BioBest, onderdeel van BioFirst, is vanuit Westerlo actief in meer dan dertig landen. Het bedrijf produceert onder meer hommels voor bestuiving en nuttige insecten en mijten die in de glastuinbouw worden ingezet om plagen biologisch te bestrijden. Jaarlijks worden vanuit België bijna een miljoen hommelnesten gekweekt.

Die activiteiten maken het commerciële proces relatief kennisintensief. Tijdens gesprekken met telers en distributeurs verzamelen sales-medewerkers informatie over onder meer teeltplanning, mogelijke plagen, leveringen, eerdere afspraken en nieuwe commerciële mogelijkheden.

Vooralsnog kon een deel van die informatie verspreid raken over persoonlijke notities, e-mails en agenda's. BioFirst wil meer van die kennis structureel beschikbaar maken binnen de organisatie, zonder van sales-medewerkers te verlangen dat ze na ieder klantgesprek uitgebreide CRM-administratie uitvoeren.

BioBest gebruikt daarvoor Donna, een AI-oplossing die zich richt op ondersteuning van field sales-medewerkers. De toepassing kan medewerkers voor een afspraak van relevante informatie voorzien en informatie na een gesprek verwerken.

Sales-medewerkers kunnen met Donna communiceren via een voice-to-voice gesprek, een ingesproken notitie of chat. Na een klantbezoek kan de medewerker bijvoorbeeld mondeling toelichten wat besproken werd en welke acties moeten worden uitgevoerd.

Donna zet die informatie vervolgens om in onder meer samenvattingen, actiepunten en klantinzichten. Die gegevens worden gekoppeld aan SAP Sales Cloud.

Het CRM-systeem moet daardoor sneller worden aangevuld met actuele informatie uit klantgesprekken. Collega's kunnen de historiek van een klant raadplegen, afspraken opvolgen en zien welke acties nog moeten worden uitgevoerd.

De toepassing moet vooral de tijd verkleinen die commerciële medewerkers aan administratie besteden. Tegelijk wil BioBest de kwaliteit en beschikbaarheid van klantgegevens verbeteren.

Dat is volgens het bedrijf onder meer relevant vanwege de specifieke kenmerken van de tuinbouwsector. Telers werken met seizoenen, levende producten en omstandigheden die snel kunnen veranderen. Informatie uit een klantgesprek kan daardoor op een later moment bepalend zijn voor advies, levering of een nieuwe commerciële opportuniteit.

Door gesprekken gestructureerder vast te leggen, wordt klantkennis bovendien minder afhankelijk van één individuele accountmanager. Wanneer een andere medewerker een klant overneemt of mee aan een dossier werkt, is de voorgaande communicatie via het CRM terug te vinden.

Gebruiksgemak speelt daarbij een belangrijke rol. BioBest is internationaal actief en werkt met verschillende markten en verkoopskanalen. De AI-toepassing moet daarom zoveel mogelijk aansluiten bij de bestaande manier van werken van commerciële medewerkers.

De implementatie bij BioBest illustreert tegelijk een bredere ontwikkeling binnen zakelijke software: generatieve en conversationele AI wordt steeds vaker gebruikt als interface tussen medewerkers en bestaande bedrijfssystemen.

In plaats van gegevens uitsluitend via formulieren en velden in een CRM-systeem in te voeren, kunnen medewerkers informatie in natuurlijke taal aanleveren. AI verwerkt die input vervolgens tot gestructureerde gegevens die in bestaande applicaties terecht komen.

Voor BioBest ligt de eerste toepassing bij het structureren en opvolgen van commerciële informatie. De combinatie van Donna en SAP Sales Cloud moet zo zowel de administratieve belasting voor sales verminderen als de interne beschikbaarheid van klantkennis vergroten.

Meer info: 014/25.79.80 of https://www.biofirstgroup.com