Ondernemingen die deze trend op tijd detecteren en “omarmen” bereiken duidelijk meer dan hun concurrenten die met steeds minder succes “neen” zeggen tegen de gebruikers.

Op sommige plekken is het dan ook heel normaal geworden dat je, naast je werk-GSM, ook een trendy “eigen” toestel bij hebt, één om te bellen en het andere om in contact te blijven met je sociaal netwerk, je favoriete apps te gebruiken en dies meer.

De immens populaire cloud services bieden gratis functionaliteit aan die het gebruik van een eigen toestel alleen maar in de hand werken. Het werkt als een katalysator. Snel bestanden uitwisselen, een presentatie naar je eigen gmail sturen, …

Voor veel bedrijven is dit laatste scenario het uitgangspunt. Het vormt in principe geen probleem dat iedereen zelf in IT begint te investeren.

Bij IT gaat het echter niet alleen om de technologie, het is hem vooral om de informatie te doen. Die mag niet zomaar te grabbel liggen op het Internet of in de cloud.

Mobiel IT-project

Bij een succesvolle implementatie van een mobiel IT-project merken we een perfecte balans op tussen het operationeel beheer, de beveiliging en de effectieve mobiele ervaring van de gebruiker. Als één van de drie de bovenhand krijgt, is het project gedoemd op te falen.

Samengevat: het moet werkbaar zijn voor de gebruiker, beheersbaar voor de IT-afdeling en uiteraard aanvaarbaar qua beveiliging.

Het traject dat een bedrijf doorloopt tussen de start van het mobiele project en de oplevering is overal verschillend. Toch kunnen we in elk van deze trajecten een aantal fases detecteren.

Fase 1: Het doen werken op kantoor.

Het bedrijfsnetwerk laat niet zomaar “vreemde” toestellen toe, de Wi-Fi is beveiligd zoals het hoort, maar plots zijn de netwerkadressen op het draadloos gastnetwerk op. Het is misschien wel de belangrijkste fase waar niet alleen technologie aan te pas komt, maar waar ook de basis wordt gelegd voor de verdere relatie tussen het IT-departement en de gebruiker, de consument van IT-diensten.

Er voor zorgen dat de gebruiker zonder problemen op het netwerk kan, is zoveel als zeggen: kom binnen, je bent welkom en dit zijn de huisregels.

Fase 2: Het overal doen werken, mobiele mail, agenda en contacten.

De gebruiker en zijn mobiel toestel raken vergroeid. De notie van “plaats” en “tijd” wordt steeds vager als we aan “werk” denken. Hoewel het voor de gebruiker allemaal heel triviaal lijkt - hij heeft tenslotte ook gmail op zijn Android - is het mobiel ontsluiten van mail servers geen evidente materie.

De beveiliging van de informatie en toegang tot het netwerk van buitenaf moeten perfect onder controle zijn. Tel daar de verwachting van de gebruiker bij en alles wordt plots behoorlijk complex.

Om hier de pedalen niet te verliezen, is het noodzakelijk over de juiste beheersplatformen of mobile device management te beschikken.

Een inventaris van de toestellen, over-the-air configuratie van het netwerk, mail, pin-code van het toestel én de mogelijkheid om de bedrijfsinformatie vanop afstand te wissen ingeval van diefstal of verlies.

Voor de gebruiker wordt het plots eenvoudiger dan gmail en vanuit een beheers- en beveiligingsstandpunt zitten we goed. De balans tussen deze drie drijft het succes.

Fase 3: Het traditioneel doen werken, van overal.

In een traditioneel scenario is een mail een hyperlink naar een interne server, om bijvoorbeeld een aankoop goed te keuren, een perfect normale zaak.

Als we dit mobiel vertalen werkt het uiteraard niet, de gebruiker zit op de trein naar Parijs en klikt op de link zonder succes.

Maar als het op kantoor werkt, moet het toch ook daar kunnen?

Klopt, en perfect mogelijk via VPN-technologie, maar hier weer de uitdaging om dit zonder impact voor de gebruiker te gaan implementeren.

IT zal dit transparant moeten doen zonder dat de gebruiker telkens een “token” moet bovenhalen als er een verbinding wordt opgezet.

Fase 4: Documenten overal en altijd.

De mobiele gebruikers gaan steeds vaker op pad met enkel nog hun smartphone en tablet. En, zoals gezegd, gaat het niet alleen om de toestellen, maar vooral om de inhoud ofwel de documenten. Dat wil zeggen dat een aantal documenten hoedanook op het toestel zullen moeten worden opgeslagen.

In het vliegtuig is er slechts bij uitzondering Internet en op verplaatsing laat het mobiele datanetwerk het niet altijd toe om grote bestanden binnen te halen.

Als bescherming van de bedrijfsdata van belang is, bieden commerciële apps meestal geen oplossing. Een perfecte gebruikerservaring is wanneer de juiste documenten op het juiste moment mobiel zijn.

Vanuit een beveiligingsstandpunt moeten deze ook vanop afstand kunnen worden verwijderd, een haalbare operationele uitdaging.

Fase 5: Bedrijfs-SPA (single purpose app).

Bedrijfs-SPA’s (singe purpose apps) zijn eigen ontwikkelde applicaties die geen handleiding behoeven en precies doen waarvoor ze staan. Als je het icoon aantikt, neemt “Expense Note” een foto van het kasticket en stuurt het voor verdere verwerking door. Geen knoppen, usernames, paswoorden, enkel foto en doorsturen.

En zo zijn er veel voorbeelden te bedenken van specifieke toepassingen die ons dagelijks werk eenvoudiger kunnen maken.

Oplossing is een bedrijfseigen app store, waar de eigen apps naast de geselecteerde apps ter beschikking van de gebruiker staan, die ze met één klik kan installeren.

De IT-afdeling staat in de frontlinie van deze (r)evolutie en ziet zijn rol doorheen de verschillende fasen veranderen van de facto-leverancier van kantoorbenodigdheden en netwerkbeveiliging naar een expert die de “consument” begeleidt en hem middelen ter beschikking stelt om nog efficiënter te zijn.

(Bovenstaande bijdrage kwam tot stand in samenwerking met Mobco B.V.BA. (Dilbeek). Meer info: 02/308.57.28 of www.mobco.be).