Investeren in documentbeheer is in dit opzicht een lange termijnbeslissing. Het gaat erom een structurele oplossing te vinden die naar de toekomst toe een optimale dienstverlening kan waarborgen. Het komt erop aan zekerheden in te bouwen in het systeem en een partner te vinden die bereid is om binnen dit perspectief mee te denken.

De inbreng van de ISO-normen kan in dit opzicht een goede richtlijn zijn. Het beheer van documenten kan in die mate beveiligd worden dat tussen de eigenaar en de archiefbeheerder een strikt kader kan worden getekend. Precies die ISO-normen zijn tevens de opstap naar een lange termijnstrategie.

ISO-certificatie belangrijk

Archiefbeheerders die ISO/IEC-27001 gecertificeerd zijn, stellen zich van hun kant garant voor de continuïteit in de systemen van hun activiteiten. Ze zeggen hun klanten toe dat ze de hun toevertrouwde documenten ten allen tijde beschikbaar zullen houden. Wie eenmaal op basis van de gecertficeerde ISO-norm een contract heeft getekend met een archiefbeheerder weet zich dus verzekerd van een samenwerking die over meerdere jaren kan lopen. Wél is het zaak om binnen die continuïteitsafspraken toch de scoop van de garanties duidelijk af te lijnen. Het kan immers in vele gevallen alle richtingen uit en dat kan tot onverwachte toestanden leiden.

De archiefbeheerder staat overigens tevens borg voor de confidentialiteit en de integriteit van het materiaal dat in bewaring wordt gegeven. Die garanties lopen over de jaren heen. Problemen als personeelsverloop bij de klant als gevolg van pensionering of van interne verschuivingen zijn daarmee van de baan.

Kwaliteit dienstverlening steeds hoger

Maar er is meer. De snelle ontwikkelingen van de technologie laten nu al vooropstellen dat het beheer van documenten in de toekomst nog efficiënter zal kunnen dan nu al het geval is. ISO 9001 en ISO/IEC 27001 onderbouwen vandaag de kwaliteit van die dienstverlening en schrijven garanties uit dat de archiefbeheerder alles in het werk zal blijven stellen om de huidige standaard aan te houden en waar mogelijk nog te verbeteren.

Gespecialiseerde bedrijven doen daarbij een beroep op al hun werknemers en bieden hen de kans aan om in gepaste opleidingen en interne audits de kwaliteit van de dienstverlening nog verder te optimaliseren. Zowel intern als extern worden opleidingsmogelijkheden ingepland.

Het bedrijf dat daar bovenop ook nog de milieudoelstellingen van de ISO 14001-norm onderschrijft, biedt zijn klanten een breed raamwerk aan dat absolute zekerheden biedt.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Merak N.V (Mechelen)).

Meer info: 078/15.31.61 of www.merak.be.