JMS is een holdingmaatschappij die een tiental dealers van BMW, Landrover en Alfa Romeo in portefeuille heeft. Eén van deze dealers is BMW Jorssen, die met haar vestigingen in Aartselaar en Schoten (België) één van ’s lands grootste BMW dealers is.

De centrale boekhouding van de vestigingen wordt gevoerd op het hoofdkantoor in Aartselaar, maar het zijn de decentrale vestigingen die de aankopen doen en dus ook de facturen ontvangen. Eenmaal de facturen vanuit de vestigingen werden doorgestuurd naar de hoofdzetel, had men geen zicht meer op de status van de factuur en kon men de betreffende leveranciers niet meer te woord staan.

In haar zoektocht naar een geschikte oplossing voor dit probleem kwam JMS terecht bij Infomat en maakte er kennis met haar Document Management oplossing Corsa ECM. Al snel bleek dat Corsa precies kon bieden wat JMS zocht: een oplossing voor het probleem en een rechtstreekse link met haar bestaand financieel pakket.

De vestigingen scannen nu de binnengekomen facturen in in Corsa, waarna de boekhoudkundige gegevens automatisch van de factuur worden afgelezen door middel van OCR en in het financiële systeem worden geregistreerd. Corsa Extractor kan immers de inhoud van een factuur lezen, zelfs zonder dat het de lay-out van de factuur kent, een sterk staaltje technologie!
Wanneer de factuur is ingelezen in het financiële systeem, zorgt de Corsa Workflow ervoor dat de factuur ter goedkeuring bij de juiste mensen of afdeling terechtkomt. Dit proces is zeer eenvoudig in te stellen, waardoor de software zich volledig kan aanpassen aan de bestaande goedkeuringsprocessen binnen iedere organisatie.

Wat het pakket interessant maakt voor JMS is dat het te allen tijde de transparantie biedt waar iedereen nood aan heeft. Alle ingescande documenten zijn beschikbaar binnen Corsa, maar kunnen ook rechtstreeks via het financiële pakket van JMS bekeken worden. Corsa is geen eindpunt voor JMS, maar werkt juist als accelerator: op dit moment worden er plannen gemaakt om ook de autodossiers te digitaliseren.