Covid-19 zorgt voor een regen aan vakbeursannulaties. Daarmee zien bedrijven de kans om hun aanbod op een internationaal forum te introduceren, aan hun neus voorbijgaan. FIT bleef echter niet bij de pakken neerzitten en organiseert virtuele initiatieven op maat. “De eerste resultaten zijn veelbelovend”, aldus Jeroen De Vuyst, head of department Trade Fairs & Events bij FIT. “Bovendien is hybride - fysiek en digitaal gecombineerd - hét concept van de toekomst”, zo luidt het.

In 2020 werd 80% van de vakbeurzen in de FIT-agenda geschrapt en ook de eerste helft van 2021 ziet er weinig rooskleurig uit. Maar de sector past zich aan: veel beursorganisatoren schakelen - al dan niet tijdelijk - over op een digitaal alternatief. Bovendien zet ook FIT zelf alle zeilen bij om het gemis op te vangen, door o-nline of hybride acties op te zetten.

Schot in de roos

De eerste virtuele trefdagactie die FIT in oktober organiseerde in Oost-Azië, lijkt alvast een schot in de roos. Als alternatief voor de SIAL-voedingsbeurs in Parijs kregen potentiële inkopers in Tokio, Peking, Shanghai, Guangzhou, Taipei en Seoel een uitnodiging om via een digitaal platform kennis te maken met Vlaamse voedingsproducten. Met dat doel stuurden negentien Vlaamse bedrijven productstalen naar de Aziatische FIT-kantoren. Resultaat: in totaal 187 inkopers van 117 Aziatische bedrijven schreven zich in, wat leidde tot ruim 400 aanvragen voor sales-gesprekken.

“Ondertussen hebben ruim tweehonderd van die gesprekken effectief plaatsgevonden, maar er komen er nog elke dag bij”, zegt Michèle Surinx, deputy director Trade East Asia bij FIT. “In landen zoals Zuid-Korea en Japan moeten inkopers immers eerst uitgebreid intern overleggen vóór ze groen licht krijgen voor een B2B-gesprek”.

Maar de resultaten gaan breder. Michèle Surinx: “Sommige Chinese en Zuid-Koreaanse inkopers namen, puur op basis van de toegestuurde catalogus in hun eigen taal, zelf contact op met bepaalde Vlaamse exporteurs. Zij hebben het event dus zelfs niet afgewacht”.

Veelbelovend voor een eerste initiatief dat als try-out bewust kleinschalig was gehouden. Het hoeft niet te verwonderen dat FIT in het voorjaar een grootschaligere vervolgactie organiseert.

Elkaar versterken

In Japan ging de virtuele trefdag gepaard met een lokale, fysieke mini food-beurs. “We nodigden de inkopers uit voor live productpresentaties door FIT, georganiseerd in veilige timeslots”, zegt Dirk De Ruyver, Vlaamse Economische Vertegenwoordiger van FIT in Japan. “Zo goed als alle 25 timeslots zaten onmiddellijk vol. Groot voordeel: in een een-op-een gesprek kan je direct en gericht bevragen wat de inkoper precies zoekt”.

Daarna volgde een digitale kennismaking tussen inkopers en exporteurs, gefaciliteerd door FIT. Dirk De Ruyver: “We geven advies aan exporteurs hoe ze dit contact het beste aanpakken. Zo verkiezen Japanse zakenlui een introductie per e-mail boven een on-line meeting, dat is iets wat je moet weten”.

Jeroen De Vuyst gelooft sterk in de combinatie van een kleinschalig, live-evenement - aangepast aan de lokale coronamaatregelen - met een digitaal communicatieplatform. “Ook na corona belooft dit het concept van de toekomst te worden”, zegt hij. “Fysiek en on-line kunnen elkaar versterken. Als bedrijven nu op de digitale trein springen, zijn ze vertrokken voor de komende jaren”.

Op maat van de markt

Niet elke markt leent zich echter voor zo’n initiatief als in Azië. Jeroen De Vuyst: “Duitse inkopers bijvoorbeeld laten zich niet zo snel overtuigen om naar een productpresentatie te komen. Daarom zet FIT nu als alternatief voor de Internationale Zoetwarenbeurs (ISM) in Keulen een gerichte, gepersonaliseerde mailing-campagne met productstalen op in heel Duitsland, Zwitserland en Oostenrijk. Dit combineren we met een actie voor de Duitse vakpers”.

Voor de geannuleerde technologiebeurs South by Southwest (SXSW) in de VS pakt FIT het dan weer anders aan. “SWSX is een heus festival met allerlei randactiviteiten, waar we normaal ook Vlaanderen als regio in de kijker zetten”, vertelt Jeroen De Vuyst. “Daarom tekenen we daar niet alleen present op het on-line event, maar zetten we ook in op een gerichte persactie én een virtuele bierproeverij. Zo bekijkt FIT per regio, land en markt wat de mogelijkheden zijn”.

Spring op de trein van de digitale events – 3 tips

#1 Aarzel niet en schrijf u in voor digitale events (van FIT en andere).

Geef FIT de kans de brug te slaan tussen u en potentiële buitenlandse aankopers. Wil u deelnemen aan een event dat niet door FIT georganiseerd is? Ook daarvoor staan we u bij met advies en technische support.

#2 Bezorg FIT zo veel mogelijk informatie over uw product.

Info over de unieke eigenschappen en hoe het gebruikt wordt, bij voorkeur in de taal van de inkopers, kan het verschil maken. Voor voedingswaren kunnen eenvoudige recepten een grote meerwaarde zijn.

#3 Stuur voldoende representatieve stalen op.

Inkopers nemen graag meerdere stalen mee voor collega’s. In deze corona-tijden is het bovendien veiliger om stalen meer dan anders te vernieuwen. Stuur ook voorbeelden mee van de winkelpresentatie.

Meer algemene tips over deelname aan virtuele events vindt u op www.flanderstrade.be.