Vanaf 1 januari 2026 moeten alle BTW-plichtige ondernemingen in België hun B2B-facturen elektronisch en in gestructureerd formaat uitwisselen via het Peppol-netwerk. Klassieke papieren facturen of PDF’s zijn voor B2B dan niet langer geldig. De overheid voorziet in een korte overgangsperiode maar koppelt daar stevige sancties aan: boetes kunnen oplopen tot 5.000 euro per overtreding

In deze aflevering van dVO bUZZ, de podcast van dVO - de Vlaamse Ondernemer, legt Frederic Marcillaud van regtech- en e-facturatiespecialist Finturi uit wat Peppol precies betekent voor ondernemers, welke risico’s er zijn voor wie niet tijdig schakelt en waarom vooral kleine zelfstandigen en KMO’s de komende weken actie moeten ondernemen.

Peppol als nieuwe standaard

Peppol zorgt ervoor dat facturen niet langer via e-mail worden verstuurd als PDF maar als gestructureerd bestand dat automatisch in de boekhouding kan worden ingelezen. De Belgische overheid maakt dit systeem vanaf 2026 verplicht voor alle B2B-facturatie.

Factureren aan particulieren kan voorlopig nog via papier of PDF maar elke onderneming moet wel Peppol-facturen kunnen ontvangen.

Boetes én cashflow-risico’s

Volgens Marcillaud zijn de boetes niet het grootste risico - al lopen ze op tot 1.500 euro voor een eerste inbreuk en tot 5.000 euro voor herhaling. Veel gevaarlijker is het feit dat:

• facturen die niet via Peppol worden verstuurd, niet meer betaald zullen worden,
• bedrijven zonder Peppol-aansluiting geen facturen meer kunnen ontvangen,
• daardoor reële cashflow-problemen kunnen ontstaan.

Groot deel van bedrijven nog niet klaar

Een opvallend aandeel van Belgische bedrijven is vandaag nog niet geregistreerd op Peppol of weet niet dat ze wél al geregistreerd zijn (bv. via hun boekhouder). Daarom raadt Marcillaud aan om onmiddellijk een Peppol-check te doen.

Finturi biedt hiervoor een eenvoudige on-line controle aan. Ondernemers kunnen vervolgens via een laagdrempelige inbox/outbox-oplossing Peppol-facturen versturen en ontvangen, zonder dat ze hun bestaande manier van werken volledig moeten omgooien.

Kleine ondernemers zoeken eenvoud

Veel kleine bedrijven factureren vandaag nog met Word, Excel of papieren bonnetjes. De overstap naar Peppol lijkt daardoor complex. Finturi speelt daarop in door een eenvoudige Peppol facturatie-tool aan te bieden die:

• niet vraagt om een volledig nieuw boekhoudpakket,
• werkt zoals ondernemers het gewend zijn,
• tegelijk voldoet aan alle wettelijke verplichtingen.

Vooruitblik: e-reporting tegen 2028

De verplichting van 2026 is slechts de eerste stap. Tegen 2028 wordt in België ook real-time BTW-rapportering via Peppol ingevoerd, waarna Europa richting een volledig gestandaardiseerd systeem tegen 2030 evolueert.

Drie stappen voor ondernemers

Volgens Marcillaud moeten ondernemers vóór januari:

1. Controleren of ze een Peppol-ID hebben
2. Een oplossing kiezen om Peppol-facturen te versturen en te ontvangen
3. Het proces testen vóór de deadline

Wie dat nu doet, vermijdt boetes en legt een fundament voor verdere digitalisering van zijn financiële administratie.