Tender Portal werd in 2022 opgericht door Wouter Cools en Caroline Verstappen en is gespecialiseerd in overheidsopdrachten. De onderneming stelt experten ter beschikking aan overheidsorganisaties en lokale besturen die tijdelijk ondersteuning nodig hebben op hun aankoopdienst. Parallel begeleidt het bedrijf ook ondernemers die willen inschrijven op publieke opdrachten. Dankzij die dubbele focus bouwt Tender Portal bruggen tussen twee werelden die vaak ver van elkaar afstaan.

Detachering en expertise op maat

Tender Portal werkt voor een breed spectrum van overheden: van kleine gesubsidieerde V.Z.W.’s tot steden, gemeenten, nutsbedrijven en federale instanties. De opdracht varieert van het tijdelijk invullen van een aankoopdienst tot het uitwerken van complexe aanbestedingsdossiers. “We merken vaak dat lokale besturen nood hebben aan operationele ondersteuning, zeker wanneer er geen interne aankoopexpertise voorhanden is”, zegt mede-oprichtster Carolien Verstappen.

De consultants van Tender Portal hebben niet alleen juridische kennis, maar ook ervaring met de werking van lokale besturen. Daardoor kunnen ze snel meedraaien in organisaties én “best practices” overzetten tussen verschillende klanten. “Onze rol gaat vaak verder dan enkel aankoop. We fungeren ook als sparring partner binnen het bestuur”, luidt het.

Bedrijven begeleiden bij inschrijven

Sinds 2023 ondersteunt Tender Portal ook bedrijven die willen inschrijven op overheidsopdrachten. Die kant van de markt blijkt nog steeds met drempels te kampen. Veel ondernemers worden afgeschrikt door de complexiteit van de wetgeving of de omvang van de aanbestedingsdossiers. Tender Portal biedt daarom een “tendercheck” aan: een begrijpelijke samenvatting van het bestek op één A4’tje, met daarin wat écht telt voor het bedrijf.

“Het gaat erom het verschil te maken tussen juridisch correct en praktisch bruikbaar,” legt Verstappen uit. “Een bestek moet helder zijn, maar ook werkbaar. Dankzij onze ervaring aan beide zijden weten we hoe we die brug kunnen bouwen”. De onderneming benadrukt daarbij het belang van een strikt deontologisch kader: er is een duidelijke scheiding tussen de overheids- en bedrijfsopdrachten om belangenconflicten te vermijden.

Geleidelijke opbouw naar portaalmodel

Tender Portal wil in de toekomst evolueren naar een volwaardige one-stop-shop voor alles wat met overheidsopdrachten te maken heeft. “We bouwen aan een platform dat overheden en bedrijven toegang biedt tot sjablonen, templates, inzichten én opleidingen”, stelt Wouter Cools. “Dat doen we stap voor stap, in samenwerking met software-partners en met focus op partnerships”.

Een concreet voorbeeld is de geplande uitrol van webinars. Die moeten toegankelijk zijn voor zowel overheden als ondernemers en inspelen op vaak voorkomende, maar technische thema’s binnen overheidsopdrachten. “We willen de toegang tot deze nichemarkt laagdrempeliger maken, zeker voor KMO’s”, luidt het.

Groeibedrijf met lokale wortels

In korte tijd is Tender Portal uitgegroeid van een eenmansinitiatief tot een onderneming met vier vaste medewerkers en meerdere free-lancers. De medewerkers werken verspreid over Vlaanderen, bij klanten of vanuit co-working-locatie Cowork 2460 in Kasterlee. “Die ruimte is niet alleen ons hoofdkantoor, maar ook een plaats waar we klanten ontvangen of opleidingen organiseren”, aldus Cools.

De snelle groei noopte tot structurering. “We investeren nu bewust in organisatie, processtructuur en een toekomstgericht team”, aldus Verstappen. “We willen de stijgende vraag kunnen opvangen zonder aan kwaliteit in te boeten”.

Van ambtenarij naar ondernemerschap

Beide oprichters maakten eerder carrière in de overheidssector. Caroline Verstappen werkte bijna twintig jaar in lokale besturen, Wouter Cools bij federale en gemeentelijke instellingen. De overstap naar het ondernemerschap bracht nieuwe energie. “In een overheidscontext zijn de rollen vaak strikt afgebakend. Nu krijg ik de kans om buiten de lijntjes te kleuren en ideeën snel om te zetten in actie”, zegt Verstappen.

Het team van Tender Portal bestaat uit een mix van interne medewerkers, free-lancers en consultants in bijberoep, vaak met een verleden bij de overheid. “We bieden hen de kans om hun kennis breder in te zetten en tegelijk een teamgevoel te behouden, ook al werken ze flexibel of deeltijds”, luidt het.

Markt in evolutie, potentieel groeit

De markt voor overheidsopdrachten evolueert snel. Enerzijds is er een groeiende behoefte aan externe expertise bij besturen. Anderzijds beginnen steeds meer KMO’s de weg te vinden naar overheidsopdrachten, zeker nu economische onzekerheden spelen en de overheid als stabiele opdrachtgever geldt. “De vraag groeit en het bewustzijn groeit. Alleen het vertrouwen ontbreekt vaak nog”, aldus Cools.

Tender Portal ziet daarin een missie: bedrijven opleiden, begeleiden en motiveren om die markt te betreden. “Overheidsopdrachten zijn geen ver-van-mijn-bed show, maar een realistische groeipiste - ook voor kleine ondernemingen”, besluit Verstappen.