Het begin van het jaar is een goed moment om eens kritisch naar de boekhouding te kijken... Want cijfers bijhouden in Excel kost waarschijnlijk teveel tijd en moeite. In het kader van de professionalisering van een bedrijf is on-line boekhouden helemaal geen slecht idee. Want on-line boekhouden begint immers pijlsnel aan populariteit te winnen. Maar wat houdt on-line boekhouden nu precies in?

Het verschil tussen een boekhouding op de eigen computer en boekhouden on-line is bij velen onbekend. Een andere naam is Internet-boekhouden. De naam zegt het al, men gaat boekhouden via Internet.

Men verricht boekingen op een website en dus niet via een software-pakket op de eigen computer.

Bij traditioneel boekhouden installeert men software via een CD of een gedownload bestand op de eigen computer. De gegevens die men invoert worden op de eigen computer opgeslagen. Na gebruik maakt men een back-up die men veilig bewaart.

Bij on-line boekhouden wordt de software voor de gebruiker bij een Internet-provider geïnstalleerd. Het programma wordt via het Internet opgestart. De gegevens die men invoert worden bij de provider opgeslagen en dagelijks via een back-up veilig gesteld.

Voordelen on-line boekhouds-software

• On-line boekhouden is gebruiksvriendelijk en verschaft gemak.
  
  Het voeren van een on-line boekhouding is gebruiksvriendelijk.
  
  Eén van de grootste voordelen is de directe opstart : ingewikkelde installatieprocedures behoren tot het verleden.
  
  Wat je nodig hebt is een ADSL-Internet-verbinding en een standaard-browser zoals Internet Explorer of Safari.
  
  Bovendien zijn updates en support inbegrepen in het abonnement: dus geen geknoei meer via CD's of FTP.
  
  Je boekhouding is bovendien 24/7 van eender waar ter wereld te raadplegen. Je werkt dan ook bij waar en vooral wanneer je dit zelf wil.
  
  Tot slot maak je je facturen direct in het on-line boekhoudpakket, dat vermindert overbodig werk !
• On-line boekhouden is gericht op nauwe samenwerking met uw accountant
  
  Je boekhouder/accountant kijkt via je on-line boekhouding over je schouder mee om je administratie te controleren.
  
  Hij kan je helpen met tips & tricks om je administratie slim in te richten.
  
  Je geeft hem daarvoor toestemming en spreekt samen een geschikte rolverdeling af. Dat scheelt een hoop papierwerk en tijd.
  
  Want alleen via on-line oplossingen gaat je boekhouder/accountant daadwerkelijk tijd besparen en kan hij je optimaal adviseren bij je bedrijfsvoering.
• On-line boekhouden is veilig.
  
  On-line boekhouden is veilig. Je besteedt de beveiliging uit aan professionals.
  
  Leveranciers geven providers immers enkel het recht hun software te hosten als zij aan strenge veiligheidseisen voldoen.
  
  De servers waarop de boekhouding wordt gehost, behoren dan ook tot de best beveiligde machines. Het is voor anderen dan ook niet mogelijk bij je administraties te komen én er worden dagelijks back-ups van gemaakt.
  
  Uiteraard kun je ook zelf een back-up maken en op je eigen PC bewaren.
• On-line boekhouden is snel.
  
  Als je over een goede Internet-verbinding beschikt, is een on-line boekhoudprogramma even snel als een lokaal administratief product.
• On-line boekhouden biedt extra-functionaliteiten.
  
  Handige nieuwspagina's, unieke tools, on-line helpfuncties, handige cockpit ... een on-line boekhoudoplossing is volledig gericht naar de toekomst.
  
  Veelal zijn er ook integraties met andere web services zoals fiscale databases, automatiseren van data-input of scanning-services , mogelijk.

Goede pakketten hebben bovendien de mogelijkheid om een gratis proef-account aan te maken. Je test dan eerst het programma en beslist daarna of on-line boekhouden iets is voor jou.

Wordt de accountant/ boekhouder zoals we die nu kennen dan overbodig? Neen dus! De rol van zijn functie verandert echter wel: hij evolueert naar de status van boekhouder/accountant 2.0 .

Zijn insteek zal een adviserende en meer specialistische rol zijn om de ondernemer optimaal te ondersteunen bij zijn bedrijfsvoering. En daar kan het bedrijfsleven alleen maar beter van worden.

Het is duidelijk : Internet-boekhouden heeft de wind in de zeilen. De voordelen zijn dan ook divers. Met name voor kleinere bedrijven, typisch tot twintig werknemers, is on-line boekhouden een bijzonder aantrekkelijke oplossing.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Exact Software Belgium.

Meer info: www.makkelijkboekhouden.be).