering zo wordt ingericht of georganiseerd dat deze gewoontes doorbroken kunnen worden. Of dat het steeds moeilijker wordt om deze routines aan te houden.

5.Met een papierloos kantoor verdwijnen ziel en menselijkheid op het werk.

Opgeruimd maar zielloos. Dat blijft voor veel professionals nog altijd een onbewust gevoel te zijn waarom papier op kantoor thuis hoort. Uiteraard is dat makkelijk aan te passen met andere zaken. Kleur op kantoor, planten en bloemen, kunst of foto’s, een TV-scherm met mooie video’s. Een karaf water op tafel, een schaal met fruit. Genoeg alternatieven om het kantoor ziel en menselijkheid te geven. Papier is helemaal niet nodig!

6.Mijn documenten zijn makkelijker vindbaar op mijn bureau.

Wat als medewerkers geen eigen bureau meer hebben? Steeds meer organisaties zijn overgestapt naar flex-werken. Dat helpt enorm in het terug dringen van papiergebruik. Je kunt tenslotte niets of nauwelijks meer iets achterlaten op een bureau dat morgen door een ander wordt gebruikt.

7.Het bedrijf is niet of nauwelijks milieubewust.

Als een bedrijf een cultuur heeft waarin duurzaamheid gepromoot wordt of langzamerhand in de genen zit, maakt de medewerker geen vrienden als er grote hoeveelheden papier worden afgedrukt. Zorg er dus voor dat iedereen zich bewust is van het milieu.

Energiebesparing, elektrisch rijden en/of openbaar vervoer stimuleren, duurzame catering. Allemaal voorbeelden van duurzame besparingen die ook besparing op papiergebruik kunnen stimuleren. “Think before you print” is natuurlijk het minste wat je kunt doen met de vermelding onder binnenkomende e-mails.

Aanvaard de digitalisering als een algemeen gegeven. Dan kan iedereen ook echt profiteren van de vele voordelen. Wordt het papierloze kantoor dan toch ooit werkelijkheid? (T.L.)

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met OKI Systems (Belgium) N.V. (Vilvoorde)

Meer info: 02/257.45.20 of www.oki.be.