Aan de basis van de voorspelde migratie naar de cloud liggen niet enkel technologische argumenten. Ook bedrijfseconomisch en -organisatorisch zijn er elementen die sterk in het voordeel van het cloud-model spreken. Zowat de helft van Microsoft’s nieuwe KMO-klanten die in e-mail oplossingen investeren, opteren nu al voor het cloud-aanbod, stelt Gunter Staes, product & solution marketing manager Office 365 bij Microsoft België.

Voortbouwen op BPOS

Office 365 is sinds medio 2011 in de markt. Hoewel reeds heel wat updates werden doorgevoerd (het gaat immers om een cloud-service, nvdr.), werd per 27 februari een flinke opwaardering doorgevoerd. Nieuwe klanten die inschrijven kunnen gebruik maken van de allerlaatste functionaliteit aanwezig in de laatste release van het Office-gamma.

Office 365 is opgebouwd rond vier componenten, met name Exchange Online (e-mail, kalender en contactpersonen), SharePoint Online (document-uitwisseling en collaboratie), Lync Online (communicatie via chat, telefonie of HD-videoconferencing) en de courante Office-applicaties. Naast Office 365 Professional Plus kunnen met Office Web Apps binnen Office 365 browser-gevarieerde varianten van Outlook, Word, Excel, PowerPoint en OneNote worden gebruikt. Die bieden niet de gekende mogelijkheden als de desktop-versies, maar volstaan ruimschoots voor het nakijken en aanpassen van documenten.

“Belangrijk voordeel van Office 365 is dat de klant niet langer voorafgaand in IT-infrastructuur hoeft te investeren. In plaats van een investeringskost krijgt hij te maken met een maandelijkse exploitatiekost per gebruiker. Ook het beheer van de hele IT-infrastructuur (upgrades, security, backups, …) wordt door de Microsoft verzorgd,” verduidelijkt Staes.

Groeiende marktmaturiteit

Voor KMO’s bleek in eerste instantie e-mail functionaliteit de voornaamste “driver” om een migratie naar de cloud in te zetten. Maar daar blijkt nu snel verandering in te komen. Ook SharePoint Online en Lync Online kunnen op een stijgende belangstelling rekenen.

Gunter Staes: “Vooral het externe beheer van bedrijfsdata zorgde bij menig KMO voor koudwatervrees ingeval van een mogelijke migratie naar de cloud. Nog steeds worden we geregeld geconfronteerd met de vraag: “Waar zijn mijn data?”. De Office 365-contracten verschaffen daarover een verregaande transparantie. De klant heeft ten allen tijde weet van waar zijn data zich bevinden. Het Microsoft Trust Center verschaft inzicht in hoe Microsoft met externe data omspringt. Als data-processor tekenen we voor een zo professioneel mogelijke dienstverlening, gestaafd door certificaten allerhande (ISO 27001, SOX-compliancy, EU model clauses, …). Het beveiligingsniveau dat Microsoft in zijn datacenters hanteert ligt veel hoger dan bij de modale KMO of topbedrijven”.

Die garantie heeft tot gevolg dat KMO’s makkelijker hun blik naar de cloud wenden. Maar naast het voordeel van het OPEX- versus het CAPEX-model en de schaalbaarheid van de cloud-oplossing, spelen ook een aantal andere factoren.

Kleine en middelgrote ondernemingen beschikken steeds minder over dure IT-expertise onder eigen dak. Bovendien vergen fenomenen als thuiswerken, telewerken en de steeds grotere mobiliteit van de medewerkers een andere aanpak en werkorganisatie.

Collaboration is key

Mobiliteit is het nieuwe ordewoord. De markt heeft behoefte aan betaalbare technologie waarmee medewerkers vanuit elke locatie kunnen opereren, met elkaar virtueel kunnen samen werken en steeds de benodigde gegevens kunnen opvragen en bewerken.

