Loonkosten optimaliseren? Er is meer mogelijk dan enkel de doelgroepverminderingen!

Wanneer men over payroll performance spreekt, denkt men vaak enkel en alleen aan de doelgroepverminderingen op werkgeversbijdragen. Maar is dat de enige manier om loonkosten te verminderen? Zeker niet: er bestaan ook andere pistes.

Laat ons voor de volledigheid het laatste nieuws qua doelgroepverminderingen er toch even bijnemen: deze RSZ-bijdrageverminderingen, die tot doel hebben werkgevers te stimuleren specifieke werknemerscategorieën in dienst te nemen, worden voortaan niet langer federaal maar regionaal geregeld:

  • Sinds 1 juli 2016 in Vlaanderen;
  • Sinds 1 juli 2017 in Wallonië;
  • Sinds 1 oktober 2016 in de regio Brussel.

De maatregelen hebben doorheen de tijd echter aan voordeel ingeboet. Het is daarom belangrijk andere pistes niet uit het oog te verliezen. Belgische bedrijven dragen immers, zoals u weet, één van de zwaarste loonkosten in Europa (Eurostat, september 2016).

Welke bijkomende mogelijkheden bestaan er dan? Het begint allemaal bij een uitbreiding van de analyse van uw payroll door ook de fiscale loonlasten in rekening te brengen. We zetten vijf tips op een rijtje om zeker niet uit het oog te verliezen:

1. Zijn de fundamenten van het huis wel goed gelegd?

De doelgroepverminderingen zijn aantrekkelijk en zorgen voor positieve discriminatie tussen werknemers. Meer nog: het laat toe niet-verschuldigde bijdragen van de afgelopen drie jaar terug te vorderen. Dit indien de betreffende gegevens foutief of gewoon niet werden ingegeven in de payroll. Maar: uw personeel bestaat toch niet enkel uit werknemers die behoren tot deze doelgroepcategorieën? Bestaan er voor de andere werknemers dan geen mogelijkheden tot loonkostoptimalisaties? Uiteraard wel!

«Misloopt u geen belangrijke besparingen in uw loonberekening?»

De vraag is vooral of u uw loonberekening voor de totaliteit van uw personeel wel optimaal toepast. De verschillende rubrieken van de loonfiche bevatten immers een schat aan besparingsopportuniteiten. Een grondige doorlichting en validering van de berekeningsbasis kunnen besparingen op lange termijn opleveren.

De doelgroepverminderingen zijn immers erg situationeel en hebben een tijdelijk karakter. Optimalisaties binnen de loonrubrieken hebben invloed op lange termijn, zonder dat de loontrekkende daar structureel iets van merkt in zijn loonfiche. Bent u zeker dat u geen belangrijke besparingen misloopt?

2. Optimalisatie van sociale loonlasten: interessant voor zowel werkgever als werknemer

De optimalisatie van sociale loonlasten levert zowel besparingen op voor de werkgever als een verbetering van het netto-loon van de werknemer. Het is aldus een krachtiger instrument dan de toepassing van de doelgroepverminderingen.

Door de berekeningsbasis van de bijdragen te optimaliseren, kan de werknemer vaak voor eenzelfde bruto-loon een beter netto-loon krijgen: een ware verademing voor werkgevers die werknemersloyauteit wensen te ondersteunen en dit zonder bijkomende budgettaire injectie.

Zo’n stijging van het netto-loon heeft voorts een effect op lange termijn. Het draagt bij tot een goed, efficiënt loonbeheer: geen gegoochel met representatiekosten of andere complexe constructies: beide partijen genieten van een geoptimaliseerde verloning.

3. Mis de besparingen op de fiscale loonlasten niet!

Een handgreep uit de vele mogelijkheden: de gedeeltelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers, ploegenarbeid, nachtarbeid en overuren …

«Deze vrijstelling van bedrijfsvoorheffing laat bedrijven toe competitief te zijn t.a.v. nationale en internationale sectorgenoten»

Deze maatregelen houden rekening met de werkorganisatie en lange termijninvesteringen. Ze zijn van toepassing op een groter aantal werknemers en structureler dan de doelgroepverminderingen.

4. De payroll van een onderneming optimaliseren houdt ook in deze juridisch veilig te stellen

Een jager waakt er altijd over dat zijn wapen goed werkt: hij demonteert het, kijkt het na, vooraleer het terug te monteren. Hetzelfde geldt voor uw payroll: het loont de moeite deze te deconstrueren, alle rubrieken na analyse terug samen te stellen en er voor te zorgen dat:

  • er geen fouten door de mazen van het net glippen en dat elke RSZ-bijdrage toegepast wordt op een correcte berekeningsbasis;
  • dat de parameters van het payroll systeem van uw sociaal secretariaat afgestemd zijn op uw onderneming. Zo niet wordt enkel de loonkost betaald, zonder de ondernemingsorganisatie in vraag te stellen alsook de aanwerving van werknemers;
  • dat de onderneming geen enkel risico loopt in geval van controle, door interpretatiefouten binnen een steeds uitgebreider en evoluerend sociaaljuridisch dossier. Denk bijvoorbeeld aan de sociale en fiscale waardering van voordelen in natura, of aan de belasting van bepaalde werktijden.

«32 rubrieken nagaan per loonfiche, voor een onderneming met 200 werknemers, van toepassing op elke maand van de afgelopen 5 jaren: dat zijn bijna 384.000 loonrubrieken na te kijken en te valideren. Een titanenwerk, maar het loont»

Zo’n audit van alle loonrubrieken heeft tot doel de huidige werkwijze van de onderneming in vraag te stellen, rekening houdend met eventuele beperkingen. Dit houdt in uw payroll te vergelijken met sectorreferenties evenals best practices. Zo’n inspanning vereist specifieke vaardigheden en een goed begrip van de interne en externe bedrijfsvoering evenals de sociaal secretariaten …

5. Het uitvoeren van dergelijke correcties op sociale en fiscale loonlasten zijn een meerwaarde voor de interne payroll-verantwoordelijken

Het herzien van de verloningspolitiek in zijn geheel is leerrijker dan het louter toepassen van de doelgroepverminderingen. Het stelt payroll verantwoordelijken in staat verloningsmechanismen beter te beheersen en er in dialoog mee te treden met het sociaal secretariaat.

Door de vlotte doorvoering van de aanbevelingen stijgen de competenties van de payroll medewerkers en de dossierbeheerders van het sociaal secretariaat.

Het is door de samenwerking tussen deze verschillende actoren dat men besparingen op lange termijn bereikt.

(Laurie Pilo, managing director Benelux, Ayming)