Starten en voorbereiden

• Ruim uw papier op - U bespaart veel tijd en moeite door eerst overtollig, verouderd en onnodig papier te verwijderen alvorens aan uw digitaliseringsavontuur te beginnen. Wees meedogenloos: Heeft u die onkostenaangifte uit 1993 nog nodig?
• Kies voor minder papier - Als u opteert voor digitale documenten van banken en andere leveranciers zult u de aanvoer van nieuw papier dat moet gescand en gearchiveerd worden beperken. Laat facturen en andere documenten naar u mailen en niet via de post versturen.
• Plan digitaal - Het formaat is niet het enige verschil tussen digitale en papieren archivering - de structuur moet vaak veranderen. Bekijk even hoe u uw papieren documenten heeft gearchiveerd en denk na over hoe het digitaliseren van uw documenten dit zou kunnen verbeteren. Misschien bewaart u momenteel bijvoorbeeld papieren bestanden in dozen en per jaar, maar geeft u de voorkeur om ze digitaal per klant te archiveren.
  

Uw digitale archiefsysteem organiseren en beheren

• Structureer uw submappen - Door tijd te nemen om uw nieuwe digitale archiveringssysteem in kaart te brengen, vermijdt u later items te moeten verplaatsen in het digitaliseringsproces. Organiseer uw bestanden met consistente namen en voorzie in submappen met tags of trefwoorden. U zou ze kunnen opsplitsen per maand - voorbeeld: facturen> 2019> mei - of ze onderbrengen in submappen rond uw werk - voorbeeld: klant> project> facturen.
  
• Back-up is essentieel - Gebruik cloud-opslag voor uw digitalisering en u heeft overal toegang tot uw bestanden zonder het risico van verlies als gevolg van papieren documenten of fysieke back-ups.
  
• Archiveer duidelijk - Rommelige digitale bestanden kunnen net zo frustrerend zijn als uitpuilende schappen met papieren bestanden. Als projecten of documenten niet langer nodig zijn, zet dan hele mappen inclusief submappen over naar een archief. Op deze manier blijven ze toegankelijk, maar staan ze niet in de weg.
  

Maak van digitalisering een routine

• Automatische actie - Scan elk belangrijk papieren document terwijl u ermee bezig bent. Maak een gewoonte van voortdurend digitaliseren en versterk uw werkroutine.
• Scannen en recycleren - Van zodra u fysieke documenten heeft gescand, gooit u ze in de recyclagepapierdoos, tenzij u ze absoluut nodig heeft. Door ze te recycleren, blijft uw thuiskantoor opgeruimd en doet u de planeet een groot plezier.
• Herbekijk en vernieuw uw aanpak - Als het papier weer begint op te stapelen, neem dan de tijd om uw proces te controleren. Beoordeel waarom items niet meteen kunnen gescand of gerecycleerd worden en verfijn uw archiefsysteem.
  

Praktische scan-overwegingen

• Basisprincipes bij het kopen van scanners - Dubbelzijdig scannen is essentieel voor het digitaliseren van opgeslagen papieren. Een scan-resolutie van 300 dpi biedt vaak voldoende details voor het scannen voor thuiskantoren, tenzij gedetailleerde dia's of foto's gebruikelijk zijn. Als u een achterstand moet opruimen, verwerkt een automatische documentinvoer een hele stapel pagina's, terwijl u zich over andere taken bekommert.
• Overweeg mobiliteit en opslag - Scanners zijn in alle maten en formaten beschikbaar. Sommige scanners zijn ontworpen om onderweg mee te nemen, waardoor ze ideaal zijn voor mobiele professionals. Anderen zijn geschikt om netjes in een lade te worden opgeborgen, waardoor het thuiskantoor overzichtelijk blijft.
• Zoek OCR - OCR-software (optische tekenherkenning) maakt geprinte woorden bewerkbaar, waardoor digitalisering mogelijk wordt. U kunt dan op een later tijdstip documenten lokaliseren door op uw systeem naar de inhoud te zoeken.
  

Het converteren van papieren bestanden naar digitale formaten zal in de toekomst belangrijker worden en is beter voor het milieu.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Brother International (Belgium) N.V. (Groot-Bijgaarden))

Meer info: 02/746.41.11 of http://www.brother.be.