Voor bedrijven geldt hetzelfde principe: belangrijke keuzes, zeker op het vlak van IT, neem je best op basis van een goed doordachte strategie. Daarbij hoort een specialist die het grotere geheel overziet en een plan uitwerkt. Want eenmaal gemaakte technologische keuzes zijn vaak moeilijk te keren. Een masterplan dat het toekomstige IT-landschap in kaart brengt én de bedrijfsprocessen optimaliseert, is dus geen overbodige luxe. Net als bij een verbouwing gaat het om een integrale aanpak: hergebruik waar mogelijk, breng structuur aan en werk doelgericht.

Wat is een masterplan?

Een masterplan is een blauwdruk voor het selecteren en integreren van processen en systemen (zowel intern als extern – we zijn immers ook geconnecteerd met leveranciers en klanten) nu en in de toekomst. Een masterplan is te vergelijken met het plan dat je architect uittekent voor je verbouwing: een architect zet jouw visie om in een concreet en haalbaar plan waar je jaren plezier aan hebt. Werk je zonder goede visie en plan, dan krijg je de befaamde ‘Vlaamse koterij’.

Het plan voor een verbouwing is als de vervanging van een ERP-pakket dat aan vervanging toe is omdat de leverancier het niet meer ondersteunt. Doe je simpelweg een migratie op basis van je buikgevoel, dan laat je de kans op optimalisaties verloren gaan. Bovendien is het moeilijk om de keuze terug te draaien. Als je daarentegen goed je huiswerk maakt en onderzoekt welk ERP-pakket aansluit op de geoptimaliseerde processen, wordt de nieuwe implementatie een stuk toekomstbestendiger.

Heeft jouw organisatie een masterplan nodig?

Maak misschien zelf een denkoefening door volgende vragen voor je eigen organisatie te beantwoorden:

• Heb je een goed overzicht van alle IT systemen en processen?

• Hoe goed zijn de huidige IT systemen voorbereid op toekomstige groei?

• Zijn er gebieden waar je het gevoel hebt dat je IT en bedrijfsprocessen niet optimaal op mekaar zijn afgestemd?

• Tegen welke knelpunten loop je aan die de organisatie vertragen?

• Heb je een helder beeld van de grootste verbeterkansen op gebied van proces en IT?

• Hoe bepaal je welke investeringen/optimalisaties het meeste waarde opleveren? Hoe belangrijk is het om de juiste prioriteit te bepalen?

• hoe zorg je ervoor dat deze projecten de juiste scope hebben en effectief uitgevoerd worden?

Geven de antwoorden op deze vragen je een ongemakkelijk gevoel? Dan ben je misschien aan een masterplan toe.

Een masterplan slaat de brug tussen je strategische doelen en de technische en organisatorische implementaties die toelaten die doelen te bereiken. Iedere onderneming heeft diverse IT-projecten lopen maar ook andere op de ‘To Do’ lijst. Een masterplan zorgt ervoor dat er consistentie is tussen de verschillende projecten, dat ze elkaar niet voor de voeten lopen of elkaar tegenwerken en met de juiste prioriteit worden opgepakt.

Wat zijn de voordelen van een masterplan?

Een masterplan bevat zowel het toekomstig technologielandschap als de geoptimaliseerde business processen. Een masterplan heeft daardoor het voordeel dat er een integratie is tussen business en IT om zo bij te dragen aan de organisatiedoelen. Het hebben van een dergelijke langetermijnplanning met duidelijke prioriteiten zorgt ervoor dat ondernemingen proactief beslissingen kunnen nemen. Verder stroomlijnt het masterplan de processen en verlaagt het de complexiteit in IT-oplossingen.

Bij het opstellen van het masterplan investeer je tijd om grondig na te denken over waar je heen wil, maar dat verdien je dubbel en dik terug door een plan voor de lange termijn. Je houdt rekening met toekomstige groei, schaalbaarheid en veranderende omstandigheden. Dat zijn voordelen die je niet krijgt bij een quick fix.

Daarnaast bespaar je ook kosten. Doordat alle projecten op elkaar afgestemd zijn, en er op voorhand is nagedacht over de beste oplossing voor jouw situatie, moet je minder investeren. Je voorkomt dubbel gebruik en moet minder kosten maken voor bijvoorbeeld de integratie van diverse systemen. Denk opnieuw aan een verbouwing: zonder goed plan, moet je na een paar jaar misschien zaken weer aanpassen omdat de verbouwing je toch niet bevalt.

Dankzij een masterplan beperkt een onderneming ook haar risico’s. Door op voorhand na te denken en te documenteren ga je minder fouten maken.

Wat zit er allemaal in een masterplan?

In een masterplan leg je diverse zaken vast. Uiteraard de bedrijfsarchitectuur zelf: de doelstellingen van de onderneming, de organisatorische structuur en de processen. Omdat technologie onmisbaar is om de doelen te helpen bereiken, teken je hier ook uit welke softwaretoepassingen je nodig hebt en hoe je diverse toepassingen met elkaar integreert. Wanneer ACOMPANY een bedrijf zijn masterplan helpt opstellen, kijken we altijd naar wat er allemaal al voorhanden is aan software. Daarbij proberen we zoveel mogelijk zaken te hergebruiken: “if it ain’t broken, don’t fix it” is hier de juiste aanpak. Zo hebben we onlangs een bedrijf aardig wat kosten bespaard door NIET voor een nieuw ERP-systeem te gaan. Het bedrijf had een heel goede planningssoftware en kon die verder blijven gebruiken. Vanuit een ‘best of breed strategy’ hebben we geadviseerd om eerst een CRM-systeem toe te voegen omdat hier het meest waarde te winnen viel in plaats van een full-blown groot (en duur) ERP-systeem.

Een roadmap is een vast onderdeel van een masterplan. Deze roadmap is een specifieke tijdslijn met mijlpalen om de visie te realiseren, en is bijzonder gedetailleerd en operationeel, en geeft aan wat wanneer klaar moet zijn. Een roadmap combineert technologische implementaties, procesverbeteringen, organisatieoptimalisatie met juiste prioriteiten in functie van waarde en afhankelijkheid. Zo kan je de verandering sturen, en de juiste budgetten vrijwaren. Dankzij een roadmap heb je vanaf dag 1 transparantie.

Hoe pak je het maken van een masterplan aan?

Bedrijven pogen soms zelf dat masterplan te maken. Maar eigenlijk is het een stiel apart, die je best door specialisten laat begeleiden. Een agency als ACOMPANY kent het klappen van de zweep en brengt ervaring mee, opgedaan bij andere bedrijven uit diverse sectoren. Bovendien kennen wij de technologiemarkt door en door, wat ons toelaat gericht te werk te gaan en iedereen tijd en geld te besparen.

We starten altijd met een aantal workshops om de situatie te leren kennen en de ambities vast te leggen, en bij diverse afdelingen de processen en pijnpunten te capteren. Op basis van deze input werken we een aantal scenario’s uit waarin we ook een aantal technische oplossingen voorleggen, net als een mogelijk budget. Dankzij onze ervaring kunnen we daar een goede inschatting van maken.

Afhankelijk van de complexiteit van de onderneming kan een masterplan op één tot twee maanden klaar zijn, waarbij we zo weinig mogelijk tijd vereisen van de klant.

Door samen te werken met een gespecialiseerde partner, zoals ACOMPANY, kunnen organisaties profiteren van expertise en inzichten die anders moeilijk toegankelijk zijn. Een masterplan is geen overbodige luxe; het is een strategisch instrument waarmee bedrijven sneller, slimmer en sterker kunnen opereren.