ZF SCALAR is onderdeel van de Duitse technologie- en mobiliteitsgroep ZF (Friedrichshafen) en ontwikkelt digitale oplossingen voor transport- en logistieke bedrijven. Het platform ondersteunt onder meer wagenparkbeheer, transportplanning, connectiviteit en de opvolging van voertuigen.

Voor de vernieuwing werkte de onderneming met verschillende systemen naast elkaar. Het ERP-landschap was nog gedeeltelijk gebaseerd op een ouder on-premise systeem. Daardoor werd het moeilijker om producten, prijzen, commerciële afspraken en mogelijke productcombinaties consistent te beheren.

Met SAP Configure, Price, Quote, kortweg SAP CPQ, creëerde ZF SCALAR een koppeling tussen de verkoopsomgeving en het ERP-systeem.

De verkoopsmedewerkers van ZF SCALAR beheerden commerciële opportuniteiten al in een CRM-systeem. Productinformatie, prijzen en configuratieregels uit het ERP-systeem werden echter niet automatisch en in real-time aan die opportuniteiten gekoppeld.

Dat leidde tot bijkomende controles en manuele gegevensoverdracht tussen sales en backoffice. Medewerkers moesten nagaan of producten technisch combineerbaar waren, welke prijzen voor een bepaalde klant golden en hoe hardware, software en dienstverlening administratief verwerkt moesten worden.

SAP CPQ vormt voortaan de verbindende laag tussen CRM en ERP. Het systeem haalt product- en prijsinformatie uit de achterliggende omgeving en begeleidt verkoopsmedewerkers bij het samenstellen van een correcte offerte.

De integratie is belangrijk omdat ZF SCALAR verschillende soorten inkomsten combineert. Eén klantofferte kan zowel hardware, terugkerende software-abonnementen als aanvullende diensten bevatten. Deze onderdelen moeten na goedkeuring elk naar het juiste leverings-, facturatie- en opvolgingsproces worden gestuurd.

ZF SCALAR werkt met duizenden klanten die eigen contractvoorwaarden, productafspraken en prijsstructuren kunnen hebben. Zonder gecentraliseerd systeem wordt het volgens het bedrijf steeds moeilijker om al die commerciële voorwaarden correct toe te passen.

SAP CPQ zorgt ervoor dat sales teams uitsluitend producten, prijzen en combinaties kunnen selecteren die voor de betrokken klant beschikbaar en toegestaan zijn.

Het systeem werkt daarbij op een vergelijkbare manier als een digitale voertuig-configurator. Wanneer bepaalde hardware- en software-componenten niet samen gebruikt kunnen worden, verhindert of markeert het systeem die combinatie.

Ook kortingen, contractvoorwaarden en uitzonderingen kunnen in goedkeuringsprocedures worden opgenomen. Daardoor kunnen afwijkingen automatisch naar de bevoegde manager of backoffice worden gestuurd.

Voor de implementatie werkten sales en commerciële backoffice vaker met afzonderlijke documenten en gegevensbestanden. Dat verhoogde het risico op verschillen tussen de oorspronkelijke klantvraag, de verkochte configuratie en de administratieve verwerking.

Beide teams bouwen nu verder op dezelfde productconfiguratie en data set. Een goedgekeurde offerte kan rechtstreeks worden doorgegeven aan SAP S/4HANA, waar de bijbehorende orders, abonnementen en diensten verder worden verwerkt.

Deze werkwijze moet dubbele invoer beperken en de kans op foutieve prijzen, onmogelijke productcombinaties of ontbrekende gegevens verkleinen.

De automatisering zorgt er ook voor dat de commerciële backoffice minder tijd hoeft te besteden aan standaardcontroles. Medewerkers kunnen zich daardoor meer richten op uitzonderingen en complexere klantdossiers.

ZF SCALAR beschouwt de implementatie niet alleen als een verbetering van het interne offerteproces. De nieuwe omgeving moet ook de basis vormen voor toekomstige digitale diensten en commerciële modellen.

Het bedrijf wil klanten op termijn de mogelijkheid geven om zelf bijkomende voertuigen, functionaliteiten of abonnementen te activeren via een digitaal self-service platform.

Daarbij streeft ZF SCALAR naar een gebruikservaring die vergelijkbaar is met digitale abonnementsdiensten. Klanten zouden diensten rechtstreeks kunnen toevoegen, aanpassen of uitbreiden zonder voor elke wijziging een afzonderlijk manueel verkoopproces te doorlopen.

Om dergelijke self-service mogelijk te maken, moeten productregels, prijzen, contractvoorwaarden en facturatiestromen centraal en digitaal beschikbaar zijn. De integratie van CPQ en ERP vormt daarvoor een noodzakelijke technische basis.

Digitale fleet-oplossingen worden steeds vaker via abonnementen aangeboden. Naast de eenmalige verkoop of installatie van hardware genereren leveranciers terugkerende inkomsten uit software, connectiviteit, gegevensdiensten en ondersteuning.

Dat maakt de commerciële en administratieve verwerking complexer. Nieuwe voertuigen kunnen tijdens de looptijd van een contract worden toegevoegd terwijl klanten functionaliteiten kunnen activeren of stopzetten.

Met de geïntegreerde SAP-omgeving wil ZF SCALAR beter kunnen omgaan met die combinatie van eenmalige en terugkerende inkomsten. Het systeem moet ervoor zorgen dat wijzigingen in producten en abonnementen correct doorstromen naar bestelling, levering en facturatie.

De digitalisering kan ook meer inzicht bieden in welke diensten klanten gebruiken en waar mogelijkheden bestaan voor uitbreiding of aanvullende verkoop.

Voor de implementatie werkte ZF SCALAR samen met SAP-partner TheValueChain. Het project omvatte niet alleen de installatie van een afzonderlijke CPQ-module, maar een ruimere transformatie en integratie van verkoop- en ERP-processen.

De uitdaging lag onder meer in het vertalen van bestaande producten, prijsafspraken en configuratieregels naar een gestandaardiseerde digitale omgeving.

Daarnaast moesten verschillende processen voor hardware, abonnementen en diensten correct op elkaar worden afgestemd. Ook de samenwerking tussen sales, backoffice en andere operationele afdelingen maakte deel uit van het traject.

ZF SCALAR bevindt zich nog in de adoptiefase. De onderneming verwacht dat het gebruik en de verdere automatisering van het platform de komende jaren worden uitgebreid.

De implementatie past binnen een bredere digitalisering van de transport- en mobiliteitssector. Transportbedrijven gebruiken steeds meer geconnecteerde systemen voor planning, voertuigopvolging, rijgedrag, energieverbruik en onderhoud.

Leveranciers van deze technologieën moeten daardoor niet alleen hun producten maar ook hun verkoop- en abonnementsmodellen kunnen opschalen.

Door de interne commerciële processen te standaardiseren, wil ZF SCALAR sneller nieuwe diensten en productcombinaties op de markt brengen. De onderneming kan configuratieregels en prijsmodellen centraal aanpassen en vervolgens beschikbaar stellen aan verkoopsmedewerkers en op termijn rechtstreeks aan klanten.

Meer info: 0800/54.208 of https://zf-scalar.com