Elke KMO streeft natuurlijk naar een optimale workflow, maximale efficiëntie en gestroomlijnde bedrijfsprocessen. Maar in de realiteit botst die elke dag weer op de limieten van de bestaande IT-infrastructuur. In de voorbije jaren ging er dan wel veel aandacht uit naar security en migratie naar de cloud, maar het printer-park werd vaak vergeten of genegeerd. Onterecht, want document-gerelateerde processen veroorzaken naar schatting 20% productiviteitsverlies bij werknemers. Een doorgedreven modernisering biedt dan ook oneindig veel mogelijkheden en een oplossing voor de meest courante problemen waarmee de gemiddelde KMO te maken krijgt.

Rechtstreeks mobiel afdrukken

Mark is account manager en staat in de file waardoor hij die levensbelangrijke vergadering mist. Net nu er een nieuw voorstel zou besproken worden met nieuwe potentiële klant. Een voorstel, tot in detail uitgewerkt, met het nodige cijfermateriaal en schitterende grafieken in kleur om een en ander te staven. Gelukkig kan collega Cindy inspringen, maar ze mist die overtuigende paper en ze krijgt geen toegang tot de werkmappen van haar collega. Anders kon ze die zelf wel even printen en overhandigen aan de klant. Wat nu?

Mark zet zich even aan de kant en geeft een print-opdracht via zijn smartphone via een Google Drive-verbinding. Hij gebruikt daarvoor een app ter ondersteuning van de ingebouwde printer-software.

Documenten converteren en uploaden/mailen

Robin van de boekhouding vraagt dringend naar een PDF-versie van het contract met die nieuwe klant. Omdat de deal pas rond is, ontbreekt echter een digitale versie. Inscannen dan maar? Helaas moet dat via de PC gebeuren via allerlei omwegen. Bijkomend probleem: de bestaande software scant alleen naar afbeeldingsformaten (bijvoorbeeld PDF, JPG, PNG, …) maar ondersteunt geen OCR-functionaliteit die de PDF doorzoekbaar en bewerkbaar maakt. Gevolg? Een hoop tijdverlies door het zoeken naar een omslachtige oplossing.

In een ideaal scenario scant verkoper Ivo het document rechtstreeks vanop de printer in PDF-formaat. En mailt hij het vervolgens vanop diezelfde printer naar de boekhouding. Geen tijd om naar de printer te wandelen? Dan doet hij dat gewoon op zijn smartphone met een bijgeleverde app. Die zet het om in het gevraagde bestandsformaat, slaat het op, verstuurt het via e-mail of bewaart het rechtstreeks in de cloud.

Geïntegreerde tekenherkenning

Ondernemer Bart runt een succesvolle KMO en staat op het punt om een lucratief contract te ondertekenen. Alleen valt de nieuwe contractant over een paar details en wil hij vandaag nog de deal afronden. Bart zou een werknemer aan het werk kunnen zetten met de nodige instructies, maar dat kost tijd en hij loopt het risico op nog meer fouten. Zelf aanpassen? Dan blijft zijn nieuwe zakenpartner nodeloos lang wachten.

Oplossing? Het document scannen op de printer en omzetten naar een bewerkbaar bestand. Via de interface van de printer of een mobiel toestel (smartphone, tablet, …) doet Bart de nodige aanpassingen en print hij het ook meteen. Staat het document in de cloud? Nog eenvoudiger, want dan opent hij het met de printer software om het te bewerken en af te drukken, op te slaan of te mailen.

Document management solution standaard aanwezig op MFP’s

De problemen waarmee KMO’s in bovenstaande praktijkvoorbeelden kampen, zijn gemakkelijk te verhelpen door de implementatie van multifunctionele printers. De meeste modellen zijn toegerust met software voor document management. Standaard en in sommige gevallen zelfs gratis. Die software is ideaal om documenten rechtstreeks te beheren via de printer: converteren, verzenden of uploaden. De mogelijkheden zijn quasi-onbeperkt.

Als KMO’s in de toekomst hun efficiëntie en productiviteit willen verhogen, maken ze dus best de overstap naar de slimme MFP. Bijkomend voordeel? Het gebruik van nieuwe technologie bevordert ook de motivatie van werknemers.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met OKI Systems (Belgium) N.V. (Vilvoorde)).

Meer info: 02/257.45.20 of www.oki.be.