In 1908 startte Gijs Hartog met het uitgraven van “Het Zandgat” in Baarn en het transporteren van stenen. Honderd jaar later is Hartog Transport een veelzijdig afvalinzamelingsbedrijf voor aannemers en bouwbedrijven in de regio Utrecht. De derde generatie Hartogs staat nu aan het roer, met frisse plannen en ideeën voor de toekomst. Ideeën die met het software-platform Enwis) veel makkelijker te realiseren zijn.

“Onze werkzaamheden zijn divers: van afvalverwerking en grond- en sloopwerken tot levering van zand en grind. Daarbij willen we ons blijven onderscheiden door klantgerichtheid en goede service,” vertelt Sandra Goezinnen-Hartog, samen met Claudia Hartog verantwoordelijk voor de financiële administratie van Hartog Transport.

“Onze explosieve groei tussen 1998 en 2003 maakte de administratie steeds bewerkelijker. Het administratieve pakket was namelijk niet geïntegreerd met de andere processen, zoals onze planning. Gegevens moesten handmatig worden opgevoerd in planboeken en dagstaten om dan aan het eind in de financiële administratie te worden ingebracht. Veel kennis zat in de hoofden van de mensen. Zo was het bijvoorbeeld niet altijd meteen duidelijk hoelang een container al bij een klant stond. En automatische facturatie was onmogelijk,” zo luidt het.

Zoeken naar geschikte oplossing

De zoektocht naar het juiste software-pakket ging niet over één nacht ijs.

“We hebben al eerder leergeld betaald doordat software-leveranciers hun beloftes niet konden waarmaken. Ook wilden we niet als proefkonijn voor nieuw te ontwikkelen functionaliteit dienen. Via adviesbureau NMPO kwamen we in contact met Qurius, dat met Enwis) een aantrekkelijke oplossing biedt voor zowel grotere als kleinere afvalverwerkingsbedrijven,” aldus Goezinnen-Hartog.

Enwis) is gebaseerd op het succesvolle ERP-platform Microsoft Dynamics NAV. Bij ERP (enterprise resource planning) ondersteunt één geïntegreerd systeem alle “standaard”-bedrijfsprocessen: van financiën, inkoop, voorraden, distributie, klantbeheer, personeelszaken tot management-rapportages. Als “add-on”-module ondersteunt Enwis) alle facetten van afvalverwerking, van weegbrug tot melding en van planning tot facturatie.

“Het gevolg is een totaaloplossing die precies aansluit op onze activiteiten. Voordeel van het feit dat zoveel branchegenoten dezelfde software gebruiken, is dat je een goed werkend systeem krijgt waarvoor nauwelijks maatwerkontwikkeling nodig is,” weet onze gesprekspartner.

Veel tijdswinst

“Door de koppeling van Enwis) aan de facturatie winnen we veel tijd. Tijd die we kunnen benutten voor het regelen van financiële zaken, contacten met aannemers en echte management-taken. Door alle activiteiten in één pakket te bundelen, is relevante informatie snel beschikbaar voor alle betrokkenen en wordt beter samen gewerkt,” wordt daaraan toegevoegd.

Claudia Hartog: “Een groot voordeel is het betere inzicht in de situatie van een klant. Verder kunnen we efficiënter plannen omdat bijvoorbeeld de benodigde reistijd bekend is. Veranderingen als meldingen van de ontvangst en afgifte van gevaarlijke afvalstoffen bij het LMA kunnen we in één keer meenemen. Invoeren en boeken is allemaal gekoppeld; inkoop geschiedt ook aan de hand van de orderinvoer. Mutaties in contracten hoeven niet meer handmatig verwerkt in de facturatie, dat gaat automatisch”.

Vakmensen

Qurius’ focus op de afvalbranche blijkt niet alleen uit de software, meent ze.

“De consultant die ons begeleidt, komt zelf uit de afvalbranche. Hij heeft ons geholpen met het inrichten en optimaliseren van het hele automatiseringsproces. Een bijdrage waar we echt heel blij mee zijn. Nu kunnen we binnenkort in één keer “live”, een zogenaamde “big bang”. Met andere systemen zouden we dat echt niet hebben aangedurfd”.

De professionalisering in deze branche voltrekt zich in een hoog tempo, heet het.

“Veel kleine bedrijven hebben het best moeilijk met de wijzigende regelgeving. Bij ons valt met Enwis) alles op zijn plek en kunnen we soepel inspelen op toekomstige ontwikkelingen. Al met al denk ik dat we een veilige en verstandige investering hebben gedaan”.