Met Lync Online, SharePoint Online, Exchange Online en Office 365 Professional Plus biedt Office 365 die mogelijkheden. De nieuwe Office werd overigens geoptimaliseerd voor touch zodat de applicatie prima werkt op Windows 8-tablets. Werken met Windows 7 via klavier en muis blijft evenwel mogelijk.

“SharePoint Online biedt aan alle stakeholders binnen en buiten de organisatie de mogelijkheid informatie op gecontroleerde wijze beschikbaar te stellen en te delen. Mogelijk is om op eenvoudige wijze team/project-sites aan te maken, die als platform voor de kennisdeling fungeren. Standaard biedt SharePoint Online 10 GB basisopslagcapaciteit, vermeerderd met nog eens 500 MB per actieve gebruiker. Bovenop krijgt elke gebruiker nog eens 7 GB voor gepersonaliseerde opslag ter beschikking, die doorgaans worden aangewend voor lokale opslag van werkdocumenten. Voorts kunnen alle verbonden devices worden gesynchroniseerd zodat ook off-line kan worden verder gewerkt. In geval van onheil heeft men nog steeds de versie in de cloud ter beschikking zodat backups eigenlijk ook overbodig zijn,” zo nog de product & solutions marketing manager.

SharePoint Online kreeg bovendien verregaande nieuwe functionaliteiten qua projectopvolging mee. Wizard-gewijs kunnen bovenop SharePoint kleine, optionele applicaties worden toegevoegd, die o.m. in werkopvolging tegen deadlines, de inrichting van een site-mailbox (applicatie die een groeps-mailbox provisioneert zonder tussenkomst van de IT-afdeling), asset-beheer en de ondersteuning van bijvoorbeeld wiki’s en blogs voorziet.

Lync Online vervolledigt het samenwerkingsmodel door communicatiemogelijkheden toe te voegen via chat, voice of HD-videoconferencing. Basis blijft de Instant Messenging/Chat-applicatie, maar ook voice- en webcam-chats via VoIP en on-line vergaderen met groepen mensen behoren tot de mogelijkheden. Met Lync-to-Phone kan met regulier telefoonverkeer worden gelinkt.

“Een nieuwe strategische “move” en verrijking wordt de integratie van Lync met Skype voor functies zoals peer-2-peer voice, chatten en presence-informatie,” beklemtoont Staes.

Microsoft telde in 2011, zoals bekend, 8,5 miljard USD neer voor de overname van on-line communicatiebedrijf Skype, met als bedoeling de functionaliteit van laatstgenoemde in een hele reeks Microsoft-producten te integreren.

IT-policy noodzakelijk

Omdat bedrijfsmedewerkers een groeiend aantal devices gebruiken, kan elke Office 365-abonnee de applicatie op vijf verschillende devices draaien. Duidelijk is dat KMO’s, die doorgaans nogal wat moeite hebben met het opstellen van een IT-beleid, echt werk zullen moeten gaan maken van een IT-policy. Office 365 maakt ook dit mogelijk voor de KMO.

Voor de bedrijfsmatige markt is de nieuwe Office 365 beschikbaar in drie uitvoeringen, met name Office 365 Small Business (bedrijven met 1 tot 10 werknemers), Office 365 Midsize Business (bedrijven met 11 tot 250 werknemers) en Office 365 Enterprise & Government (organisaties met meer dan 250 medewerkers).

De Small Business-versie is door Microsoft standaard verregaand geconfigureerd. Het zet kleine bedrijven aan tot het invoeren van een IT-policy aan de hand van een aantal eenvoudige vragen, waarvan de antwoorden in heel eenvoudige settings worden neergelegd. Slechts een beperkt aantal basiscustomisaties zijn toegestaan, typisch gerelateerd aan de wijze waarop een KMO IT binnen de organisatie wenst te gebruiken.

De Midsize Business-versie heeft Active Directory-functionaliteit aan boord, waarmee de veiligheid en performantie van alle toestellen binnen het bedrijf centraal kunnen worden beheerd. De Enterprise-versie gaat nog een stap verder en verleent onder meer toegang tot geavanceerde BI-mogelijkheden en verregaande ondersteuning rond compliancy.