Onderhoud is verplicht voor alles wat we hebben en doen, waarom dan niet voor uw enterprise collaboration-omgeving? De meeste projecten lopen af als het acceptatiedocument is ondertekend. In SharePoint-projecten ziet u dit ook regelmatig. In het begin, als uw medewerkers in de nieuwe omgeving beginnen te werken, verloopt alles vlot. Echter, na verloop van tijd kan deze collaboration-omgeving enkele gebreken beginnen te vertonen.

Vaak voorkomende problemen zijn:

• Trage responstijd van uw SharePoint-omgeving
• Een zoekfunctie die niet optimaal werkt
• Een doolhof aan deel-sites
• Te veel actieve data zonder archiverings-policy
• Een verminderd gebruik omdat de tool niet functioneert zoals verwacht
• Een gebrek aan goede veiligheid
• Vertragingen bij het beschikbaar stellen van nieuwe deel-sites wanneer iemand de verwachte responstijd niet respecteert.

Proactief zijn is de boodschap

U kan bovenstaande problemen vermijden als u gebruik maakt van een goede governance (bedrijfs)structuur. Maar wat is dat nu? Probeer een enterprise collaboration kit samen te stellen. Deze kit kan de collaboration environment op proactieve wijze ondersteunen, dit reeds wanneer de ontwikkeling start. Probeer een governance-eigenaar/manager aan te duiden. Deze persoon wordt eigenaar van het plan en organiseert maandelijkse/driemaandelijkse reviews. Op deze manier kan de werkelijkheid aan het plan worden afgetoetst.

Door deze proactieve aanpak, kan de collaboration-omgeving beter worden beheerd. Als resultaat zullen uw medewerkers graag van deze technologie gebruik maken.

De governance kit kan bestaan uit een duidelijke visie en plan van aanpak omtrent governance in uw omgeving, een gestructureerd plan en schema. Vervolgens heeft u ook nood aan een goede presentatie naar de verschillende gebruikers alsook een coaching-methodologie. Als laatste maakt de toolset ook deel uit van de governance kit. Deze toolset helpt u uw governance (bestuurswerking) beter te organiseren.

De rol van de governance manager kan bestaan uit:

• Eigenaar van het plan
• Zorg voor de besluitvorming
• Verantwoordelijke voor het organiseren van review meetings
• Zorg voor het updaten van het plan en het ter beschikking stellen aan de team-leden.

Governance met behulp van toolset

We hebben reeds een manager en een plan van aanpak. Nu hebben we nog een tool nodig om dit allemaal te verwezenlijken. Op de markt zijn tools voorradig om de enterprise collaboration-omgeving te beheren. Sommige tools zijn uitermate flexibel en bieden de mogelijkheid om de omgeving op een zeer makkelijke manier te organiseren. Zo weerspiegelt bijvoorbeeld uw SharePoint-omgeving uw steeds veranderende organisatie.

Voordelen van goed geïmplementeerd goverance-plan

De voordelen van een goed geïmplementeerd governance- plan zijn legio:

• Gelukkige eindgebruikers
• Een omgeving die up-to-date is
• Duidelijke verantwoordelijkheden voor de IT- en de business-afdeling
• Een omgeving met snelle responstijd
• Een zoekfunctie die werkt zoals het moet
• Een geïmplementeerd archiveringsplan
• Operationele excellentie in uw organisatie.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Tobania (Strombeek-Bever)).

Meer info: 02/300.80.30 of www.tobania.be.