Over het algemeen zijn goederen douaneplichtig en documenten niet. Let wel: de definitie voor een douaneplichtige zending verschilt van land tot land. In de Bahama’s is een foto een document, dus niet-douaneplichtig, maar voor Argentinië is diezelfde foto een douaneplichtige zending. In twijfelgevallen belt u best eerst even naar uw vervoerder.

Douanezendingen binnen de EU

Alle landen buiten de EU zijn natuurlijk douanegebieden. Tussen EU-landen is er in principe vrij handelsverkeer, vrij van douanerechten dus. In dat geval hebt u alleen een volledig ingevulde vrachtbrief nodig.

Belangrijke uitzondering: als een goed van een niet EU-land afkomstig is en “in transit” beweegt tussen EU-landen, is het toch douaneplichtig.

Binnen de EU zijn er ook uitzonderingsgebieden waar uw zendingen wel douaneplichtig zijn, bijvoorbeeld Ceuta (Spanje), Kanaaleilanden (VK), Nederlandse & Franse overzeese gebieden, ...

Hoe goederen vlot op hun bestemming te krijgen?

Informeer naar restricties voor vervoer of invoer in het land van bestemming vooraleer uw gaat versturen. Voor meer informatie over restricties, kunt u terecht op de “Market Access Database” van de Europese Commissie (http://madb.europa.eu/).

Op basis van de douanetariefcode en het importland kunt u alle informatie consulteren op de website. Voor elk land wordt een overzicht van de import procedures weergegeven.

Kent u de correcte douanetariefcode niet, geen nood. Het is mogelijk om dit op te zoeken op deze website (http://tarweb.minfin.fgov.be/).

De volledige factuur - een belangrijk onderdeel!

Bij al uw douaneplichtige zendingen voor buiten de Europese Unie moet een commerciële of pro forma-factuur zitten, in tweevoud. Indien het gaat om een commerciële zending met commerciële waarde, hebt u een commerciële factuur nodig. Voor niet-commerciële zendingen, volstaat een pro forma-factuur. Let wel: dit kan per land wel verschillen (voor Turkije bijvoorbeeld is altijd een commerciële factuur nodig).

Voor douane is het belangrijk dat u de factuur leesbaar (dus niet handgeschreven) en in het Engels opmaakt.

Vermeld telkens een duidelijke en volledige goederenomschrijving op uw factuur, gebruik niet enkel technische termen of coderingen. De juiste douanetariefcode vermelden is ook onontbeerlijk. Op de factuur vermeldt u altijd de volledige gegevens van uw bedrijf, inclusief telefoonnummer, contactpersoon, EORI-nummer en/of BTW-nummer. Idem voor de bestemmeling; volledige naam, adres en woonplaats, inclusief telefoonnummer en contactpersoon, moeten vermeld staan.

Wat de waarde betreft, hanteer altijd de reële waarde van de goederen op factuur. Maak verder ook melding van de correcte douaneregeling, met andere woorden het type export (zoals tijdelijke invoer, definitieve invoer, etc.), het correcte gewicht en de valuta.

Daarnaast dient u ook de correcte INCOTERMS® te vermelden (bijvoorbeeld EXW, DDP, …). INCOTERMS® of leveringsvoorwaarden zijn de afspraken die de gebruiken tussen handelaren (koper - verkoper) in koopovereenkomsten van goederen weergeven. De drieletter-INCOTERMS® beschrijven de taken, kosten en risico’s verbonden aan de levering van goederen door verkopers aan kopers. De 11 codes zijn opgedeeld in twee groepen, de eerste groep zijn deze van toepassing voor elk type transport, de tweede groep is enkel van toepassing op zeetransport en binnenvaart.

Verdere tips...

Zorg voor een correcte oorsprongsverklaring van de goederen op de factuur. De oorsprong is niet het land van verzending, maar het land van productie van de goederen. Dat herkent u aan “Made in ...”. Dat is erg belanrijk voor de invoerrechten die u misschien ten onrechte betaalt.

Afhankelijk van het soort goederen en van de bestemming moet u ook rekening houden met de vereiste certificaten, verklaringen en uitvoervergunningen. Het opmaken hiervan is de verantwoordelijkheid van de verzender.

Consulteer de “Market Access Database” van de Europese Commissie. Op de vrachtbrief kunt u de certificaten vermelden die u toevoegt.

Sommige landen eisen voor bepaalde goederen invoervergunningen van de ontvanger. De vereiste invoersvergunningen verschillen van land tot land en zijn de verantwoordelijkheid van de ontvanger.

Dus om problemen in het transportproces te vermijden, informeer u bij uw transporteur, bezoek de site van de Federale Overheidsdienst Douane & Accijnzen en de websites van de Europese Commissie. Dat voorkomt ongenoegen bij de ontvanger, vertragingen, boetes of inbeslagnames.

Een goede voorbereiding is half gewonnen!

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met DHL Express. Meer info: 02/715.50.50 of www.dhl.be/kmo).