Voor Indaver is transport uitgegroeid tot een volwaardig kernproces. De onderneming beschikt over een vloot van bijna 120 vrachtwagens en baat in België, Nederland en Duitsland verschillende transportbedrijven uit.

De logistieke processen van Indaver wijken af van een klassieke supply chain. Het bedrijf haalt afval- en materiaalstromen op bij klanten, verwerkt die en probeert materialen waar mogelijk opnieuw in te zetten in circulaire toepassingen.

De financiële afhandeling kan daarbij per stroom verschillen. Voor bepaalde materialen ontvangt Indaver een vergoeding terwijl het bedrijf in andere gevallen zelf betaalt voor grondstoffen of verwerkingsmogelijkheden.

Ook de bestemming van de goederen is niet altijd dezelfde. Sommige afvalstromen worden definitief en veilig verwerkt terwijl andere opnieuw als grondstof in een productieproces terecht komen. Dat vraagt om een logistiek systeem dat verschillende commerciële, operationele en wettelijke scenario’s kan verwerken.

De invoering van SAP S/4HANA Transportation Management, doorgaans afgekort tot SAP TM, werd als een greenfield-project opgezet. De oplossing maakt deel uit van een grotere transformatie naar SAP S/4HANA Cloud waarbij honderden medewerkers betrokken waren.

Indaver gebruikte SAP al voor verschillende bedrijfsprocessen. Door ook het transportbeheer binnen hetzelfde landschap onder te brengen, kunnen transportorders rechtstreeks worden gekoppeld aan andere operationele en financiële gegevens.

De keuze voor SAP TM moet daarnaast ruimte bieden voor toekomstige groei. Nieuwe transportbedrijven, bijkomende vrachtwagens of extra volumes kunnen binnen dezelfde omgeving worden opgenomen.

Voor de implementatie werd een groot deel van de transportplanning met Excel-bestanden uitgevoerd. Die werkwijze bood planners minder centraal overzicht en maakte het moeilijker om gegevens en wijzigingen onmiddellijk over verschillende systemen en teams te delen.

Met SAP TM beschikt Indaver over een geïntegreerd beeld van de beschikbare transportopdrachten, voertuigen en capaciteit. Daardoor kan de onderneming de inzet van haar eigen vloot beter plannen.

Eén van de doelstellingen is om de eigen vrachtwagens, waar mogelijk, eerst in te zetten voordat transportopdrachten aan externe vervoerders worden toegewezen. Een betere bezettingsgraad kan lege ritten beperken, de benutting van voertuigen verbeteren en de transportkosten beter beheersbaar maken.

De gecentraliseerde planning moet planners ook helpen om sneller in te spelen op wijzigingen, beschikbare capaciteit en operationele beperkingen.

Transport in de afvalverwerkende sector gaat gepaard met uitgebreide documentatie. Afhankelijk van het soort afval, het traject en de bestemming kunnen verschillende vergunningen, registraties en transportdocumenten vereist zijn.

Indaver moet volgens het bedrijf rekening houden met meer dan 35 soorten verplichte documenten. SAP TM wordt daarom niet alleen voor de planning maar ook als document management-omgeving gebruikt.

Documenten kunnen aan transportopdrachten worden gekoppeld en centraal worden beheerd. Dat moet de controleerbaarheid verhogen en het eenvoudiger maken om informatie beschikbaar te stellen bij interne controles of externe audits.

Indaver werkt daarnaast met digitale vrachtbrieven die aan officiële registratiesystemen worden gekoppeld. De geïntegreerde aanpak moet het risico op ontbrekende of foutieve documenten beperken en aantonen dat afvalstromen volgens de geldende voorschriften werden vervoerd en verwerkt.

Voor de implementatie werkte Indaver samen met Flexso. De SAP-partner ondersteunde de technische inrichting en de vertaling van de specifieke logistieke processen van Indaver naar het nieuwe platform.

De implementatie vereiste aanpassingen omdat de activiteiten van Indaver niet volledig aansluiten bij standaardprocessen voor productie- of distributiebedrijven. Het systeem moest rekening houden met verschillende materiaalstromen, contractvormen, bestemmingen, transportdocumenten en wettelijke verplichtingen.

De eerste fase van het project is inmiddels opgeleverd. Indaver en Flexso werken verder aan bijkomende uitrol en optimalisatie.

De volgende projectfases omvatten onder meer een verdere implementatie bij de Duitse activiteiten van Indaver. Daarnaast wil het bedrijf de planning, automatisering en gegevensuitwisseling verder verfijnen.

De schaalbaarheid van het systeem is belangrijk omdat Indaver rekening houdt met verdere groei. Bij de overname of oprichting van een transportbedrijf moeten nieuwe voertuigen, medewerkers en processen zonder een volledig nieuw IT-traject aan de omgeving kunnen worden toegevoegd.

De verdere digitalisering kan ook gegevens opleveren over onder meer bezettingsgraden, ritten, wachttijden, inzet van externe vervoerders en transportkosten. Die informatie kan worden gebruikt om de logistieke werking verder te optimaliseren.

Voor klanten moet de nieuwe werkwijze vooral leiden tot een betrouwbaarder en beter traceerbaar transportproces. Transportopdrachten, documenten en operationele gegevens worden binnen één systeem opgevolgd.

Dat kan de communicatie over de status van een ophaling of levering verbeteren en de kans verkleinen dat administratieve fouten het transport vertragen.

De invoering van SAP TM betekent voor Indaver daarmee meer dan de vervanging van Excel-bestanden. Het transportbeheer wordt geïntegreerd in de bredere digitale en operationele structuur van de onderneming waarbij planning, compliance en groei vanuit dezelfde omgeving worden ondersteund.

Meer info: 015/28.80.00 of https://www.indaver.com