In een ideale situatie krijg je minstens evenveel geld binnen als je er uitgeeft. Maar in de praktijk eisen je leveranciers om steeds eerder betaald te worden en hebben je klanten de neiging om je later te betalen (als ze al betalen!). Gevolg: als het ogenblik is aangebroken om aan je verplichtingen te voldoen, heb je onvoldoende cash! Maar je hebt een belangrijk middel in handen om daar verandering in te brengen: je facturen. Hoe beter die zijn opgesteld, hoe groter de kans dat je op tijd betaald wordt. Om vooruitgang te boeken volstaat het soms om enkele goede gewoontes aan te nemen!

Verplichte vermeldingen op je factuur

Voor de lay-out van een factuur bestaan er in België geen regels, maar bepaalde informatie moet er wel opstaan:

• Jouw gegevens (naam, adres en ondernemingsnummer) en die van je klant.
• Een omschrijving en de hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten.
• De prijs exclusief BTW, het BTW-percentage en het BTW-bedrag (indien van toepassing).
• Het totaalbedrag, dus inclusief BTW.
• De factuurdatum en (eventueel) de leveringsdatum.
• Het volgnummer van de factuur.

Wat dit laatste betreft, hoef je echt niet met 1 te beginnen of elk jaar de teller weer op 1 te zetten. Je klanten hoeven niet te weten dat ze je eerste of tiende factuur van het jaar hebben ontvangen. Maar het moet wel een unieke nummering zijn, continu en zonder onderbreking.

Niet echt verplicht, maar een sterke aanrader …

… zijn je bankgegevens! Een kwestie van gezond verstand, maar een gewaarschuwde ondernemer is er twee waard. Als je betaald wil worden, kan de vermelding van je bankrekening zeker geen kwaad. Zet er zeker ook de vervaldatum van de factuur op. En waarom niet ook de eventuele boetes als je factuur te laat of helemaal niet betaald wordt? Ze kunnen je klant aansporen om op tijd te betalen. Staan die bepalingen in het lang en het breed in je algemene verkoopvoorwaarden? Voeg die dan systematisch toe aan je facturen. Denk er ten slotte aan om het bestelbonnummer of een andere referentie voor de boekhouding van je klant te vermelden. Als die een computerprogramma voor de betalingen gebruikt, bestaat de kans dat hij je factuur sneller verwerkt.

Verlies geen tijd en vermijd fouten

Iedereen maakt al eens een foutje, maar als het om een factuur gaat, kan een vergissing je vele weken vertraging kosten. Controleer dus je factuur vóór je ze verstuurt. Heb je ondanks alles toch een fout opgemerkt? Neem dan zelf contact op met je klant om het document te corrigeren. Bedenk wel dat je een factuur niet kan schrappen of vervangen. Ook als het om een groot bedrag gaat, is proactiviteit nuttig. Om je klant erop te wijzen hoe belangrijk de factuur voor jou is, bel je hem even en vraag je hem of hij de factuur goed ontvangen heeft.

Verzorg lay-out en verzending

Iedereen haat tijdverlies. Vermijd dus dat je klant naar noodzakelijke informatie moet zoeken. Maak het hem zo makkelijk mogelijk met een goed leesbare factuur. Zet de belangrijkste gegevens bijvoorbeeld in vetjes: het te betalen bedrag, de vervaldatum en je bankrekening. Nog iets om in het oog te houden: de verzending. Je factuur per e-mail versturen is vaak handiger, maar geef dan eerder de voorkeur aan een PDF-bestand boven een Word-document, dat kan worden gewijzigd.

Welkom in het digitale tijdperk

Een Excel-tabel is heel geschikt om je facturen op te stellen, maar waarom zou je niet investeren in een facturatieprogramma? Dergelijke software is flexibel, gemakkelijk te gebruiken en voordelig, kortom: je ideale bondgenoot om tijd te winnen en efficiënt te werken. Door je klantenbeheer te automatiseren, factureer je altijd op tijd, bespaar je op print-, archiverings- en verzendingskosten, kan je personaliseerbare modeldocumenten gebruiken, enz. Het is ook mogelijk om de betaling van je facturen on-line te volgen en automatisch herinneringsbrieven te versturen. Dus waarom zou je er geen gebruik van maken?

Verlies onbetaalde facturen niet uit het oog!

Met een correct opgestelde factuur heeft dit slechts zijdelings te maken, maar voor een gezonde cash-positie heb je er alle belang bij om geregeld na te gaan of al je facturen tijdig betaald worden. Loopt een klant achterstand op? Neem dan informeel en vriendelijk contact met hem op, want iedereen kan eens iets vergeten. Blijft je factuur onbetaald? Verstuur dan een eerste herinnering. Maar wees altijd hoffelijk om je commerciële relatie niet in gevaar te brengen. Nog geen effect? Verstuur dan enkele herinneringen en vermeld de boetes voor laattijdige of wanbetaling. En denk er altijd aan dat te laat betaling ontvangen nog altijd beter is dan … nooit!

Nog altijd geen betaling in zicht?

Als je klant doof blijft voor al je aanmaningen, moet je niet aarzelen om de nieuwe procedure voor het innen van handelsschulden toe te passen, die geldt sinds de zomer van 2016 (op basis van de zogeheten potpourriwet van 2015). De voordelen van deze procedure? Ze is transparanter, minder duur en sneller, omdat het om een “gewone” administratieve procedure gaat. Je mag rechtstreeks een gerechtsdeurwaarder inschakelen, zonder langs de rechtbank te gaan. Maar let op: dit werkt niet als je klant de vordering betwist of als je nog geld van een overheid te goed hebt.

Organiseer je facturatie!

Nog een laatste tip voor je facturatie: geef voorrang aan efficiëntie! Hou één dag per maand (of per twee weken) vrij om te factureren en herinneringen te versturen. Welke dag? Als je klanten op 30 dagen na het einde van de maand betalen, heb je er alle belang bij om je facturen vóór het einde van de maand te versturen. Een facturatieprogramma is ook heel nuttig om dergelijke interne procedures te automatiseren. Hoe dan ook, verlies nooit uit het oog dat een verzorgde facturatie een onbezorgd cashbeheer oplevert!

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Beobank N.V. (Brussel))

Meer info: 02/626.57.00 of www.beobank.be