Snelheid, alertheid, flexibiliteit, kwaliteit en goede klantrelaties zijn de succescriteria voor KMO's. Dankzij hun specialisatiegraad en hun persoonlijke relatie met de klant hebben deze organisaties in veel marktsegmenten vaak een streepje voor op grote multinationals.

Met operational efficiency als wapen gaan KMO's succesvol de vele uitdagingen aan waar ze tegenwoordig voor komen te staan: een internationale markt, een moordende concurrentie, de druk van grote spelers, voorschriften en bepalingen en een genadeloos veranderingstempo. Allemaal zaken die duurzame groei normaal gesproken in de weg zouden staan.

KMO's moeten zo efficiënt mogelijk zijn om competitief te blijven, financiering aan te trekken, de beste medewerkers aan te werven, de beste leveranciers met de meest gunstige financiële voorwaarden te vinden, de marges op te drijven, nieuwe inkomstenbronnen aan te boren en klanten te veroveren op nieuwe markten.

Enkel KMO's die kwalitatieve producten commercialiseren aan een competitieve prijs kunnen hun voordeel doen met de mondialisering.

Wanneer internationalisering en consolidatie troef zijn, mag een KMO zich niet uit de markt laten duwen door grotere of nieuwe spelers wegens een gebrek aan operationele efficiëntie.

Met behulp van automatisering wordt de onderneming beter beheerd en verhoogt haar winstgevendheid.

Maar hoe kunnen KMO's excelleren op operationeel vlak, en hoe kan automatisering-software hen daarbij helpen?

1. Workflows automatiseren

Trage, inefficiënte, gefragmenteerde workflows waarbij veel fouten worden gemaakt omdat alles handmatig wordt gedaan, moeten plaats maken voor coherente, geïntegreerde en efficiënte workflows die meer dan ooit zijn geautomatiseerd.

Alleen dan kunnen een aantal belangrijke doelstellingen worden gehaald. De handmatige inspanningen die voor procesbeheer en administratie vereist zijn, kunnen dan bijvoorbeeld sterk worden teruggedrongen.

Bovendien helpen geautomatiseerde workflows bedrijven om schaarse resources vrij te maken voor taken die bijdragen aan de winst.

Vaak hebben KMO's simpelweg ook niet de mensen om snel en rendabel tegemoet te komen aan opgelegde regels. Door bijvoorbeeld elektronische aangiftes bij de overheid grotendeels te automatiseren, kunnen KMO's hun boekhoudkundige en wettelijke verplichtingen correct nakomen met een minimum aan administratieve kosten.

2. Exacte bedrijfsinformatie als basis voor beslissingen

KMO's moeten voor hun planning en besluitvorming kunnen uitgaan van één geldige set bedrijfsgegevens.

Alleen als betrouwbare en coherente bedrijfsinformatie tijdig beschikbaar is, kunnen verspillende acties, fouten en klachten van klanten worden voorkomen.

Wie de actuele status van een bedrijfsproces op elk gewenst moment kan inzien, kan de inspanningen bovendien optimaal afstemmen op de behoeften.

Ook inzicht in de bestedingspatronen en de ervaringen van klanten vormen een hulp bij het streven om consequent aan de verwachtingen van de markt te voldoen.

3. Resource-beheer op een hoger niveau

KMO's moeten de beschikbare, vaak schaarse middelen zo doelmatig mogelijk inzetten. Of het nu om mensen of om bedrijfsmiddelen gaat, ze moeten de juiste activa op het juiste moment en op de juiste plaats kunnen benutten om tekorten en overschotten, maar ook kostbare leegloop te voorkomen.

Door de voorraad te verkleinen en de voorraadrotatie te versnellen, maken ze bovendien kapitaal vrij en dringen ze eventuele magazijnkosten terug.

4. Sneller en flexibeler reageren

KMO's moeten hun workflows snel en flexibel kunnen aanpassen aan veranderingen in hun omgeving.

Als de behoeften op de markt fluctueren, moeten ze hun planning, productie en leveringsmodel daarop kunnen afstemmen.

Ook de concurrentie brengt steeds sneller nieuwe producten tegen een lagere prijs op de markt. Alleen als bedrijven voorbereid zijn op onverwachte gebeurtenissen, worden ze er nooit door verrast.

KMO's kunnen de loyaliteit en het vertrouwen van hun klanten vergroten door flexibeler en directer met ze om te gaan dan concurrenten die voor dump-prijzen werken.

Ze moeten een zekere meerwaarde creëren, bijvoorbeeld in de vorm van handige self-service portalen of één helder loket voor klachten.

Of door producten en diensten te ontwikkelen die beter aansluiten op de klant en die verschillen van de concurrentie.

5. Ruimte voor nieuwe processen

KMO's hebben oplossingen nodig waarmee ze makkelijk kunnen inhaken op nieuwe manieren van zakendoen, die zich tegenwoordig eigenlijk altijd op Internet-snelheid afspelen.

Ze moeten op een solide en rendabele manier aansluiting zoeken bij e-business waardeketens, zodat ze goederen en diensten zonder geografische beperkingen kunnen verkopen.

6. Intensiever samenwerken

KMO's kunnen hun voordeel doen met de mogelijkheden van collaborative business, waarbij leveranciers, partners en klanten samenwerken om aan de verwachtingen van de hele waardeketen te voldoen.

Bedrijven die rendabeler willen werken en hun vleugels willen uitslaan, moeten zowel intern als extern hulpmiddelen samen brengen en flexibel samenwerken met partners om dingen te presteren die noch zij, noch hun partners afzonderlijk zouden kunnen verwezenlijken.

KMO's dienen ook in een mobiele toegang tot de informatie te voorzien, ongeacht het tijdstip of de plek waar bevoegde medewerkers zich bevinden.

Het delen van gegevens verlaagt niet alleen het risico op fouten, maar doet ook alles sneller gaan. Een medewerker hoeft dezelfde informatie niet verschillende keren in diverse computerprogramma's in te voeren.

Wanneer een verkoper bijvoorbeeld een nieuwe bestelling invoert, zijn de aankoop- en productiediensten meteen op de hoogte.

Dat helpt niet alleen om de bestelling tijdig te leveren, maar ook om de voorraad tot een minimum te beperken en de beschikbare mensen en bedrijfsmiddelen optimaal te gebruiken.

Omgekeerd hoeft een medewerker niet een ronde van het kantoor te doen om een specifiek rapport te vinden of moet hij geen resem computerprogramma's openen om een stukje informatie te zoeken.

7. Uitbesteding

KMO's moeten taken uitbesteden die niet onder hun kernactiviteiten vallen. Bedrijven die hun uitbesteding op een intelligente en gecontroleerde manier aanpakken, worden productiever en alerter, terwijl hun interne werkdruk en kosten teruglopen.

Natuurlijk moet deze uitbesteding daarbij zo worden opgezet dat de kwaliteit van processen, goederen en diensten toeneemt en dat klanten de ontwikkeling uiteindelijk als positief ervaren.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met SAP Belgium-Luxembourg. Meer info: (0)0800/50.550.550 of www.sap.com/belgie/sme).