Je organisatie verbeteren en efficiënt werken invoeren, begint bij de werkplek organiseren, of het nu gaat om een magazijn, werkplaats of kantoor. Wanorde op de werkplek leidt tot ergernissen, inefficiëntie en productiviteitsverlies. Dat de tijd ontbreekt om op te ruimen, houdt weinig steek gezien een propere werkomgeving net tot tijdswinst zal leiden. Wie een steuntje in de rug nodig heeft, kan rekenen op de 5S-methode, die op een systematische manier voor een opgeruimde werkplek zorgt.

5S-methode

De 5 S’en staan voor scheiden, sorteren, schoonmaken, systematiseren en standhouden. Eerst maak je een onderscheid tussen spullen die je wilt bijhouden en andere die je van de hand wil doen. Daarna komt het sorteren: wat je dagelijks nodig hebt, blijft in de buurt, ander materiaal mag verder weg een plekje krijgen. In een magazijn bijvoorbeeld, kan je daarvoor de ABC-methode volgen, waarbij A verwijst naar artikelen die het meest worden gebruikt, terwijl B- en C- artikelen hoger of achterin het magazijn kunnen worden bewaard. Dankzij slim voorraadbeheer - met behulp van de nieuwste software - kan deze goed georganiseerde voorraad just-in-time worden aangevuld op basis van de vraag.

Na een grondige schoonmaakbeurt van de werkplek volgt het systematiseren. Dankzij kleurcodering of andere visuele hulpmiddelen maak je het eenvoudiger om alles ook echt opgeruimd te houden. Op kantoor bijvoorbeeld zijn opbergbakjes het hulpmiddel bij uitstek om spullen ordelijk binnen handbereik te hebben. Verschillende kleuren per thema maken alles nog overzichtelijker. De laatste stap is het standhouden. Daarvoor kan een regelmatige controle van het systeem nodig zijn, zeker in het begin tot alles na een tijdje een goede gewoonte wordt. Voor de werkplaats is het bijvoorbeeld van groot belang om het onderhoudsplan goed te blijven uitvoeren, zodat alle machines in optimale staat blijven.

Beleid en management

Een organisatie efficiënter maken, vraagt echter niet alleen om een doordachte inrichting, maar ook om slimme beleidsingrepen. Twee factoren die daarbij niet uit het oog mogen worden verloren, zijn het time management en het werkplezier. Ze zijn bovendien met elkaar verbonden. Wie het gevoel heeft zijn tijd nuttig en slim te besteden, zal minder last hebben van stress, met meer plezier werken én productiever zijn. Flexibiliteit kan daarbij een grote rol spelen. Werken in de cloud stimuleert de trend van telewerken, waardoor de werknemer minder tijd verliest in het verkeer en de verhouding tussen werk en vrije tijd beter in balans blijft.

Daarnaast heeft het weinig zin om te focussen op multi-tasken. Het menselijk brein is er niet voor gemaakt om verschillende taken tegelijk efficiënt uit te voeren. Algemeen beschouwd verliest men hierdoor meer tijd dan men wint. Als werkgever stimuleert men beter het slim rangschikken van prioriteiten en het efficiënt halen van deadlines. Daarvoor kan het geen kwaad om in een aantal hulpmiddelen te investeren, denk maar aan agenda’s, planborden, memo’s, etc.

Efficiëntie dankzij procesoptimalisatie

Wil je een nieuwe projectmethodiek introduceren? Dan is er de keuze uit tal van methodes om de procesoptimalisatie in goede banen te leiden. Lean, Scrum en Kaizen zijn daarbij enkele van de bekendste. Een gouden raad is alvast om niet te snel te willen gaan. Kies weldoordacht een methodiek en voer die op mensenmaat in, zodat de hele organisatie meekan in het verhaal.

Alvorens eraan te beginnen analyseer je natuurlijk eerst welke processen aan verbetering toe zijn. Denk bijvoorbeeld aan de planning, de interne informatieverspreiding of de manier waarop wordt vergaderd. Maar één van de meest essentiële processen blijft toch het aankoopproces. Zowel in de kwaliteit, levensduur als garantie van dit proces is meestal nog heel wat efficiëntiewinst te halen. Zo nemen secundaire aankopen te veel tijd in beslag en kost een overdaad aan ad hoc-aankopen op termijn handenvol geld. Digitaal bestellen via een directe koppeling met een leverancier is één van de oplossingen die tot een efficiënter aankoopproces kunnen leiden, en dus ook tot substantiële besparingen.

Vaak kan dankzij kleine aanpassingen op het vlak van beleid, processen of organisatie dus een pak productiviteitswinst worden gehaald. Werk daarom niet méér, maar slimmer en efficiënter!

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Manutan N.V. (Brussel))

Meer info op manutan.be/efficientwerken of 02/583.01.01.